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档案收集与档案征集均是档案资源建设的核心前置环节，共同服务于档案资源的完整留存、系统管理与价值挖掘，也是落实《中华人民共和国档案法》的重要实践。但二者在法律依据、实施主体、工作逻辑、操作规范等方面存在本质性区别，实务中易因概念混淆导致工作流程违规、档案资源管理失范。
二者的定义均源于《档案法》及配套规范，其核心差异体现在工作属性、实施场景的法定界定上，是区分二者的基础。
档案收集是各立档单位（机关、团体、企业事业单位和其他组织） 开展的内部常规性工作，指立档单位的档案管理部门，按照国家档案管理规范和本单位归档制度，定期、定向接收本单位各部门在各项活动中直接形成的，具有保存价值的各类档案材料的过程。简单来说，档案收集是“内部收交、法定移交”，是档案管理的基础日常工作。
档案征集是各级档案主管部门、国家综合档案馆、专业档案馆等法定档案管理机构开展的外部主动性工作，指上述机构为丰富档案资源体系、抢救珍贵档案史料，面向社会各界寻访、接收散存于个人、社会组织、企业、境外机构等的，具有重要历史、文化、社会或专业价值的档案材料的过程。简单来说，档案征集是“外部寻访、多元吸纳”，是档案管理机构补充特色、珍贵档案资源的专项工作。
二者的差异贯穿工作全流程，从法律依据到操作方式、权利义务均有明确界定，以下从 7 个核心维度展开对比，所有内容均贴合《档案法》及实操规范，无主观编造：
| 对比维度 | 档案收集 | 档案征集 |
| 法律依据与工作性质 | 依据《档案法》关于档案归档、移交的规定，是立档单位和内部各部门的法定义务，接收方的法定管理责任 | 依据《档案法》关于档案管理机构档案收集职权的专门规定，是法定档案管理机构的法定职权，兼具公益性和专项性 |
| 实施主体 | 各类立档单位（政企、事业单位、社会组织等）的内部档案管理部门，主体具有广泛性 | 各级档案主管部门、国家综合档案馆、专业档案馆等法定档案管理机构，主体具有法定性、专业性 |
| 工作对象与范围 | 本单位在经营、管理、政务、生产等活动中直接形成的档案，范围固定、来源明确，是立档单位内部产物 | 散存于社会各界（个人、民间组织、企业、境外机构等）的档案，包括历史档案、名人档案、特色专题档案、散存珍贵档案等，范围不确定、来源分散，是外部散存产物 |
| 操作方式与流程 | 按单位归档制度定期、定向接收，由内部各部门按规定整理后主动移交，档案管理部门审核验收，流程固定、制度化 | 通过协商、接受捐赠、收购、征购、交换等多元方式开展，需主动寻访、洽谈对接，无固定流程，根据档案散存情况个性化操作 |
| 权利义务关系 | 移交方（单位内部各部门）是法定义务履行，不按规定移交需承担内部管理责任，接收方必须依法审核接收 | 征集方是法定职权行使，被征集方（个人 / 社会组织）除法定征购情形外，均为自愿参与；捐赠可获表彰，收购 / 征购需支付对价，交换需对等协商 |
| 工作频次与属性 | 常态化、制度化的日常工作，按年度、项目阶段等固定周期开展，是档案管理的基础工作 | 阶段性、专项性的重点工作，根据档案资源建设需求、珍贵档案抢救需求开展，如专题档案征集、历史档案抢救性征集 |
| 档案权属与保管 | 档案权属归立档单位（国有单位档案最终归国家所有），由单位档案部门集中保管；立档单位到期按规定向档案馆移交，权属转为国家 | 捐赠 / 法定征购的档案权属归国家，收购的档案权属按双方约定确定，交换的档案权属对等互换；档案由征集机构集中保管、专业保护 |
实务中部分场景易模糊二者边界，需结合主体和工作对象严格区分，避免操作违规：
1. 国有企事业单位向档案馆移交到期档案：属于档案收集的延伸，是立档单位履行法定移交义务，档案馆履行法定接收责任，并非档案征集；
2. 档案馆向辖区内企业收集 “企业档案”：若为企业内部形成的常规档案，属于越位，档案馆无此权限，应由企业自行开展档案收集；若为企业持有的、散存的历史珍贵档案 / 行业特色档案，属于档案馆的档案征集范畴；
3. 单位向员工收集个人持有的与单位相关的珍贵档案：若为员工履职中形成的单位档案，属于档案收集（员工履行移交义务）；若为员工个人持有的、与单位发展相关的非履职档案（如单位历史照片、老文件），属于单位参照征集流程开展的专项吸纳，并非法定档案收集。
档案收集与档案征集虽存在本质区别，但并非相互独立、对立的工作，而是全国档案资源体系建设的互补环节，二者协同推进才能实现档案资源的全面留存、系统管理：
1. 档案收集是基础，为征集提供核心支撑：各立档单位通过规范的档案收集，实现内部档案的完整留存，到期按规定向档案馆移交后，成为国家档案资源的核心组成，也是档案馆开展专项征集的基础依据；
2. 档案征集是补充，为收集完善资源体系：档案馆通过档案征集，吸纳散存于社会的珍贵、特色档案，弥补立档单位常规收集的不足，丰富档案资源的类型和内涵，构建 “核心档案 + 特色档案” 的完整资源体系；
3. 信息互通，协同开展档案资源抢救：对于因单位改制、撤销、合并等原因导致的档案散存问题，立档单位的档案收集工作与档案馆的档案征集工作需联动开展，立档单位负责内部剩余档案的集中收集，档案馆负责散存于外部的相关档案的抢救性征集，避免档案流失。
准确区分档案收集与档案征集的核心目的，是为了明确主体职责、规范操作流程，避免越位操作、流程违规，实务中需遵循以下 3 点核心要求：
各类立档单位聚焦内部档案收集，严格落实归档制度，确保本单位形成的档案应归尽归、应收尽收，杜绝内部档案散存；法定档案管理机构聚焦外部档案征集，按照档案资源建设规划开展专项征集，不代替立档单位开展内部档案收集工作，厘清权责边界。
档案收集需严格执行本单位归档制度，明确移交时限、整理标准、审核要求，签订内部档案移交清单，留存移交、接收记录，实现全程可追溯；档案征集需规范履行法定手续，与被征集方签订正式协议，明确档案权属、保管方式、利用权限、对价支付（若有）等核心内容，做好档案交接登记，确保征集档案的合法性和管理规范性。
二者均需以档案的真实性、完整性、保存价值为核心审核标准：档案收集需审核移交档案是否为单位形成、是否具有保存价值、整理是否规范；档案征集需重点审核档案的真伪、历史 / 专业价值、保存状况，对破损档案同步开展抢救性保护，确保收集 / 征集的档案具有实际管理和利用价值。
