《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）是企业档案管理的根本遵循，其修订与实施明确了企业在档案收集、整理、保管、利用等环节的法定责任。企业若未落实《档案法》要求，不仅可能导致档案损毁、信息流失，还将面临行政处罚，影响经营信誉。推动《档案法》实操落地，需先明确合规核心要点，再通过年度自查查漏补缺，形成“合规建设-自查优化”的闭环管理。以下从合规要点与年度自查清单两方面，为企业提供可落地的操作指引。

一、企业档案管理合规核心要点​

（一）档案收集：应归尽归，不缺不漏​

根据《档案法》第十三条，企业需对在经营管理、生产研发、对外合作等活动中形成的具有保存价值的材料（包括纸质文件、电子数据、音视频等）进行全面收集。需明确收集范围：涵盖合同协议、财务报表、知识产权文件、员工档案、安全生产记录等；规定收集时限：业务结束后30日内需完成材料归集，电子文件需同步备份至档案管理系统；特殊场景下（如项目终止、员工离职），需提前制定档案交接清单，确保档案随业务流程同步转移，避免遗漏。​

（二）档案保管：安全可控，符合标准​

《档案法》第十六条要求企业采取保障档案安全的保管措施。硬件上，档案库房需符合“防火、防盗、防潮、防虫、防光、防磁”标准，配备灭火器、温湿度计、除湿机等设备，电子档案存储服务器需单独部署，与外网物理隔离；管理上，建立档案保管台账，记录档案入库、借阅、销毁等流转信息，电子档案需采用加密存储，定期检测存储介质健康状态；保管期限需严格遵循国家及行业规定，永久保管档案（如企业章程、重大合同）需单独存放，定期检查完好度。​

（三）档案利用：依规授权，全程可溯​

《档案法》第十九条强调档案利用需遵循合法、有序原则。企业需制定档案利用制度：明确不同岗位的档案访问权限（如普通员工可查阅本岗位相关档案，管理层可查阅经营管理类档案），利用电子档案需通过账号密码、人脸识别等身份认证；利用流程需留痕，纸质档案借阅需填写申请表，注明利用目的、期限，电子档案查阅需自动记录操作日志（包括查阅人、时间、内容）；严禁擅自复制、篡改档案，若因工作需要复制，需经档案管理部门审批，并标注“复制件”字样。​

（四）档案销毁：依法依规，全程记录​

《档案法》第二十二条规定档案销毁需符合法定程序。企业需成立档案销毁工作组（由档案、法务、业务部门人员组成），对保管期满且无继续保存价值的档案进行鉴定；鉴定通过后，制定档案销毁清单，明确档案名称、数量、销毁原因，报企业负责人审批；销毁过程需全程监督，纸质档案需委托有资质的机构集中销毁，电子档案需彻底删除（包括备份文件），并拍摄销毁过程视频、留存销毁凭证，销毁清单需永久保存。​

二、企业档案管理年度自查清单​

（一）基础管理自查​

自查档案管理制度是否完善：是否根据《档案法》及行业规定更新制度（如电子档案管理、档案利用等制度），制度是否向全体员工公示；​

自查档案管理机构与人员：是否明确档案管理部门及岗位职责，档案管理人员是否接受过《档案法》及专业技能培训；​

自查档案库房与设备：库房温湿度是否符合标准（温度14-24℃，相对湿度45%-60%），防火、防盗等设备是否正常运行，电子档案存储设备是否定期维护。​

（二）核心环节自查​

收集环节：抽查近一年业务活动形成的材料（如合同、报表），检查是否全部归集至档案管理部门，收集时限是否符合规定；​

保管环节：核对档案保管台账与实际档案数量，检查永久保管档案是否完好，电子档案加密措施是否有效，备份是否完整；​

利用环节：随机抽查档案利用记录，检查访问权限是否与岗位匹配，操作日志是否完整，复制档案是否经审批；​

销毁环节：检查本年度保管期满档案的鉴定、审批流程，销毁清单是否完整，销毁凭证与视频是否留存。​

（三）问题整改与优化​

对自查发现的问题（如部分档案未及时收集、权限设置不合理），制定整改计划，明确整改责任人、期限；​

分析问题成因，若因制度不完善导致，需修订相关制度；若因人员操作不规范导致，需组织专项培训；​

整理自查报告，总结合规亮点与不足，作为下一年度档案管理合规建设的依据，同时将自查报告存档备查。