随着数字技术在档案领域的深度应用，档案管理模式逐渐从传统“纸质单套”向“双套制”“单套制”演进。“双套制”是纸质档案与电子档案并行保管的模式，曾是数字化初期平衡“传统习惯”与“技术创新”的过渡选择；“单套制”则是仅以电子档案作为唯一法定依据，不再保留纸质副本的模式，是档案管理数字化转型的终极方向。二者在管理逻辑、流程设计、适用场景上存在显著差异，明确这些差异是企业与机构选择适配管理模式的前提，也是确保档案合规性与可用性的关键。​

一、核心定义与管理逻辑差异​

“双套制”与“单套制”的本质区别在于“档案载体的法定地位”，由此衍生出不同的管理逻辑，决定了后续流程的设计方向。​

（一）双套制：“并行保管，双重保险”​

“双套制”指档案形成后，同时生成纸质与电子两种载体，且两种载体均具备法定效力，需同步进行收集、整理、保管、利用。其管理逻辑是“冗余备份”，核心目标是通过双载体降低单一载体损坏或丢失的风险——纸质档案依托物理特性保障长期稳定性，电子档案依托数字优势提升检索与共享效率。例如，某单位在归档合同时，既保留双方签字盖章的纸质合同，也扫描生成PDF/A格式的电子合同，纸质档案存入档案库房，电子档案导入管理系统，二者通过唯一档号关联，确保“查电子可定位纸质，查纸质可追溯电子”。​

（二）单套制：“电子唯一，全程数字化”​

“单套制”指档案形成、流转、归档、保管、利用全流程均以电子形式完成，仅保留电子档案作为唯一法定载体，不再生成或保管纸质副本。其管理逻辑是“数字原生，全程可控”，核心目标是消除“纸质-电子”转换的冗余环节，通过技术手段保障电子档案的真实性、完整性与长期可用性。例如，某政务平台生成的电子审批文件，通过数字签名、区块链存证等技术锁定内容，文件流转全程在系统内留痕，归档后仅以电子形式保存，审批部门与使用部门均通过系统调取电子档案，无需打印纸质文件，电子档案直接作为行政复议、审计核查的法定依据。​

二、管理流程与操作差异​

从档案“形成-归档-保管-利用”全周期来看，“双套制”与“单套制”的操作流程差异显著，涉及人力、物力、技术的不同投入。​

（一）形成与归档环节​

双套制：需经历“纸质生成-电子转换”双重环节。例如，纸质合同签署后，需安排专人扫描（确保清晰度与完整性）、OCR识别（便于检索）、元数据录入（关联纸质档号），再将纸质档案装订成册、电子档案导入系统，两个载体的归档需分别验收——纸质档案核查签字盖章完整性，电子档案校验格式合规性与哈希值一致性，流程繁琐且易出现“电子与纸质不一致”（如扫描漏页、元数据错填）的问题。​

单套制：全程数字化生成，无需转换环节。例如，电子合同通过在线签署平台生成，双方使用数字证书签名，生成后自动附带元数据（签署时间、操作人、哈希值），直接同步至档案管理系统归档，归档验收仅需校验电子档案的技术合规性（如格式、签名有效性），流程高效且无“载体不一致”风险，大幅减少人力与时间成本。​

（二）保管环节

双套制：需同时维护纸质与电子两种载体，成本较高。纸质档案需投入恒温恒湿库房、防火防潮设备、专人看管，定期检查霉变、虫蛀情况；电子档案需投入存储服务器、备份设备，定期进行格式迁移与数据校验，且需额外管理“双载体关联关系”（如档号对应、状态同步，避免纸质档案借出后电子档案未标注“借出中”）。​

单套制：仅需聚焦电子档案的安全保管，成本更优。核心投入集中在“技术防护体系”——通过异地异质备份（本地服务器+云端+离线磁带）保障数据不丢失，通过区块链、数字签名保障内容不篡改，通过权限分级、操作日志保障利用可追溯，无需投入纸质档案的物理保管资源，且维护流程可通过系统自动化完成（如定时备份、自动格式检测），减少人工干预。​

（三）利用环节​

双套制：需提供“纸质借阅”与“电子查阅”两种渠道，利用效率受限于载体特性。纸质档案借阅需填写申请单、人工找档、登记台账，借阅期限受物理距离与库存数量限制（如同一纸质档案无法多人同时借阅）；电子档案虽支持在线查阅，但需与纸质档案状态同步（如纸质档案借出时，电子档案需设置“只读”权限，避免篡改后无法与纸质匹配），且敏感信息需同时对两种载体进行脱敏（如纸质档案遮挡敏感字段，电子档案隐藏关键信息），操作复杂。​

单套制：仅通过电子渠道提供利用，效率与灵活性显著提升。用户通过身份认证后，可在授权范围内随时随地在线查阅、下载（按需授权），支持多用户同时访问同一档案，且利用过程全程留痕（如谁查阅、何时查阅、是否下载）；敏感信息可通过系统自动脱敏（如根据用户权限显示不同字段，普通用户隐藏身份证号，管理员可见完整信息），无需人工干预，同时支持智能检索（如按关键词、全文检索），大幅缩短找档时间。​

三、适用条件与合规性差异​

两种模式的适用需结合“技术基础”“业务需求”“监管要求”，并非所有场景都能直接推行“单套制”，合规性前提也存在差异。​

（一）双套制：过渡阶段的“普适选择”​

双套制的适用条件相对宽松，更适合数字化基础薄弱或监管有特殊要求的场景：一是数字化初期，电子档案技术保障体系未完善（如缺乏成熟的防篡改技术、长期存储方案），需通过纸质档案兜底；二是业务场景涉及强物理签名需求（如部分行业合同需手写签名才认可纸质效力）；三是监管部门明确要求保留纸质档案（如部分历史档案、特殊资质证书，暂未放开电子唯一认定）。其合规性核心是“双载体均符合法定标准”——纸质档案需满足《档案法》对物理保管的要求，电子档案需符合《电子档案管理基本术语》中“四性”（真实性、完整性、可用性、安全性）要求，二者缺一不可。​

（二）单套制：数字化成熟后的“最优选择”​

单套制的适用需满足严格的技术与合规前提，更适合数字化基础扎实、监管允许的场景：一是技术基础完善，具备电子档案全周期保障能力（如数字签名、区块链存证、长期格式迁移技术）；二是业务全流程数字化，档案形成源头即为电子（如在线审批、电子合同、数字表单），无纸质生成环节；三是监管政策支持，相关行业已明确电子档案的唯一法定地位（如政务、金融领域，《电子签名法》《政务电子文件归档管理办法》提供合规依据）。其合规性核心是“电子档案单载体达标”，需通过技术手段证明电子档案的“四性”，且系统需通过等保测评（至少二级等保），确保数据安全与操作可追溯。​

四、发展趋势与模式选择建议​

从档案管理数字化转型趋势来看，“单套制”是未来方向，但“双套制”仍将在一定时期内发挥过渡作用，选择时需避免“盲目跟风”，遵循“循序渐进”原则：​

数字化基础薄弱的单位，可先推行“双套制”，在实践中完善电子档案技术体系（如搭建管理系统、部署安全防护），待条件成熟后逐步减少纸质档案依赖；​

数字化基础扎实且监管允许的单位（如互联网企业、政务平台），可优先在非核心业务（如内部通知、普通报表）试点“单套制”，积累经验后扩展至核心业务（如合同、审批文件）；无论选择哪种模式，均需以“合规性”为前提——双套制需确保双载体同步达标，单套制需强化电子档案技术保障，避免因载体管理不当导致档案失效或合规风险。​

“双套制”与“单套制”并非“优劣之分”，而是“阶段之别”与“场景之别”。明确二者的管理差异，结合自身实际选择适配模式，才能在提升档案管理效率的同时，确保档案的法定效力与长期价值。