档案著录与元数据管理是档案信息标准化的核心环节。著录是将档案的核心信息转化为结构化记录的过程，元数据则是描述档案内容、载体、管理过程的“数据标签”。二者共同作用，确保档案从“物理存储”转向“信息可查”，解决了“海量档案找不准、查不到”的痛点。无论是传统纸质档案的目录编制，还是数字档案的系统管理，均需严格遵循《档案著录规则》（GB/T3792.5-2006）与《档案元数据规范》（DA/T46）等国家标准，通过统一规则与规范，实现档案信息的互通共享与长期可用。​

一、档案著录规则：构建档案的“结构化身份”​

档案著录是指“在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程”，核心目标是形成标准化的著录条目，为检索提供精准依据。其规则围绕“著录项目、著录格式、著录方法”三大核心展开，确保不同档案的著录信息具有一致性。​

（一）核心著录项目：记录档案的“关键信息”​

根据《档案著录规则》，著录项目分为“必要项目”与“选择项目”，必要项目是所有档案必须记录的信息，选择项目可根据档案类型与管理需求补充。​

必要项目：包括①档号（唯一标识，如“全宗号-年度-保管期限-件号”）、②档案馆（室）代号（档案保管机构的代码）、③案卷题名/文件题名（档案的核心标题，需准确反映内容，不得简写或篡改）、④责任者（档案的形成单位或个人，如“XX公司财务部”“张三”）、⑤形成时间（档案形成的年、月、日，精确到“日”，如“2025-05-20”）、⑥保管期限（永久/长期/短期）、⑦载体类型（如“纸质”“电子”“照片”）；​

选择项目：包括①文件编号（如“XX〔2025〕5号”）、②密级（如“绝密”“机密”“秘密”）、③页数/字节数（纸质档案记录页数，电子档案记录字节数）、④主题词/关键词（用于检索的核心词汇，如“采购合同”“项目验收”）、⑤备注（记录特殊情况，如“原件缺失，此为复印件”）。​

著录项目需完整填写，不得遗漏必要信息，例如题名需避免“通知”“报告”等模糊表述，需具体为“关于XX项目采购的通知”；形成时间需准确，不得填写“2025年5月”（需补全“日”）。​

（二）著录格式：统一档案的“信息呈现”​

著录格式是著录项目的排列规范，需根据档案类型（案卷/文件）与载体（纸质/电子）选择适配格式，确保目录清晰易读。​

案卷著录格式：适用于以“案卷”为单位的档案，格式为“档号档案馆（室）代号案卷题名责任者形成时间保管期限载体类型页数备注”，例如“001-2025-永久-00101XX公司2025年财务预算案卷XX公司财务部2025-01-15永久纸质50页无备注”；文件著录格式：适用于以“件”为单位的档案（如单份文件），格式在案卷格式基础上增加“文件编号”“密级”，例如“001-2025-永久-001-00101关于XX项目采购的通知XX公司采购部XX〔2025〕5号秘密2025-03-10永久电子20KB无备注”；​

电子档案著录格式：需额外增加“电子文件标识”（如哈希值）、“存储路径”（如“服务器/2025年/采购部/”），确保电子档案可定位、可验证。​

（三）著录方法：确保信息的“准确一致”​

著录方法需遵循“直接取自档案、规范表述”的原则，避免主观加工导致信息失真：​

信息来源：著录信息需直接从档案原文提取，如题名取自文件标题、责任者取自落款、形成时间取自文件日期，不得根据记忆或推测填写；若档案信息模糊（如题名缺失），需标注“题名不详”，并根据内容拟写题名（加“〔〕”区分，如“〔关于XX会议的记录〕”）；规范表述：责任者需使用全称（如“XX市教育局”而非“市教育局”）、时间使用“YYYY-MM-DD”格式、密级按国家规定标注（不得自创“内部机密”等表述）；若档案存在多个责任者（如联合发文），需全部著录，用“；”分隔（如“XX市教育局；XX市财政局”）。​

二、档案元数据规范：描述档案的“全生命周期信息”​

档案元数据是“描述档案资源的结构化数据”，不仅涵盖著录的核心信息，还延伸至档案的形成、流转、保管、利用全流程，是数字档案长期管理与共享的关键。其规范需遵循《档案元数据规范》（DA/T46），确保元数据的“完整性、一致性、互操作性”。​

（一）元数据分类：覆盖档案的“全维度信息”​

根据《档案元数据规范》，档案元数据分为“核心元数据”与“扩展元数据”，核心元数据适用于所有档案，扩展元数据根据档案类型（如电子档案、照片档案）补充。​

核心元数据：与档案著录的必要项目基本一致，包括①档案标识（档号、电子文件唯一标识）、②内容描述（题名、责任者、形成时间、主题词）、③载体描述（载体类型、载体数量、存储位置）、④管理描述（保管期限、密级、归档时间）；​

扩展元数据：针对不同场景补充，例如①电子档案扩展元数据（哈希值、格式类型、创建软件、修改时间）、②照片档案扩展元数据（拍摄者、拍摄地点、照片内容说明、分辨率）、③流转扩展元数据（接收时间、处理人、处理意见、传递路径）。​

扩展元数据需根据实际需求选择，例如电子档案必须填写“哈希值”（用于验证文件完整性），照片档案必须填写“拍摄地点”（用于反映照片背景）。​

（二）元数据编码与格式：确保“互通共享”​

元数据需采用标准化的编码与格式，避免因格式不兼容导致信息无法互通：​

编码规范：元数据字段名称需使用国家标准规定的术语（如“档号”对应“archiveNo”，“责任者”对应“creator”），不得自创字段（如“文件号”需统一为“档号”）；字段值需使用规范代码，如“保管期限”用“Y”（永久）、“C”（长期）、“D”（短期）表示，“密级”用“JM1”（绝密）、“JM2”（机密）、“JM3”（秘密）表示；​

格式规范：元数据需存储为结构化格式，便于系统读取与解析，常用格式包括①XML格式（适用于跨系统共享，如《档案元数据XMLSchema》规定的结构）、②数据库格式（适用于本地管理，如MySQL、Oracle数据库表结构）、③JSON格式（适用于Web系统，便于前端展示）。例如，电子档案的元数据XML格式需包含“001-2025-永久-001”“1234567890abcdef”等标签。​

（三）元数据管理：确保“全程可控”​

元数据并非“一次性填写”，需在档案全生命周期中动态维护，确保信息实时更新：​

元数据创建：档案形成时同步生成核心元数据（如电子文件创建时自动记录“创建时间”“创建软件”），归档时补充“档号”“保管期限”等管理元数据；​

元数据更新：档案流转过程中（如借阅、修改、销毁）需更新对应元数据，例如借阅后更新“借阅人”“借阅时间”“归还时间”，修改后更新“修改时间”“修改人”“哈希值”（电子档案）；​

元数据验证：定期（每季度）校验元数据的完整性与一致性，例如检查电子档案的“哈希值”是否与原始记录一致（判断文件是否被篡改）、“档号”是否唯一（避免重复）、“形成时间”是否合理（避免早于档案保管机构成立时间）。​

三、著录规则与元数据规范的协同关系​

档案著录与元数据并非独立存在，而是“基础与延伸”的关系，二者协同支撑档案信息管理：​

著录是元数据的基础：著录的核心项目（如档号、题名、责任者）是元数据的核心组成部分，元数据在著录基础上扩展了“流转信息”“技术信息”（如哈希值），使档案描述更全面；元数据是著录的数字化升级：传统著录主要服务于纸质档案目录，元数据则适配数字档案管理，通过结构化、标准化格式，实现档案信息的系统检索、跨系统共享、长期验证，例如通过元数据的“主题词”可实现多档案关联检索，通过“哈希值”可验证电子档案的真实性；​

二者需统一标准：著录项目的名称、格式需与元数据字段对应，例如著录的“档号”需与元数据的“archiveNo”字段一致，避免“同信息不同名”导致混乱，确保纸质档案目录与电子档案元数据可互通。​

综上所述，档案著录规则与元数据规范是档案信息标准化的“两大支柱”——著录解决了档案“基本信息可查”的问题，元数据解决了档案“全生命周期可控”的问题。只有严格遵循国家标准，将二者融入档案管理全流程，才能实现档案信息的精准检索、安全保管、高效共享，为档案管理数字化转型奠定基础。