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档案“三纳入三同步”是我国档案管理工作的核心制度之一，源于《中华人民共和国档案法》及《档案法实施条例》的核心要求，是破解“重业务轻档案”“档案与业务脱节”等问题的关键举措。其核心逻辑是将档案管理全面嵌入单位核心工作流程，通过制度约束实现档案工作从“末端收集”向“全程管控”转变，确保档案的真实性、完整性、系统性与安全性。该制度广泛适用于机关、事业单位、企业、高校等各类组织，是推进档案管理规范化、标准化的基础遵循。
“三纳入”聚焦档案工作的组织保障、责任落地与制度衔接，通过将档案管理融入单位管理核心层面，确立其基础性地位，避免档案工作沦为“边缘事务”。其具体内涵结合行业规范与实操经验，可细化为以下三方面：
档案工作并非独立于业务之外的辅助工作，而是单位发展的基础性支撑。该项要求需将档案工作双向融入规划体系：中长期层面，将档案基础设施建设、信息化升级、人员培养、经费保障等纳入单位长远发展规划，确保档案工作与单位核心业务同谋划、同推进；年度层面，将档案收集、整理、归档、数字化等任务细化为具体工作内容，纳入年度工作计划，明确时间节点、责任分工与考核标准，避免档案工作流于形式。例如，高校需将档案工作纳入学校整体发展规划，企业需将其纳入“十四五”等专项规划，从源头保障档案工作的持续性。
通过制度绑定与考核约束，确保档案工作有章可循、有责可究。一方面，需将档案管理要求嵌入单位核心管理制度，如在科研管理、基建管理、招投标管理等制度中，明确档案形成、积累、移交的具体规范，使档案管理与业务流程无缝衔接；另一方面，将档案工作纳入单位绩效考核体系，把档案归档质量、移交及时性等指标与部门、个人绩效挂钩，对未按规定完成档案工作的予以追责，对表现突出的予以表彰，形成“人人重视档案、人人参与档案”的工作氛围。
档案的完整性依赖全员参与，需将档案责任分解至每个岗位、每个环节。该项要求明确各岗位人员在业务活动中形成、积累、保管、移交档案的具体职责，将档案工作纳入岗位说明书，实现“业务谁开展、档案谁负责”。例如，科研人员需对科研项目全过程形成的文件材料负责收集整理，基建人员需确保工程各阶段图纸、验收资料完整留存，档案管理人员需做好指导、审核与接收工作。同时，实行“先培训、后上岗”制度，提升岗位人员的档案专业素养，确保责任落地。
“三同步”聚焦档案工作与业务工作的流程协同，核心是让档案管理跟进业务开展全流程，从源头把控档案质量，避免业务结束后再补建档案导致的材料缺失、信息失真问题。不同行业对“三同步”的表述略有差异，但核心逻辑一致，结合实操场景可细化为以下三方面：
在项目、工作启动阶段，同步明确档案管理要求，将档案工作前置。例如，下达科研项目、基建工程、招投标任务时，需同步告知档案归档范围、整理标准、移交时限、载体要求（纸质+电子）等内容；在制定业务方案时，同步制定档案收集方案，明确专人负责档案积累，确保业务开展之初就有档案意识，从源头规避材料遗漏风险。
业务实施过程中，档案收集、整理工作需与业务进度同频推进，而非等待业务结束后集中补档。例如，基建工程施工过程中，需同步收集施工日志、变更签证、材料合格证等资料并初步整理；科研项目实施中，同步积累实验数据、会议纪要、阶段性报告等材料，档案管理人员定期介入指导，及时纠正材料填写不规范、收集不完整等问题，确保档案与业务活动同步生成、同步完善。
将档案验收作为业务验收的必备环节，未通过档案验收的业务项目不得完成整体收尾。例如，科研项目鉴定、基建工程竣工、招投标项目结案时，需同步组织档案验收，核查档案是否齐全、整理是否规范、信息是否准确，档案验收合格后方可出具业务验收结论。对验收中发现的档案问题，需限期整改，整改合格后再完成业务闭环，确保档案工作不滞后于业务工作。
“三纳入三同步”的本质是建立“全员有责、全程管控”的档案管理机制，其价值体现在三个维度：一是保障档案质量，通过全程同步避免材料缺失、失真，确保档案的凭证价值与查考价值；二是提升管理效率，将档案工作融入业务流程，减少后期补档成本，实现业务与档案工作的协同高效；三是强化合规管控，落实《档案法》要求，规避因档案管理不到位引发的法律风险与审计问题。
1. 因地制宜细化制度：不同类型单位需结合业务特点细化“三纳入三同步”要求，如企业可侧重基建、科研档案，高校可侧重教学、学生档案，确保制度适配实际需求。
2. 强化领导统筹：需明确分管档案工作的领导，将档案工作纳入领导议事日程，定期研究解决经费、设备、人员等实际问题，为制度落地提供保障。
3. 适配信息化发展：在电子档案普及背景下，需将电子档案管理纳入“三纳入三同步”，明确电子文件的形成、归档、安全管控要求，实现纸质与电子档案同步管理。
4. 建立监督闭环：定期开展“三纳入三同步”落实情况专项检查，建立问题台账，限期整改，同时将检查结果纳入考核，确保制度不流于形式。
