建筑项目档案是项目从立项、招投标到竣工交付的全周期原始记录，涵盖合同文件、技术资料、验收报告等核心内容，既是项目合规建设的法定依据，也是后续运维、维修、改造的重要参考。若档案收集不完整、验收不规范，可能导致项目无法通过竣工验收、后期质量问题追溯无据，甚至引发合同纠纷。因此，需严格遵循《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014）等标准，按项目阶段明确档案收集范围与验收要求，确保档案的真实性、完整性与系统性。

一、招投标阶段：档案收集的基础环节​

招投标阶段档案是确定项目权责、约定建设标准的关键，需重点收集“招标备案、投标响应、合同签订”三类文件，确保项目启动环节的合规性。​

（一）收集范围​

招标文件及备案材料：包括项目招标公告（含发布渠道记录）、招标文件（含技术规范书、工程量清单、评标办法）、招标控制价备案表、招标备案回执（由行业主管部门出具）；​

投标文件及评审材料：包括各投标人的投标文件（含技术方案、商务报价、资质证明）、投标保证金缴纳凭证、评标报告（含评委签字记录、评分明细）、中标候选人公示材料（含公示截图、异议处理记录）；​

合同文件：包括中标通知书、建设工程施工合同（含补充协议、廉洁协议）、监理合同、勘察设计合同、材料设备采购合同，所有合同需为双方签字盖章的正本或副本，无涂改痕迹。（二）验收要点​

完整性：核查招标备案材料是否齐全（如无备案回执视为不合规）、投标文件是否包含完整的技术与商务部分、合同条款是否与招标文件一致（无实质性背离）；​

规范性：检查文件签署是否完整（如合同需法定代表人或授权代表签字、加盖单位公章）、日期是否连贯（如中标通知书日期需晚于评标报告日期）、复印件是否加盖“与原件核对无误”章。​

二、施工阶段：档案收集的核心周期​

施工阶段是项目实体建设的关键，档案需同步记录“进度、质量、安全、变更”等核心环节，为竣工验收奠定基础，收集范围需覆盖施工全流程。​

（一）收集范围​

施工准备文件：包括施工组织设计（经监理审批）、开工报告（含监理签发意见）、项目管理人员任命文件（项目经理、技术负责人资质证明）、施工图纸会审纪要（含参会单位签字）；过程控制文件：包括施工日志（每日记录，项目经理签字）、质量验收记录（分部分项工程验收表、隐蔽工程验收记录）、材料设备报审文件（含出厂合格证、检测报告、进场验收记录）、安全管理文件（安全交底记录、隐患整改通知书、应急预案及演练记录）；​

变更与签证文件：包括设计变更通知单（由设计单位出具，经建设、监理单位审批）、工程签证单（含签证原因、工程量计算、费用测算，四方签字确认）、变更引起的工期索赔文件（含索赔报告、审批记录）。​

（二）验收要点​

同步性：核查施工日志与进度计划是否匹配、质量验收记录是否与施工工序同步（无滞后补签）、变更签证是否及时审批（超期未审批视为无效）；​

真实性：检查材料检测报告是否为有资质机构出具（无虚假报告）、隐蔽工程验收记录是否有影像佐证（如照片、视频）、签字是否为本人签署（无代签现象）。​

三、竣工阶段：档案收集的收尾与整合​

竣工阶段档案是项目验收与交付的核心依据，需收集“竣工资料、验收报告、备案文件”，确保项目闭环环节的完整性与合规性。​

（一）收集范围​

竣工资料：包括竣工图（需加盖“竣工图”章，图纸变更处需标注修改依据）、竣工结算报告（含工程量核对明细、造价审核报告）、工程竣工总结（含建设内容、完成情况、质量自评）；​

验收报告与证明文件：包括单位工程竣工验收记录（建设、勘察、设计、施工、监理五方签字）、专项验收报告（消防验收、环保验收、规划核实证明）、质量检测报告（如结构安全检测、室内环境检测）；​

备案与交付文件：包括工程竣工验收备案表（经行业主管部门备案）、竣工档案移交书（含移交清单、接收单位签字）、保修书（明确保修范围、期限、责任）。​

（二）验收要点​

系统性：核查竣工图是否完整覆盖所有建设内容（无缺图、漏图）、专项验收报告是否齐全（如未取得消防验收视为无法竣工备案）、备案文件是否包含主管部门回执；​

关联性：检查竣工结算报告与工程签证单是否对应（无签证支撑的费用调整视为无效）、竣工图修改标注是否与设计变更通知单一致、验收记录是否与过程质量文件衔接（无矛盾数据）。

四、全周期档案验收的通用规范​

无论哪个阶段，档案验收均需遵循“统一标准、分级审核”原则，确保档案管理的一致性与合规性。​

（一）验收流程​

自查阶段：由施工单位（或建设单位委托的档案整理机构）按阶段开展自查，形成《档案自查报告》，明确已收集文件清单、缺失文件及整改措施；​

初验阶段：由建设单位牵头，联合监理、设计单位开展初验，重点核查档案完整性与规范性，出具《初验意见书》，提出整改要求；​

终验阶段：初验整改完成后，邀请行业主管部门（如住建局档案管理处）或第三方专业机构开展终验，验收合格后出具《档案验收合格证明》，作为项目竣工备案的必要条件。​

（二）归档要求​

载体与格式：纸质档案需采用A4纸张，装订成册（按阶段、类别分类装订，填写卷内目录）；电子档案需采用PDF/A格式（竣工图可采用CAD原生格式），存储于专用硬盘或光盘，附《电子档案元数据表》（含文件名称、大小、创建时间、责任人）；​

保管期限：按《建设工程文件归档规范》要求，重要档案（如合同、竣工验收报告、竣工图）保管期限为“永久”，一般过程文件（如施工日志、材料报审文件）保管期限为“长期”（不少于50年）。​

五、常见问题与整改措施​

文件缺失：如缺失设计变更通知单，需由设计单位补出具，建设、监理单位补审批；如缺失投标保证金凭证，需由投标人提供银行转账记录并加盖公章；​

签字不规范：如验收记录无监理签字，需联系原监理人员补签；如合同签字为代签，需重新出具授权委托书或补签法定代表人签字；​

电子档案不完整：如竣工图无电子版本，需重新扫描（分辨率不低于300dpi），确保电子档案与纸质档案一致。​

综上所述，建筑项目档案的收集与验收需贯穿项目全周期，按阶段明确范围、严格验收标准，既是项目合规建设的法定要求，也是保障项目质量与后续运维的重要支撑。只有确保各阶段档案的真实、完整、规范，才能实现建筑项目“全生命周期可追溯”的管理目标。