01  一份文件的"审判"

归档范围划定，说白了就是给每一份文件开一场审判——它配不配进档案室？

审判只问三个问题，任何一个回答"是"，就放它进门：

第一问：这份文件反映了我们单位做了什么、怎么做的吗？

一份会议纪要写的是"经讨论，同意该方案"。如果只归这一份纪要，后人只知道结果，不知道过程。

所以发文稿纸、文件处理单、讨论记录、修改痕迹——这些"出生记录"必须一并进门。第8号令明确要求它们与正本、定稿一并归档。

职能价值：这份文件是不是你单位历史的组成部分？

第二问：有人（国家、集体、公民）的权利靠这份文件证明吗？

一份红头通知，说的是明年起调整某项补贴标准——重要吗？当然。但一份房屋产权证明、一份劳动合同、一份行政处罚决定书，可能比这份通知更值钱。

第8号令把房屋买卖、土地征用、重要合同协议等凭证性文件定为永久保管——比很多红头文件级别还高。

凭证价值：如果这份文件消失了，谁的权利会受损？

第三问：未来会有人来翻这份文件吗？

上级普发性通知、会议签到表、食堂采购清单——这些东西没人会来翻。它们进了档案室，只会占柜子、吃预算、拖慢检索速度。

查考价值：十年后、三十年后，会不会有人因为某个原因来找它？

02  三个"否"，一票出局

三个问题全是"否"的文件，坚决挡在门外：

上级普发性不需本机关办理的文件——你只是旁观者，不是当事人

重份文件、无查考价值的事务性临时性文件——重复和噪声

供参阅的简报、抄送件——下级的参考信息，不是你的核心证据

不是你做的事、不是对你有约束力的事、不是未来有人会来找的事——一律不进。

这不是"万一有用呢"的保险逻辑。第8号令给的是门框标准，你根据自己单位的职能画具体的门——编制你自己的《归档范围和保管期限表》，报档案局审查批准后执行。

进来了，住多久？

进门之后还有第二道门：保管期限。

永久：没了它，你单位的历史断了一截

30年：三十年内有人要来找

10年：十年内可能有人翻一翻

同样是会议，党委会议纪要永久，一般工作会议交流材料10年。同样是合同，重要的永久，一般的10年。同一个类型的文件，因为重要性不同，保管期限可能差两个级别。