招投标文件整理归档是记录招投标全流程、保障项目合规性、防范法律风险的核心工作，既是项目审计、监督检查的重要依据，也是维护招标人与投标人合法权益的关键凭证。该项工作需严格遵循《中华人民共和国招标投标法》《招标投标电子文件归档规范》（行业标准，2025年2月1日起实施）及档案管理相关法规，兼顾纸质文件与电子文件的差异化要求，坚持“真实完整、分类规范、全程留痕、安全可控”原则，实现招投标文件从形成、收集、整理到归档、保管的全生命周期标准化管理。

一、归档核心原则

招投标文件归档需以合规性与实用性为核心，坚守四大原则，确保档案质量符合法规要求与利用需求。

1.  真实性原则：严格审核文件的原始性、有效性，杜绝虚假材料归档。对投标文件中的资质证明、业绩材料、电子签名等关键内容，需核查真伪与合规性；电子文件需通过数字摘要、时间戳等技术固化原始状态，确保内容未被篡改，电子签名与手写签名或盖章具备同等法律效力。

2.  完整性原则：覆盖招投标全流程各阶段文件，无遗漏、无缺失。从项目立项到履约验收的所有关联性文件均需纳入归档范围，包括中标与未中标投标文件、补充修改文件、争议性材料等，确保完整反映招投标活动全貌。

3.  规范性原则：统一文件整理标准、编号规则、格式要求与装订规范。纸质文件按规定顺序装订，电子文件转换为标准格式存储，档号编制、目录填写、标签标注等需符合行业统一规范，确保档案整理有序、检索便捷。

4.  安全性原则：区分文件密级实施分级管控，防范泄露、损毁、丢失风险。涉密文件单独归档、专人保管，电子文件采取权限控制、病毒防护、异地备份等措施，存储介质符合档案级标准，保障档案实体与信息安全。

二、归档范围：覆盖全流程关键文件

招投标文件归档需以项目为单位，按招标、投标、开标评标定标、合同签订及履约验收五大阶段分类收集，确保全程文件无死角。

（一）招标阶段文件

核心为项目立项及招标文件相关材料，包括：项目建议书、可行性研究报告、立项批复文件等立项资料；招标申请书及审批文件；招标代理委托合同（委托代理机构时）；招标公告、投标邀请书；完整招标文件（含投标人须知、评标办法、技术规格、合同条款、工程量清单等）；招标文件的补充、修改通知及澄清文件。

（二）投标阶段文件

涵盖投标人提交的全部响应文件及补充材料，包括：投标函、投标报价表、商务标（企业资质、业绩证明、财务报表等）、技术标（技术方案、施工组织设计、质量保证措施等）；投标文件的补充、修改、撤回通知；投标人资质证明文件、法定代表人身份证明、授权委托书；投标保证金缴纳与退还凭证。需特别注意，未中标的投标文件也需完整留存，作为档案管理的重要组成部分。

（三）开标、评标、定标阶段文件

聚焦过程性记录与结果性文件，包括：开标记录表（含时间、地点、参与人员、各投标人报价及密封情况等）；评标委员会成员名单、专家邀请函、评标专家承诺书；评标打分表、澄清说明记录、废标理由说明；评标报告及审核意见；定标会议纪要、中标通知书、未中标通知书；异议与投诉处理材料及答复意见。

（四）合同签订阶段文件

主要为合同及关联变更文件，包括：中标合同正本及副本（条款需与招标文件、投标文件实质性内容一致）；合同补充协议、变更协议、解除协议；履约保函、预付款保函；合同审批流程表、流转单据等。

（五）履约验收阶段文件

涵盖项目实施及验收相关凭证，包括：采购资金拨款通知单、付款凭证；施工进度报告、阶段性验收记录；最终验收报告（含验收人员名单、验收结论、问题整改记录）；重大设备仪器的检测报告、合格证等。

三、整理归档流程

招投标文件整理归档需按“收集汇总—分类整理—著录编号—装订封装—移交归档”步骤推进，纸质文件与电子文件同步整理、相互印证，确保流程闭环。

（一）收集汇总：源头把控文件质量

由专人负责全流程文件收集，实行“谁产生、谁提交，谁代理、谁立卷”的管理模式。招标方、投标方、代理机构、第三方平台需各自归档参与环节产生的文件，招标人落实主体责任，归档全套招投标文件。收集时需核对文件完整性、签字盖章规范性，电子文件同步捕获元数据（形成时间、责任者、格式、大小等），对缺失文件及时追溯补齐，对无效文件（如无签字盖章、内容模糊）予以退回更正。

（二）分类整理：按标准梳理排序

采用“项目分类为主、阶段分类为辅”的方式，先按项目建立独立档案卷宗，再按招标、投标、开标评标定标、合同签订、履约验收阶段细分，每个阶段内按文件形成时间或逻辑顺序排列。

1.  纸质文件整理：剔除重复、冗余材料（投标人宣传资料仅归档与项目直接相关的核心部分），对破损、褶皱文件进行修复、平整；正文与附件、正本与定稿、补充文件与原文件对应装订，标注关联关系；图纸类文件按图号顺序折叠，与文字文件分开存放但标注对应档号。

2.  电子文件整理：按《招标投标电子文件归档规范》要求，将非标准格式文件转换为PDF格式存储，图像类文件分辨率不低于300dpi，经纠偏、去污、裁边处理，确保清晰完整；对开标评标现场音像资料单独整理，刻录为档案级光盘；按项目及阶段建立电子文件夹，文件名标注“项目编号-阶段-文件名称-版本号”，实现版本可追溯。

（三）著录编号：规范标识便于检索

1.  著录：纸质与电子文件同步著录，核心信息包括档号、项目名称、文件题名、责任者、形成时间、保管期限、页数/容量、备注等。著录需准确无误，目录内容与实际文件完全一致，字迹模糊的目录需专项核对。

2.  编号：档号按“全宗号-档案类别代码-电子载体代码（电子文件用）-年度-保管期限代码-案卷号-件号”格式编制，确保唯一可识别。电子光盘需标注档号、案卷题名、项目编号、立卷单位、刻录日期及套别（如A套封存、B套利用）。

（四）装订封装：保障文件安全

1.  纸质文件：采用左侧装订或胶装，装订厚度适中（一般不超过2厘米），避免过厚影响翻阅；装订前去除金属钉、塑料夹，加装卷皮、备考表，注明卷内文件情况；按顺序装入档案级无酸纸档案盒，盒面标注项目名称、档号、保管期限、立卷单位、形成年度。

2.  电子文件：存储载体选用档案级光盘，不可使用U盘、存储卡作为长期保存载体；光盘做防写处理，装入专用存储盒，竖立存放避免挤压；离线归档需形成归档信息包，在线归档通过系统接口传输至电子档案管理系统，传输时间不晚于项目归档年度的次年3月31日。

（五）移交归档：履行手续全程留痕

标段（包）招标流程终结后（中标通知书发出或合同签订后），由移交责任人向档案部门移交文件。代理机构及第三方平台归档最迟不超过电子文件形成后的次年6月。移交时填写《电子文件立卷登记表》《公共资源交易文件材料移交登记表》，注明文件数量、载体类型、密级等信息，移交方与接收方双人核对、签字确认，形成移交凭证归档留存。有条件的单位可将电子文件移交同级国家综合档案馆，同步做好异地备份。

四、保管与利用

招投标文件保管需区分载体类型落实防护措施，规范利用流程，确保档案长期安全可用。

（一）保管要求

1.  纸质文件：保管环境温度控制在14℃-24℃，相对湿度45%-60%，配备防火、防盗、防潮、防虫设备，定期打扫消毒；重要文件存入密集架，按档号顺序排列，便于调取。

2.  电子文件：光盘保管环境温度17℃-20℃，相对湿度20%-50%，远离强磁场、强热源及有害气体；电子文件至少一式四套，分别由项目单位、代理机构、交易中心（两套，一套封存、一套利用）保管，有条件的实施异地封存；定期检查存储载体健康状态，每1-2年进行数据迁移，防止数据丢失或损坏。

3.  保管期限：与招投标项目生命周期匹配，重大项目、涉密项目档案按永久保管，一般项目档案保管期限不低于项目竣工后10年；电子招标投标交易平台未归档文件至少保留3年，音像资料保管期限与纸质档案一致。

（二）利用规范

建立档案利用审批制度，调档单位需填写《项目档案利用效果登记表》，经分管领导签批后方可提供服务；查阅纸质档案需在指定区域，严禁涂改、勾画、抽取文件；电子档案按密级设置访问权限，仅授权人员可查阅，利用过程全程留痕，严禁私自拷贝、传播；涉密文件利用需严格遵守保密规定，杜绝信息泄露。

五、关键注意事项：规避常见误区

1.  杜绝文件缺失：未中标投标文件、异议投诉处理材料、合同变更协议等易遗漏文件，需专项梳理收集，确保流程闭环；非交易平台产生的关联电子文件，结合工作实际纳入归档范围。

2.  规范电子签名与元数据：电子文件需确保电子签名可靠有效，元数据完整捕获，避免因元数据缺失影响档案有效性；扫描纸质文件时遵循原貌原则，不随意删减内容、篡改图像。

3.  强化责任追溯：全过程落实岗位责任制，从收集、整理、归档到保管、利用，每个环节明确责任人，签字确认留痕，便于后续问题追溯。

4.  适配技术迭代：电子档案管理系统需符合信息安全等级保护标准，配备身份识别、防病毒、防攻击等技术措施；及时适配新型文件格式，定期升级处理工具，保障档案长期可用。