全宗理论是档案管理学的核心理论之一，其核心逻辑是“将同一形成单位（或组织、个人）在社会活动中形成的全部档案，作为一个有机整体进行管理”，即“一个单位（或个人）一个全宗”。这一理论源于对档案“来源关联性”的认知——同一单位形成的档案，在内容、形成规律、利用需求上存在内在联系，只有按全宗集中管理，才能完整反映单位的活动轨迹，避免档案碎片化。无论是传统纸质档案还是数字档案管理，全宗理论均是构建档案管理体系的“基石”，贯穿于档案收集、整理、保管、利用全流程，确保档案管理的系统性与规范性。​

一、全宗理论的核心内涵：界定“档案有机整体”的边界​

要理解全宗理论的应用，首先需明确其核心要素，这是后续实践的前提。全宗的构成需满足“三个统一”：一是形成主体统一，全宗档案需由同一独立单位（如政府部门、企业、事业单位）、组织（如社会团体）或个人（如著名人物）形成，不同主体的档案不得混入同一全宗；二是形成活动统一，全宗档案需反映形成主体的特定社会活动（如某企业的生产经营活动、某个人的学术研究活动），与主体活动无关的档案（如外单位抄送的无关文件）需排除在外；三是管理逻辑统一，全宗档案需作为一个整体制定管理规则（如保管期限、利用权限），不得因载体（纸质/电子）或内容类型（文书/技术）拆分管理。​

根据形成主体的不同，全宗可分为“机关团体全宗”“企业事业全宗”“个人全宗”等类型，例如“XX市教育局全宗”“XX集团有限公司全宗”“钱学森个人全宗”，每个全宗均有唯一的标识（如全宗号），作为后续管理的“身份代码”。​

二、收集环节：明确档案归集范围，避免“来源混乱”​

档案收集是管理的起点，全宗理论的核心应用是“按全宗界定收集范围”，确保收集的档案与形成主体高度关联，避免无关档案混入或核心档案遗漏。​

（一）确定“应收集档案”的边界​

依据全宗理论，收集范围需围绕“形成主体的活动轨迹”划定：一是主体自身形成的档案，包括形成主体在活动中直接生成的文件（如政府部门的发文、企业的合同协议、个人的手稿）；二是主体接收并需留存的档案，包括外单位针对本主体活动发出的文件（如上级对本单位的批复、合作单位的往来函件），需与主体活动直接相关（如上级对其他单位的批复无需收集）；三是主体参与活动形成的档案，包括主体作为参与方形成的文件（如本单位派员参加会议的纪要、参与项目的合作记录），需体现主体在活动中的角色（如仅作为旁听方的会议材料无需收集）。​

例如，“XX公司全宗”的收集范围应包括：公司内部发文（如管理制度、通知）、外部收文（如政府部门的监管文件、客户的订单）、公司经营活动记录（如财务报表、项目报告），而员工个人的私人信件、外单位无关的宣传资料则不属于收集范围。​

（二）避免“跨全宗混收”​

全宗理论要求“不同全宗的档案分开收集”，例如某集团公司下属A、B两个子公司，需分别按“XX集团A子公司全宗”“XX集团B子公司全宗”收集档案，不得将A子公司的档案混入B子公司全宗；若子公司因合并、撤销并入母公司，需单独设立“XX集团A子公司全宗”（记录其独立存在期间的档案），再将合并后的档案归入“XX集团有限公司全宗”，不得直接拆分A子公司档案并入母公司不同部门，确保每个主体的档案历史轨迹完整。​

三、整理环节：按全宗构建分类体系，实现“逻辑连贯”​

档案整理是将零散档案系统化的过程，全宗理论的核心应用是“以全宗为基础构建分类结构”，确保档案在全宗内按“活动逻辑”排列，便于后续检索与利用。​

（一）构建“全宗-案卷-文件”的层级结构​

传统纸质档案整理中，全宗是最高层级，下按“年度-机构-问题”或“年度-问题-机构”细分：一是按年度拆分，将全宗档案按形成年度分开（如2023年档案、2024年档案），反映主体活动的时间脉络；二是按机构/问题细分，同一年度内按形成机构（如公司的财务部、人事部）或业务问题（如行政管理、生产经营）分类，形成“案卷”；三是按逻辑排序，案卷内文件按“重要程度”“时间顺序”或“办理流程”排列（如请示在前、批复在后，正文在前、附件在后）。​

例如，“XX市财政局全宗”2024年档案，可先按“预算科、国库科、会计科”等机构分类，每个机构下再按“预算编制、资金拨付、会计监管”等问题形成案卷，案卷内文件按“发文时间”排序，确保同一全宗内档案逻辑连贯。​

（二）数字档案中的“全宗化管理”​

数字档案整理需延续全宗逻辑，在管理系统中建立“全宗”模块，每个全宗对应独立的数据库与权限：一是元数据关联全宗，所有数字档案的元数据需包含“全宗号”，确保档案与主体唯一关联；二是分类结构数字化映射，将“年度-机构-问题”的层级结构转化为系统中的文件夹目录（如“全宗号/2024年/财务部/预算编制”）；三是跨全宗检索隔离，检索时默认限定在单个全宗内，如需跨全宗查询需额外授权，避免不同主体档案混淆。​

四、保管环节：按全宗制定策略，保障“整体安全”​

档案保管需针对全宗的特性制定差异化措施，确保同一全宗档案的保管条件、期限、处置方式统一，避免因管理差异导致档案损坏或流失。​

（一）保管条件适配全宗特性​

不同全宗的档案因内容重要性、载体类型不同，需制定不同保管条件：一是重要全宗优先保障，如“国家重点项目全宗”“历史名人个人全宗”，需存入恒温恒湿的专用库房，配备防火、防盗、防虫的高端设施；二是普通全宗标准化保管，如一般企业全宗，按常规档案库房标准保管（温度14-24℃，湿度45%-60%）；三是特殊载体全宗专项保管，如包含照片、视频的全宗，需额外控制光照（避免紫外线）、磁场（防止磁性载体消磁），电子档案全宗需强化备份（异地异质备份）与格式迁移（定期更新存储格式）。​

（二）保管期限按全宗统一划定​

全宗理论要求“同一全宗内同类档案的保管期限统一”，依据《档案保管期限表》，结合全宗形成主体的活动性质划定：一是永久保管全宗，如反映国家重大活动、历史事件的全宗（如“抗日战争时期某根据地政府全宗”），档案需永久保存；二是定期保管全宗，如一般企业全宗，按“30年”“10年”划分保管期限，同一全宗内的“财务凭证”统一按30年保管，“会议纪要”统一按10年保管，不得因个别文件调整期限。​

五、利用环节：依托全宗关联，提升“利用效率”​

全宗理论下的档案具有“来源关联”“内容关联”的特性，利用时可通过全宗快速定位相关档案，避免“碎片化查询”，提升利用效率。​

（一）按全宗精准检索​

利用者可通过“全宗号+年度+机构/问题”的组合检索，快速定位所需档案：例如，查询“XX公司2023年财务部的预算报表”，可直接检索“XX公司全宗/2023年/财务部/预算编制”案卷，无需在海量档案中逐一筛选；若需查询某一项目的完整档案（如“XX项目的立项批复、合同、验收报告”），可在该公司全宗内按“项目名称”关联检索，获取项目全流程档案，避免遗漏关键材料。​

（二）全宗内档案关联利用​

同一全宗的档案内容存在逻辑关联，利用时可“以点带面”拓展查询：例如，利用某企业的“产品销售合同”时，可关联查询同一全宗内的“生产计划”“发货记录”“收款凭证”，形成完整的“销售-生产-回款”证据链，满足审计、纠纷处理等场景的深度需求；利用某个人全宗的“学术手稿”时，可关联查询“研究笔记”“发表论文”“会议发言”，全面了解其学术思想发展轨迹。​

六、全宗理论应用的注意事项​

在实践中应用全宗理论，需避免“机械套用”，结合实际情况灵活调整：一是主体变更时的全宗处理，单位合并、分立时，需按“原主体独立全宗+新主体全宗”管理，如A单位并入B单位，原A单位档案仍为独立全宗，新形成的档案归入B单位全宗，不得直接合并；二是数字时代的全宗扩展，数字档案中，全宗不仅包括传统文书档案，还需涵盖电子合同、数据库文件、社交媒体记录等新型档案，需扩展全宗的内容范围，确保不遗漏数字时代的核心档案；三是跨全宗关联的适度开放，对内容高度关联的不同全宗（如某项目涉及的政府部门全宗与企业全宗），可建立“跨全宗关联索引”，在授权范围内实现关联查询，兼顾“全宗独立性”与“利用便捷性”。​

综上所述，全宗理论是档案管理的“底层逻辑”，其核心价值在于通过“按形成主体集中管理”，确保档案的系统性、完整性与可用性。无论是传统纸质档案还是数字档案，只有牢牢把握全宗理论的核心要求，才能构建科学、规范的档案管理体系，真正发挥档案“记录历史、服务社会”的核心价值。