在档案整理标准化工作中，“件、卷、盒”是三个核心载体概念，分别对应档案的最小单元、集合单元与存储单元，其划分与使用直接影响档案分类、归档、保管及利用效率。三者的界定严格遵循《中华人民共和国档案法》《文书档案管理规定》《档案著录规则》（DA/T 18—1999）等法规标准，既存在明确的内涵差异、适用场景区分，又在档案整理全流程中形成层层关联、相互适配的逻辑关系，共同构成档案实体管理的基础框架。

一、核心定义与区别

“件、卷、盒”的本质区别在于定位层级、构成逻辑及功能属性的不同，需结合档案类型、保管需求、利用频率等因素选择适配方式，不可混淆使用。

（一）件：档案的最小独立单元

“件”是档案整理中最基础的单元，指内容相对独立、完整，能单独体现一项工作、一个事件或一次活动的档案材料，具备可独立著录、可单独利用的特征。其划分核心遵循“一事一件”或“一文一件”原则，具体界定需结合档案类型调整：

文书档案中，单份文件（如一份请示、一份批复、一份通知）可作为一件；正文与附件、正本与定稿、转发文与被转发文因内容关联紧密，需合并为一件（以正文或正本为核心，附件、定稿作为附属材料）；成套性材料（如一份合同及对应的补充协议、验收报告）也合并为一件。声像档案中，一盘录音带、一张照片（含说明文字）、一段视频片段可作为一件；实物档案中，一件独立实物（如一枚印章、一座奖杯）为一件。

“件”的核心特征是独立性强、体量小，适配“以件归档”模式，广泛应用于机关、团体、企事业单位的日常文书档案整理，尤其适合文件数量多、利用频率高、需快速检索的场景。其著录重点为单“件”的核心信息，如档号、题名、责任者、形成时间等。

（二）卷：档案的系统性集合单元

“卷”是将若干内容关联紧密、属于同一主题、同一项目或同一阶段的“件”级档案，按一定顺序装订成册后形成的集合单元，核心特征是系统性、整体性，强调档案材料的逻辑关联。其整理模式为“以卷归档”，需满足“内容同源、时间连贯、逻辑清晰”的要求：

例如，某项目的立项审批材料，需将立项请示、批复、可行性研究报告、论证意见、立项通知书等多份“件”级档案，按时间顺序或办理流程装订成册，形成一本“XX项目立项审批卷”；某案件的档案材料，需将案件受理登记表、调查笔录、证据材料、处理决定等关联“件”级档案整合为一卷。一卷档案通常装订为固定厚度（一般不超过2厘米），配有卷内目录、备考表，明确卷内各“件”的顺序、题名及备注信息。

“卷”的适用场景侧重具有完整逻辑链条的档案，如重大项目档案、案件档案、科研课题档案、历史档案等，这类档案需通过“卷”的形式保持内容完整性，便于整体查阅和研究。与“件”相比，“卷”的体量更大、关联性更强，著录需兼顾卷级信息（卷名、卷号、保管期限）和卷内件级信息。

（三）盒：档案的物理存储与保护单元

“盒”是用于存放、保护“件”级或“卷”级档案的物理载体，核心功能是防护、规整与标识，不涉及档案内容的逻辑划分，仅作为实体管理的容器。档案盒需符合行业标准，选用档案级无酸纸或塑料材质，具备防潮、防虫、防破损的性能，规格统一（常用文书档案盒尺寸为310mm×220mm，厚度分10mm、20mm、30mm等）。

其使用需适配内部存放的档案单元：存放“件”级档案时，按档号顺序将单件档案装入盒内，盒内附“件”级目录，标注盒内各件档案的档号、题名等信息；存放“卷”级档案时，可将1-多卷装订好的档案按顺序装入盒内，盒标签标注卷号范围、主题等信息。档案盒表面需规范填写盒号、全宗号、保管期限、题名等标识，确保档案存放有序、便于定位查找。

“盒”的核心特征是通用性、防护性，无论“以件归档”还是“以卷归档”，均需通过档案盒实现实体存储与管理，是连接档案单元与库房保管的关键载体。

二、三者的内在联系：层层衔接的档案管理体系

“件、卷、盒”并非孤立存在，而是在档案整理流程中形成“最小单元—集合单元—存储单元”的层级关系，相互适配、协同支撑，构建起完整的档案实体管理体系。

1.  层级递进关系：“件”是基础，若干关联“件”构成“卷”，“件”或“卷”作为核心内容，最终装入“盒”中存储。这种层级关系实现了档案从零散材料到系统集合、再到规范存储的转化，既保障了单份档案的独立性，又维护了关联档案的整体性，同时通过档案盒实现实体防护。例如，日常文书档案整理中，先将单份通知、请示划分为“件”，再将同一部门、同一月份的“件”级档案按档号顺序装入档案盒；重大项目档案整理中，先将关联材料整合为“卷”，再将多卷档案装入档案盒，形成“件—卷—盒”的完整链条。

2.  功能互补关系：“件”聚焦检索与利用的便捷性，“卷”聚焦内容的系统性，“盒”聚焦实体的安全性，三者功能互补，满足档案管理的多元需求。若仅以“件”为单元，易导致关联档案分散，影响利用效率；仅以“卷”为单元，会降低单份档案的检索灵活性；缺少“盒”的防护，档案易受环境影响损毁，三者结合才能实现“便捷利用、系统完整、安全保管”的目标。

3.  标识联动关系：“件、卷、盒”的标识信息相互关联、统一对应，确保档案可追溯。档号编制中，通常包含盒号、卷号（以卷归档时）、件号，形成“全宗号—目录号—盒号—卷号—件号”的层级编码，通过编码可快速定位档案所在的盒、卷，找到对应的件级档案；档案盒标签、卷内目录、件级标签的信息相互呼应，形成完整的标识体系，避免档案混乱。

三、实操注意事项，规避误区

1.  归档模式适配：“以件归档”与“以卷归档”需按需选择，不可混用。日常文书档案优先采用“以件归档”，重大项目、案件、历史档案等适合“以卷归档”，部分单位可结合实际，对核心档案采用“卷件结合”模式（关键内容装订成卷，零散辅助材料按件归档）。

2.  载体规格统一：档案盒、卷皮需符合行业标准，尺寸、材质、标识格式统一，便于库房堆叠、检索与管理；“卷”的装订厚度需适中，避免过厚导致翻阅破损，过薄造成资源浪费。

3.  关联信息完整：无论采用何种模式，均需确保“件、卷、盒”的关联信息准确一致，卷内目录需对应卷内件级档案，盒内目录需对应盒内件或卷，编码无重复、无遗漏，确保档案检索与定位精准。

4.  动态调整适配：随着档案利用需求变化，可对“件、卷”的划分进行动态优化，如原按卷归档的档案，若需频繁查阅单份内容，可拆卷为件归档；档案盒内档案数量不足时，可按档号顺序补充归档，确保存储资源合理利用。