档案题名作为档案著录的核心要素，是识别档案内容、检索档案信息的关键标识。依据《档案著录规则》《党政机关公文处理工作》《党政机关公文格式国家标准》等相关规定，档案题名著录需严格遵循规范，兼顾严谨性与实用性，具体注意事项如下：

一、题名著录的法定依据与核心定位

档案题名著录并非随意标注，需以现行有效标准规范为遵循。

《档案著录规则》将“题名”列为所有著录层级的必著项，纳入“标识”大项，与档案馆代码、档号、日期等共同构成档案的基础识别信息，这一规定明确了题名在档案著录中的强制性地位，任何层级的档案著录均不得遗漏题名项。

同时需明确，《党政机关公文处理工作》《党政机关公文格式国家标准》中提及的公文“标题”，与《档案著录规则》中的“题名”属同一概念，二者在著录时需保持表述统一，避免概念混淆。

二、题名著录的范围，覆盖各类档案材料

题名著录的范围并非局限于正式公文，需涵盖全部归档材料。

一方面，对于党政机关正式公文，其“标题”即为著录的“题名”，需完整提取公文自身标题，不得擅自修改、删减。

另一方面，针对非红头文件、事务性材料，其“文件名”“材料名”“标题”“题目”等，均属于档案著录意义上的“题名”，需逐一对应著录，确保所有归档材料的标识信息完整可查，避免因材料类型非正规而遗漏或误录题名。

三、严格遵循公文类题名的构成规范

对于党政机关公文类档案，其题名（标题）的著录需符合《党政机关公文处理工作》的明确规定，确保构成要素完整。

公文标题由发文机关名称、事由和文种三部分组成，著录时需完整提取这三项核心要素，不得缺失任一部分。

例如，某公文标题为“XX市人民政府关于加强档案管理工作的通知”，著录时需完整保留“发文机关名称（XX市人民政府）、事由（加强档案管理工作）、文种（通知）”，确保题名能准确反映公文的发文主体、核心内容与文件性质，为检索利用提供清晰指引。

四、规范题名的格式呈现

档案题名的格式著录需遵循《党政机关公文格式国家标准》，尤其针对公文类档案的题名，需严格规范排版细节。

一是字体字号，标题一般采用2号小标宋体字；二是编排位置，置于红色分隔线下空二行处；三是排布方式，可分一行或多行居中排布，回行时必须保证词意完整，不得拆分语义单元，同时排列需对称、长短适宜、间距恰当，优先采用梯形或菱形排列格式。这些格式要求不仅保障档案卷面的规范性，更便于档案查阅者快速定位题名信息，提升利用效率。

五、坚守著录真实性与完整性，杜绝擅自修改

档案题名著录的核心原则是真实反映档案原始信息，无论何种类型的档案材料，其题名均需依据原文完整提取，不得随意增删、修改语义。对于标题（题名）存在表述模糊、要素残缺等问题的档案材料，需在附注项中注明原始情况，而非直接修改题名本身；若为复制件或整理后材料，需确保题名与原件一致，维护档案著录的客观性与严肃性。同时，需注意题名与文件编号、日期等其他“标识”类小项的对应关系，确保各项信息相互印证，避免出现题名与文件内容、发文日期等信息不符的情况。

六、区分不同层级档案著录的题名要求

《档案著录规则》明确“题名”为所有著录层级的必著项，无论是案卷级、文件级还是其他层级的著录，均需完整标注题名。在多层级著录中，需确保不同层级的题名相互关联、逻辑清晰，案卷级题名需概括卷内文件核心内容，文件级题名需精准对应单份文件信息，避免层级题名重复或语义脱节，保障档案著录体系的连贯性与系统性。