档案数字化扫描，真的是“瞎扫一时爽，验收火葬场”。今天不玩虚的，结合国家档案局发布的规范和实战验收经验，整理了「5个扫描必守的国家标准」，全是验收时专家逐一点检的重点，不胡诌、不堆砌专业术语，用大白话拆解，搭配实操技巧和翻车案例，新手也能直接抄作业，扫完一次通过验收，再也不用返工！

国标1：DA/T 31-2017《纸质档案数字化规范》—— 扫描界“根本大法”（必守！）

这是所有纸质档案扫描的核心国标，2017年修订实施（替代旧版），验收时专家第一个查的就是这个，不管是行政、财务还是民生档案，都必须严格遵循，相当于扫描的“及格线”，没过线直接返工！

✅ 核心扫描要求（大白话拆解，不搞专业术语）：

① 分辨率别瞎调：普通文字档案≥300dpi（兼顾清晰度和内存，别设200dpi模糊，也别设600dpi浪费空间）；密集文字、手写笔记、图纸类≥600dpi，大幅面工程图纸分辨率不低于400dpi，确保细节能看清；

② 图像处理有边界：只能做“纠错去干扰”，不能篡改原貌——倾斜的自动纠偏（角度不超过±3°）、明显黑边裁剪、设备产生的雪花点去除，但不能擦除原始文字、手写批注、印章残缺痕迹，也不能过度修图导致色彩失真；

③ 扫描前必做准备：每日扫描前要清洁扫描仪玻璃、用标准色卡校准色彩，避免扫描出现色差、模糊问题。

❌ 翻车案例：同事小张扫描旧档案，图省事把分辨率设为200dpi，还随手擦除了档案上的手写批注，验收时直接被专家打回，整批100多份档案全部重新扫，白白熬了3个通宵。

国标2：DA/T 18-2022《档案著录规则》—— 扫描后“著录加分项”（验收必查）

很多人以为扫描完就结束了，忽略了“著录”环节，结果验收时因为著录不规范被扣分，明明扫描没问题，却拿不到验收合格，太亏了！这个国标专门规范扫描后的著录要求，简单说就是给电子档案“办身份证”。

✅ 核心扫描相关要求：

① 生成方式要标清：扫描形成的电子档案，著录时必须写“数字化”，不能写“原生”“编辑”，否则会被认定为著录错误；

② 著录日期要完整：完成扫描著录的日期，要按“YYYYMMDD”格式填写（比如20260129），如果后续更新了扫描件，还要补充更新日期；

③ 编号要对应：扫描件的档号，必须和著录条目里的档号一致，做到“一号对应一件”，避免出现“扫描件和著录信息对不上”的乌龙。

✅ 实操技巧：扫描完成后，同步填写著录信息，别堆积到验收前再补，避免漏填、错填。

国标3：GB/T 39786-2021《电子档案存证合规规范》—— 电子档“保命国标”（防失效）

扫描后的电子档，存不好就会“失效”——比如格式打不开、加密不合规，哪怕扫描得再清晰，验收也过不了，甚至可能面临罚款！这个国标专门规范电子档案的存证要求，重点解决“扫描后怎么存才合规”的问题。

✅ 核心扫描相关要求：

① 格式选对不踩坑：扫描后的电子档，优先选OFD或PDF/A格式（这两种是国标推荐的长期保存格式，跨系统兼容，不会随着软件更新失效），严禁用专属加密格式、压缩包格式存证；

② 加密要合规：如果是涉密扫描件，必须用国家认可的国密算法（比如SM3校验、SM4加密），严禁用MD5、SHA-1等过时且有风险的算法，否则会被判定为存证无效；

③ 存证要留痕：扫描后的电子档，要同步保存元数据（比如扫描人、扫描时间、分辨率参数），相当于给电子档“留档案”，确保全程可追溯。

❌ 避坑提醒：别图省事存成Word、普通PDF格式，也别用微信文件传输助手长期保存，容易失效、泄露。

国标4：DA/T 58-2021《档案数字化服务规范》—— 扫描“流程合规线”（防漏项）

如果是外包扫描、批量扫描，这个国标一定要守住！它规范了档案数字化服务的全流程，包括扫描的人员、场地、设备，验收时专家会重点查流程合规性，少一个环节都可能翻车。

✅ 核心扫描相关要求：

① 人员要合规：扫描涉密档案的人员，必须经过保密培训、签订保密协议，外聘人员还要做背景审核，不能随便找外人帮忙扫描；

② 场地要规范：扫描场地要专用，配备防火、防水、防盗设施，涉密扫描还要有专门的保密场地，严禁在公共区域、外网电脑上扫描涉密档案；

③ 设备要达标：扫描设备要定期检修、校准，确保扫描质量稳定，涉密扫描必须用专用设备，严禁连接外网、插入私人U盘，避免信息泄露。

国标5：DA/T 62-2017《照片档案数字化规范》—— 照片扫描“专项国标”（别瞎扫）

很多人扫描照片档案，和扫描文字档案一样设300dpi，结果验收时模糊不清、色彩失真，只能重新扫！这个国标专门针对照片档案，不管是老照片、证件照还是档案里的插图，都要按这个来。

✅ 核心扫描要求：

① 分辨率要拉高：照片档案扫描分辨率≥600dpi，珍贵老照片、模糊照片≥1200dpi，确保细节清晰，放大后不模糊；

② 色彩模式选对：彩色照片用RGB真彩色模式（色彩深度≥24位），黑白照片用灰度模式，别用黑白二值模式，否则会丢失细节；

③ 扫描要防反光：扫描老照片时，搭配柔光设备，避免出现反光、阴影，扫描后轻轻调整对比度（幅度≤20%），别过度调整导致色彩失真。

验收加分技巧：3个小细节，一次通关不返工

记住5个国标，再做好这3个小细节，验收时直接加分，轻松通关：

1. 扫描后逐批自查：每扫10份，就放大100%检查清晰度，核对分辨率、格式，发现问题及时重扫，别等全扫完再查；

2. 做好扫描记录：把每批档案的扫描时间、分辨率、操作人员、设备参数记录下来，验收时专家要查，直接拿出来即可；

3. 涉密、普通档案分开扫：涉密档案单独用专用设备扫描，单独存证，标注密级，和普通档案分开放置，避免混淆。

扫描不返工，核心是“守国标、抠细节”

其实档案数字化扫描，不用瞎琢磨，也不用死记硬背复杂规范，记住这5个国标——DA/T 31管基础、DA/T 18管著录、GB/T 39786管存证、DA/T 58管流程、DA/T 62管照片，套要求、抠细节，扫描时不偷懒、不瞎调，就能一次通过验收。

再也不用因为“不符合国标”返工熬夜，再也不用怕验收翻车，新手也能轻松拿捏，高效完成扫描任务！赶紧收藏起来，转给身边负责档案数字化的同事，一起避坑、一起通关～