防控文件与数据是记录防控工作决策、执行、成效的核心载体，涵盖政策文件、监测数据、应急处置记录等关键内容，不仅是实时推进防控工作的依据，更是后续复盘优化、学术研究、政策修订的重要资源。由于防控工作具有突发性、持续性、关联性特点，这类档案需兼顾“即时利用”与“长期留存”，若分类混乱、保管不当，可能导致关键信息丢失、历史轨迹断层。因此，需按“科学分类、规范归档、安全保管”的原则，建立系统化管理体系，确保防控文件与数据的完整性、可用性与安全性。​

一、防控文件与数据的分类归档逻辑​

分类归档需结合防控工作流程与信息特性，按“业务维度+载体类型”双重标准划分，确保检索便捷、关联清晰，避免信息碎片化。​

（一）按业务维度分类：贴合防控工作场景​

根据防控工作的核心环节，可分为四大类，每类下再细分具体子类，确保覆盖全流程：​

决策部署类文件：记录防控工作的政策导向与统筹安排，包括上级下发的防控通知、实施方案、应急预案（如突发公共卫生事件应急预案、极端天气防控预案），本级制定的工作方案、会议纪要（防控领导小组会议记录）、责任分工文件（如部门职责清单、人员任命通知）；执行落实类文件：反映防控措施的具体落地情况，包括排查记录（如人员摸排表、场所巡检台账）、管控文件（封控/管控区域划定通知、交通管制方案）、物资保障记录（防疫物资采购合同、发放台账、库存报表）、人员调配文件（志愿者招募通知、医护人员支援安排）；监测统计类数据：涵盖防控工作的动态监测信息，包括基础数据（人口台账、场所清单）、实时监测数据（如每日新增病例数据、环境检测结果、物资消耗数据）、统计报表（阶段性防控成效汇总表、趋势分析报告），需区分原始数据与加工后数据；​

应急处置与总结类文件：记录特殊情况应对与工作复盘，包括应急处置记录（突发情况报告、处置方案、结果反馈）、投诉举报处理台账（群众反馈记录、处理结果）、工作总结（阶段性总结、年度总结、专项工作复盘报告）、宣传教育材料（防控知识手册、宣传海报、培训课件）。​

（二）按载体类型分类：兼顾传统与数字形式​

结合当前防控工作中“纸质+电子”双载体并存的特点，分类时需明确载体属性，便于后续差异化保管：​

纸质载体：包括上级印发的纸质文件（需加盖公章）、手工填写的排查台账（本人签字确认）、纸质报表（需负责人签字）、留存的纸质物资单据（如采购发票、签收单），需按“业务类别+时间顺序”整理装订，填写卷内目录；​

电子载体：包括电子文档（Word、PDF格式的通知、方案）、电子表格（Excel格式的数据表、台账）、图像视频数据（现场照片、监控视频、宣传视频）、数据库文件（监测数据的原始数据库、备份文件），需按“业务类别+文件格式”建立电子文件夹，命名规范统一为“日期+文件名称+责任人”（如“20250101-XX区域防控方案-张三”）。​

二、防控文件与数据的归档规范​

归档需遵循“即时归档、完整收集、规范整理”的要求，避免因拖延或遗漏导致信息缺失，确保归档质量符合长期保管标准。​

（一）归档时限：区分紧急与常规​

紧急文件/数据：如突发情况处置记录、实时监测数据，需在事件处理完毕后24小时内归档，确保关键信息及时留存，避免记忆偏差导致记录不全；​

常规文件/数据：如日常排查台账、阶段性总结，需按周期归档，纸质文件每月整理一次，电子数据每周备份归档，月度汇总整理；​

专项工作文件：如某次专项排查、大型物资调配工作的相关文件，需在专项工作结束后15个工作日内完成归档，形成完整的专项档案包。​

（二）归档要求：确保完整与规范​

完整性：纸质文件需收集正副本（如有）、附件，无缺页、漏签；电子数据需包含原始文件与相关关联文件（如数据报表需附数据来源说明），图像视频需标注拍摄时间、地点、事件；规范性：纸质文件需按“年度-业务类别-月份”装订，加盖归档章（注明归档日期、档案编号）；电子文件需转换为长期保存格式（如文档用PDF/A，视频用MP4，图像用TIFF），元数据需完整（包含文件创建时间、修改时间、责任人、内容摘要）；​

关联性：建立“文件-数据”关联索引，如某区域管控方案需关联对应的排查台账、物资保障记录，通过档案编号实现跨类别检索，确保防控工作的逻辑链条完整。​

三、防控文件与数据的长期保管要求​

长期保管需兼顾“物理安全”与“数据可用”，针对纸质与电子载体的不同特性，制定差异化保管措施，确保档案在长期留存中不损坏、不丢失、可利用。​

（一）纸质载体的保管要求​

存储环境：需存放在恒温恒湿的档案库房，温度控制在14-24℃，相对湿度45%-60%，配备防火（安装灭火器、烟感报警器）、防潮（使用除湿机）、防虫（放置防虫药剂，定期检查）、防光（采用防紫外线窗帘）设施，避免纸张霉变、虫蛀、脆化；​

保管方式：使用无酸纸档案盒存放，按档案编号顺序排列在档案架上，避免堆叠挤压；定期（每半年）检查纸质档案状态，对轻微破损的档案及时修复（如托裱、加固），对字迹褪色的档案进行复制备份（扫描为电子档）；​

保管期限：根据文件数据的价值分级确定，核心决策文件（如应急预案、重大防控方案）、长期监测数据（如年度统计报表）保管期限为“永久”；常规执行文件（如日常排查台账、物资发放记录）保管期限为“30年”；临时性文件（如单次宣传活动材料）保管期限为“10年”。​

（二）电子载体的保管要求​

存储安全：采用“异地异质备份”策略，本地存储（服务器、专用硬盘）与异地备份（云端存储、离线磁带）相结合，核心数据（如确诊病例原始数据、应急处置记录）需至少3套备份，定期（每月）校验备份数据完整性（通过哈希值比对），避免数据损坏或丢失；​

技术维护：定期（每季度）检查存储设备状态（如服务器运行情况、硬盘健康度），及时更换老化设备；针对过时文件格式（如早期的特殊数据库格式），每5年进行一次格式迁移，转换为当前主流的长期保存格式，确保数据可读取；​

安全防护：设置访问权限分级（如管理员可修改、普通人员仅可查阅），操作日志永久留存（记录访问人、时间、操作内容）；定期（每月）进行病毒查杀、漏洞扫描，防止黑客攻击或恶意篡改，涉密防控数据（如未公开的敏感监测数据）需采用加密存储（如AES-256加密算法），密钥分开保管。​

四、保管期间的利用与维护规范​

长期保管并非“封存不动”，需在保障安全的前提下规范利用，同时做好动态维护：​

利用管控：查阅纸质档案需填写《档案借阅登记表》，经档案管理员审批，限定查阅范围与时间，不得带出档案库房；查阅电子数据需通过身份认证，敏感数据（如个人隐私信息）需脱敏处理（隐藏身份证号、手机号等），不得复制或传播；​

动态更新：若后续防控工作中需补充关联文件（如某预案的修订版），需在原档案后附加补充说明，标注补充日期与关联关系，不得替换或删除原始档案；​

到期处置：保管期限届满前6个月，由档案管理部门联合业务部门开展鉴定，确认无继续保存价值的档案，按法定流程销毁（纸质档案粉碎、电子数据彻底擦除），销毁过程需全程记录，相关凭证留存30年。​

综上所述，防控文件与数据的分类归档与长期保管，是保障防控工作可追溯、可复盘的重要基础。需通过科学分类、规范归档、安全保管，确保这类特殊档案既能服务当下防控工作，也能为未来相关工作提供历史参考，真正实现“留存历史、服务长远”的管理目标。