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档案室要配置哪些设备?
档案室要符合档案防护的基本要求,即防潮、防水、防火、防盗、防阳光照射、防紫外线照射、防高温、防尘、防污染和防有害生物(霉、虫、鼠)。
1.档案室应配备密集架,防火防尘。
2.档案密集架内放置的文件盒尽量选择不易燃烧的材质,密集档案柜应符合国家标准。
3.针对档案的安全性和重要性,选择不同的档案密集柜装具,如重要的档案可选择全封闭式档案密集柜,部分安全性要求较低的档案可选择半封闭式档案密集架。
4.档案室应配备消防器材,必须采用干粉或者气体,禁止摆放易燃易爆物品。
5.档案库房对温湿度要求比较严格,库房内应配备空调和恒湿消毒净化一体机等自动除湿加湿设备。
6.档案室应当配备档案室专用的计算机,扫描仪,打印机,复印机,网络存储设备等。
7.档案室应配备防火系统,智能防火报警系统主要由温感探测器、烟感探测器,气体灭火器、声光报警器等和通讯模块四部分组成。可以通过装置内的探测器,针对防火区域内的实时温度变化、烟雾变化,有警情发生时会自动电话报警并进行气体灭火,可对档案室进行远程监测和控制,不仅可以远程监视自动灭火装置的各种状态,而且可以掌握防火区域内的实时变化,火灾发生时能够最大限度地减少生命和财产损失。
档案室以东或南朝向为宜,墙体要具有隔热、防潮、防尘、防火性能,墙面要求光洁、平整、不易生尘、坚固耐久。在楼层安排上不用一楼、地下室和最高层。
档案室应集中布置,远离易燃、易爆场所,不能紧邻卫生间、热水房等潮湿、有污染源的部位,不要设在可能危及档案安全的地方。
档案用房要按照功能区分原则,力求达到功能合理,流程便捷。档案用房要实行“三分开”(档案业务工作室、档案库房和阅档室分开)。有条件的,库房开间应比其他用房大,净高不低于2.8m。为了便于安全管理,档案业务工作室、档案库房和阅档室应设在同一楼层。
档案室硬件要求有哪些?
一、各档案库的建筑及技术参数:
1.各馆室的最小面积应能容纳目前各资料存放,还必须考虑一定的发展空间。
2. 地板承重不小于500公斤/平米,最大容量为1240公斤/平米,采用密集架时应不小于1200公斤/平米。
3. 密集柜每组分为六层搁板,每层搁板承重为80公斤,柜体自重为80公斤。
4.每组柜体存放档案盒的多少根据档案盒尺寸来计算。
5.一般档案室门高2m,宽1m,特殊档案室可加高,加宽门。要求门窗必须加防尘橡胶条密封,窗户建议采用防盗窗,门采用防火、防盗门。
6.给水管、排水管、雨水管不宜穿越档案室,消防栓不应设在档案室内,应设在明显而又易于取用的走廊内或楼梯间附近。
7.空调安装位置应避免空调出风直接吹向文件资料。
8.馆室内应避免真菌、霉菌等微生物的繁殖,防止啮齿类动物(如老鼠等)的存在。管道通过墙壁或楼、地面处均应用不燃材料填塞密实,其他墙身孔洞也应采取防护措施,底层地面应采用坚实地坪。
二、档案室的采光、通风要求
1.采光度(自然光和人造光)两种,在正常的情况下,我门应该采用自然光照射,但在条件不允许的情况下,我们应采用人造光来照明。
2.档案室、查阅档案及其他技术用房应防日光直射,并均应消除紫外线对档案、资料的危害。
3.档案库和查阅档案等用房采用人工照明时,应选用防爆灯,防止用电时间过长发生失火。当采用荧光灯时,应有过滤紫外线和安全防火措施。
4.档案室通风也应采用自然风,如果采用不方便的情况下我们也可以使用空调进行通风。
三、档案室温湿度要求
1.不论气候条件如何,有条件的情况下均应设置长年的温控装置,温度相对湿度要求如下。温度 14℃~24℃ 不小于14℃ 不大于24℃,有温度调节设备的,温度的日变化幅度不得超过温度 ±2℃相对湿度 45%RH~60%RH 不小于45%RH 不大于60%RH,有湿度调节设备的,相对湿度的日变化幅度不得超过±5%注意温、湿度的测量点,是指在距地板以上1.5m和距书架柜前0.4m处测量的数值。
2.对于干燥的地区可采用加湿机,定期用湿拖把布拖地板来保证环境湿度。
3.湿度过大的地区,如南方地区可采用抽湿机。
4.档案库不宜采用以水、汽为热媒的采暖系统。确需采用时,应采取有效措施,严防漏水、漏汽,且采暖系统不应有过热现象。
四、档案室洁净度要求
1.地面、墙面、顶棚面采用不起尘的材料。
2.开向室外的门窗宜设置纱门、纱窗,外窗应具有较好的防尘功能。
3.定期打扫室内卫生,清洗防尘网。
五、档案室防雷接地要求
1.机房建筑以钢筋混凝土结构为宜;计算机机房的保护接地应与建筑的防雷接地共用一组接地体。
2.接地引入线的长度不应该超过30m,其材料宜采用截面积40mm×40mm或者50mm×50mm的镀锌扁钢。接地线不得使用铝材,不同金属互连时,应防止电化腐蚀。
六、档案室电源要求
1.如果电压稳定性不能满足要求,应采用调压或稳压设备满足电压波动范围要求。
2.计算机机房或数据机房要求交流电不间断或无瞬变的通信负荷,应采用UPS供电系统或逆变器供电系统。
3.蓄电池一般设计两组并联,UPS蓄电池一般只设计一组,UPS设计需要设计冗余备份,可以采用串联或并联方式。采用逆变器/UPS时,主要逆变器按最大功率确定,有条件最好配备一台备用。
4.档案馆室内照明的照度标准应符合规范要求。
七、档案库房要求
1、档案库房(含胶片库、磁带库)的温度应控制在14~24℃,有设备的库房日变化幅度不超过±2℃,相对湿度应控制在45%~60%,有设备的库房日变化幅度不超过±5%。保存母片的胶片库温度应控制在13~15℃,相对湿度应控制在35%~45%。
2.各库房及库外应科学地安设温湿度记录仪表,潮湿地区应配备去湿机,专门库房应安装空调设备。
3.库房内外温湿度应定时测记,一般每天两次,掌握温湿度变化情况,随时予以控制调节,注意积累库房温湿度变化的资料,每年进行一次综合分析,以便掌握库内外温湿度变化规律,制定综合管理计划。
4.空调、去湿或增湿设备应定期检修、保养。温湿度记录仪表应按设备要求定期校验。
5.档案柜密集架应与墙壁保持一定距离(一般柜背与墙不小于10 cm,柜侧间距不小于60 cm),成行地垂直于有窗的墙面摆设,便于通风降湿。