别人上班是干核心工作，我们上班是“打杂度日”：有人来借档案，手动登记半天；扫描完档案，逐字手动录入文字；纸质档和电子档核对，逐页对照到眼瞎；明明昨天刚整理好的文件，今天又要重复整理，忙得脚不沾地，却没干成一件正经事，每天硬生生多干2小时，下班走得比谁都晚，emo到不想说话。

以前总觉得“档案工作就是这样，琐事多、没捷径”，直到慢慢摸索出5个实用方法，才发现原来琐事是可以“省掉”的！搭配凯立行档案管理系统，每天少干2小时不是梦，摆脱琐事内耗，到点下班不是奢望！

方法1：琐事批量处理，拒绝频繁切换（每天省30分钟）

档案人最忌讳“收到一件、处理一件”，频繁切换工作场景，看似忙个不停，实则效率低到离谱，还容易出错，批量处理才能省时间！

✅ 实操技巧（真实实测，不胡诌）：

每天固定2个“琐事批量处理时间”——上午10点、下午3点，其余时间不处理零散琐事：

① 借阅登记：有人借档案，让对方先在便签上写清信息（借阅人、档案名称），到批量时间统一录入系统，不用来人就停下手头工作；

② 扫描录入：当天要扫描的档案，集中在下午3点后批量扫描，扫描完成后统一借助凯立行档案管理系统批量录入，不用扫一份、录一份；

③ 文件整理：零散的文件、待归档的资料，统一收集到一个文件夹，批量时间统一分类、装订，避免频繁整理打断核心工作。

✅ 小提醒：批量处理时，关掉手机消息提醒，专注高效完成，比零散处理省一半时间，还不容易出错。

方法2：借力智能工具，告别手动硬扛（每天省40分钟）

很多档案人陷入“手动工具人”的误区，明明有智能工具能搞定的琐事，却偏偏手动硬扛，浪费大量时间，借力才能真正减负！

✅ 实操技巧（真实实测，不胡诌）：

不用买一堆零散工具，凯立行档案管理系统一站式搞定所有琐事，告别手动硬扛：

① 告别手动录入：扫描完成后，系统 OCR自动识别，识别准确率也能达到98%以上，不用手动敲一个字，1小时能搞定原本3小时的录入活；

② 告别手动登记：借阅档案时，一键扫描档案标签，系统自动记录借阅信息（借阅人、时间、归还期限），不用手动书写，还能自动提醒到期归还，省掉登记和催还的时间；

方法3：建立固定流程，避免重复返工（每天省20分钟）

很多琐事，都是因为“没有固定流程、杂乱无章”导致的——比如分类错了要重理、编号错了要重编、著录错了要重填，反复返工，越忙越乱，建立固定流程，才能避免无效内耗。

✅ 实操技巧（真实实测，不胡诌）：

针对档案工作高频琐事，建立3个固定流程，全程统一标准，不用瞎琢磨、不返工：

① 归档流程：接收文件→筛选分类（按三级分类法）→扫描→著录→归档，每一步都按标准来，避免分类、编号错误导致返工；

② 借阅流程：申请借阅→权限核对→系统登记→档案出库→到期提醒→归还核对→系统销号，固定流程，不用反复确认、不用漏填信息；

③ 清理流程：每周五下午，批量清理冗余文件（作废复印件、重复电子档），每月月底，批量复盘琐事流程，优化不合理的环节，避免后续琐事堆积。

✅ 小提醒：可以把流程贴在工位上，或者录入凯立行档案管理系统，系统按流程提示操作，新手也能快速上手，不出错、不返工。

方法4：学会合理拒绝，不被无关琐事打扰（每天省20分钟）

档案人大多性格好、不好意思拒绝，结果每天被大量无关琐事打扰——比如帮同事找无关资料、帮其他部门整理非本职档案、临时被安排无关的杂活，时间全被偷走。

✅ 实操技巧（真实实测，不胡诌）：

学会“温柔拒绝”，守住自己的工作边界，不被无关琐事拖累：

① 拒绝无关请求：同事让你找非本职范围内的资料，可礼貌说“抱歉呀，我手头有紧急的档案整理活，你可以按分类流程自己查找，找不到我忙完帮你看看”，既不伤人，又能守住时间；

② 拒绝临时杂活：其他部门让你帮忙整理非档案类杂活，可礼貌说“抱歉，我负责档案管理相关工作，这类杂活你可以找对应负责的同事哦”，不做“老好人”，专注自己的本职工作；

③ 固定咨询时间：同事频繁来问档案相关的小问题，可约定固定咨询时间（比如每天下午4点），集中解答，避免频繁被打断，提升工作效率。

方法5：定期清理冗余，减少琐事源头（每天省10分钟）

很多琐事，都是“冗余堆积”导致的——比如重复存档的电子档、作废的纸质复印件、过期的临时文件，后续整理、查找都要多花时间，定期清理，才能从源头减少琐事。

✅ 实操技巧（真实实测，不胡诌）：

① 纸质档清理：每周五下午，清理作废的复印件、空白废纸、过期的临时通知（确认无用且不涉密），直接粉碎，不堆积在桌面，减少后续整理时间；

② 电子档清理：每月月底，借助凯立行档案管理系统，批量筛选重复的电子档、作废的扫描件，统一删除或移至冗余文件夹，避免占用内存、影响查找效率；

③ 桌面清理：每天下班前5分钟，清理桌面零散文件、便利贴，将未处理的琐事整理到便签上，第二天上班不慌乱，减少找东西的琐事时间。

摆脱琐事，不是偷懒，是高效办公！

其实档案人每天多干的2小时，大多都耗在无关琐事、无效返工上，不是我们不够努力，是我们没找对方法——不会批量处理、不会借力工具、不会拒绝、流程混乱、冗余堆积，才被琐事缠得喘不过气。

记住这5个方法，搭配凯立行档案管理系统，能批量不零散、能借力不硬扛、能固定不混乱、能拒绝不内耗、能清理不堆积，每天就能少干2小时，摆脱琐事内耗，到点下班、周末躺平，找回工作成就感。