档案专员是机关单位档案管理责任落实的“最后一公里”执行者，既是本部门档案收集、整理的直接责任人，也是连接业务部门与档案管理部门的关键纽带。明确各部门档案专员的职责划分，建立科学的考核指标，不仅能保障档案“应收尽收、应归尽归”，更能推动档案管理从“被动接收”向“主动规范”转变，为档案资源开发利用奠定基础。​

一、职责划分：三大核心模块​

各部门档案专员职责围绕“业务协同、流程合规、安全管控”展开，具体划分为三大模块：

1.日常业务管理​

负责本部门日常形成的文书、音像、电子等各类档案的收集，确保归档材料完整（如会议纪要、合同协议、审批文件等需齐全）；按档案分类标准对材料进行初步整理，标注文件来源、形成时间等关键信息；在规定时限内（通常为年度结束后3-6个月）向单位档案管理部门移交档案，同步提交《档案移交清单》并办理交接手续。​

2.合规监督把关​

监督本部门业务人员的归档行为，对未按时归档、材料不完整的情况及时提醒整改；核查归档材料的真实性、准确性，确保无涂改、伪造等问题；配合单位档案管理部门开展年度档案自查，提供本部门档案管理情况说明，协助排查合规风险。​

3.安全与利用协助​

妥善保管移交前的临时档案，采取防火、防潮、防丢失等防护措施；协助本部门人员按规定申请档案利用，核对利用需求的合规性，避免档案信息泄露；参与单位组织的档案安全培训，掌握档案应急处置基本流程（如火灾、水渍等突发情况应对）。​

二、考核指标：四类量化维度​

考核指标需兼顾“过程合规”与“结果质量”，以年度为考核周期，具体分为四类：​

1.归档完成率​

核心指标为“应归档材料按时移交率”，计算公式为（实际按时移交档案数量/应归档档案数量）×100%，目标值需达到95%以上；附加指标为“归档材料完整率”，核查移交档案中关键要素（如签字、盖章、日期）缺失情况，缺失率需低于3%。​

2.合规执行度​

通过核查《档案收集登记台账》《整改通知书》等材料，评估档案专员对归档规范的执行情况；重点考核“问题整改及时率”，即本部门档案问题从发现到整改完成的时限是否符合要求（一般不超过15个工作日），目标值为100%。​

3.安全管控力​

考核“临时档案保管事故率”，若发生丢失、损毁等事故，该项指标直接判定为不合格；同时核查档案利用审批手续完整性，违规利用次数需为0。​

4.协同配合度​

评估档案专员参与单位档案培训、自查、专项检查的配合情况，要求参训率、参与率均达到100%；按时提交本部门档案管理情况报告，逾期提交次数不超过1次。​

三、考核落地​

单位档案管理部门需为档案专员提供定期培训（每年不少于2次），明确归档标准与操作流程；建立沟通机制，及时解答专员在工作中遇到的问题；提供必要的工具支持（如档案分类指南、移交清单模板）。​

考核结果分为优秀、合格、不合格三个等级，优秀者可在单位年度评优中优先考虑；不合格者需接受专项培训，并在1个月内完成整改，整改后仍不合格的，由所在部门调整其档案专员职责。同时，考核结果纳入部门年度档案管理评价，与部门整体考核挂钩，推动形成“个人负责、部门监督、单位统筹”的责任体系。