做档案数字化这行，每天都被各种实操疑问逼疯——扫描参数瞎调、格式选不对返工、编号乱编验收翻车、电子档存完找不到……

今天专门针对档案数字化实操，一对一解答大家最常问的7个疑问，每一个都是实战中高频踩坑的问题，大白话拆解、实操性拉满，看完直接抄作业，再也不用瞎纠结！

疑问1：扫描分辨率到底设多少？200dpi还是600dpi？（最常问！）

✅ 一对一解答（大白话版）：别瞎调！不是越高越好，也不是越低越省内存，分情况设置，验收一次过，还不浪费空间。

✅ 实操技巧（必记！）：

① 普通文字档案（通知、报表、合同）：设300dpi，兼顾清晰度和内存，刚好符合DA/T 31国标，验收不翻车；

② 密集文字、手写笔记、老档案：设600dpi，确保放大后能看清细节，避免模糊返工；

③ 图纸、照片档案：图纸≥400dpi，照片≥600dpi，珍贵老照片≥1200dpi，贴合DA/T 62国标要求。

❌ 避坑提醒：别图省事全设200dpi（模糊验收不过），也别盲目拉满到1200dpi（占内存太大，后续存储麻烦），按档案类型来，准没错！

疑问2：电子档存什么格式？Word、PDF还是OFD？

✅ 一对一解答（大白话版）：别再存Word、普通PDF了！验收必卡壳，优先选2种格式，长期保存不失效，还符合国标。

✅ 实操技巧（必记！）：

① 首选格式：OFD或PDF/A，这两种是国标（GB/T 39786）推荐的长期保存格式，跨软件兼容，不管过几年、换什么电脑，都能打开，不会失效；

② 临时格式：普通PDF只能临时用，不能用于最终归档，Word、Excel更不行，容易乱码、格式错乱；

③ 小技巧：如果用凯立行档案管理系统，扫描后会自动生成OFD/PDF/A格式，不用手动调整，省时间还不违规。

疑问3：扫描后修图，能擦除手写批注、印章痕迹吗？

✅ 一对一解答（大白话版）：绝对不能！这不是“修图美化”，是“篡改档案”，验收时发现直接否决，还可能违规追责！

✅ 实操技巧（必记！）：修图只能“纠错去干扰”，不能篡改原貌，符合DA/T 31国标：

① 可以做的：倾斜纠偏（角度≤±3°）、裁剪明显黑边、去除设备产生的雪花点、轻微调整对比度（不超过20%）；

② 绝对不能做的：擦除手写批注、印章、签名，修改文字内容，过度修图导致色彩失真，哪怕是“不小心”擦除，也会被认定为违规。

疑问4：电子档案编号怎么编？和纸质档编号要一致吗？

✅ 一对一解答（大白话版）：必须一致！电子档编号和纸质档编号是“同一个身份证”，编错、编乱，后续查找、验收全翻车，记住简易公式，不用瞎琢磨。

✅ 实操技巧（必记！）：

① 通用编号公式（基层/普通单位首选）：年度+类别+件号（比如2026-行政-001），和纸质档编号完全一致；

② 规范编号公式（验收严格首选）：全宗号+年度+保管期限+件号（比如001-2026-YJ-005），贴合DA/T 18国标；

③ 小技巧：怕编错、编重号，就用凯立行档案管理系统，系统支持自动编号，和纸质档编号同步，还能实时校验唯一性，杜绝重号、空号，不用手动核对。

疑问5：涉密档案数字化扫描，能连外网吗？能存私人手机吗？

✅ 一对一解答（大白话版）：绝对不能！涉密档案数字化，每一步都要守保密红线，连外网、存私人手机，轻则返工，重则追责，记住“三专”原则。

✅ 实操技巧（必记！）：

① 设备专用：扫描涉密档案，必须用专用扫描仪、专用电脑，严禁连接外网、插入私人U盘、手机；

② 场地专用：只能在保密场地扫描，严禁在公共区域、开放办公区扫描涉密档案；

③ 人员专用：扫描人员必须签订保密协议、经过保密培训，严禁拍照、截图、转发涉密扫描件；

④ 存储专用：扫描后的涉密电子档，只能存在涉密服务器或加密硬盘，搭配凯立行档案管理系统，可实现涉密文件加密存储、权限管控，进一步守住保密红线。

疑问6：电子档案扫描完，要备份几次才安全？怕丢档、怕损坏！

✅ 一对一解答（大白话版）：至少2次！异地双备份，才能确保万无一失，别图省事只备份1次，丢档真的欲哭无泪，还符合电子档案管理规范。

✅ 实操技巧（必记！）：

① 本地备份：扫描完成后，先备份到本地加密硬盘，做好分类归档，避免误删；

② 异地备份：再备份到单位内网服务器或专用备份设备，和本地备份分开存放（比如本地在办公室，异地在单位档案室服务器）；

③ 备份周期：每周备份1次，每月测试1次备份数据的可用性，避免备份失效；如果用凯立行档案管理系统，会自动实现异地双备份，不用手动操作，省时间还安全。

疑问7：扫描完的电子档，和纸质档对不上，怎么快速核对？

✅ 一对一解答（大白话版）：别逐页手动核对！太费时间，记住2个小技巧，快速核对，准确率100%，还不费眼。

✅ 实操技巧（必记！）：

① 抽样核对：每扫100份，随机抽取5-10份（珍贵/涉密档案全检），核对编号、内容、清晰度，发现问题及时重扫；

② 工具核对：用OCR软件识别电子档文字，和纸质档关键信息比对，或者借助凯立行档案管理系统，实现电子档与纸质档一键比对，还能标注差异，不用逐字逐句核对，省一半时间。

你的疑问，我来解答！

以上7个疑问，都是档案数字化实操中最常遇到的，每一个解答都贴合国标规范、不胡诌，实操技巧简单好记，新手也能直接上手，搭配凯立行档案管理系统，不管是扫描、编号、备份还是核对，都能更高效、更合规，彻底告别瞎琢磨、瞎加班。

当然，每个人遇到的实操难题不一样，如果你还有其他疑问——都可以在评论区留言，欢迎大家一起来交流！