档案作为重要的信息载体，其有序流转与安全保管直接关系到信息的完整性与可用性。借阅超期会导致档案流通效率降低，影响其他用户的正常使用；档案损坏则可能造成信息丢失或篡改，破坏档案的原始价值。明确两类问题的责任界定标准，制定科学合理的处理方案，是规范档案管理、保障档案安全的重要环节。

一、责任界定

责任界定需基于客观事实，区分“过失”与“故意”、“直接责任”与“间接责任”，避免简单化认定。

对于借阅超期，责任主体为借阅人。若因个人疏忽未按时归还，或明知借阅期限已到仍拖延，均属个人责任；若因不可抗力（如突发疾病、意外事件）导致超期，需提供有效证明，经档案管理部门核实后可减免责任。需注意的是，若借阅人将档案转借给他人导致超期，原借阅人仍需承担主要责任，转借行为本身也应纳入违规处理范畴。

档案损坏的责任界定需结合损坏原因与行为性质。因保管不当（如折叠、污损、潮湿环境存放）导致的轻微损坏，属借阅人过失责任；因故意涂改、撕毁、擅自扫描复制导致的损坏，或因违规携带（如带入易造成污染的场所）造成的严重损坏，属故意违规责任。此外，若档案在借阅期间因不可抗拒的意外（如自然灾害、突发公共事件）受损，且借阅人已尽到合理保管义务，可酌情减轻或免除责任，但需提供现场记录等佐证材料。

二、处理方案：分级处置与预防并重

处理方案应遵循“教育与惩戒结合、恢复与赔偿并举”的原则，根据情节轻重采取差异化措施。

（一）借阅超期的处理

预警机制：在借阅到期前1-3天，通过短信、系统通知等方式提醒借阅人及时归还，减少无意超期情况。

分级处理：超期1-7天内，由档案管理员口头提醒，限期归还；超期8-30天，记录个人档案借阅违规一次，暂停借阅权限1周；超期30天以上，或多次超期（半年内累计3次），除暂停权限1个月外，需提交书面说明，由所在单位或部门协助督促归还。

特殊情况：因工作需要确需延长借阅期限的，需在到期前3天向档案管理部门提交申请，经审批后可延期一次，延期时长不超过原借阅期限的50%。

（二）档案损坏的处理

轻微损坏：如边角磨损、轻微污渍等不影响内容识别的情况，由借阅人提交书面检讨，档案管理部门负责修复（如平整、清洁），记录一次轻微违规，暂不暂停借阅权限。

中度损坏：如页面撕裂、部分内容模糊等影响信息完整性的情况，借阅人需承担修复费用，暂停借阅权限1-3个月；档案管理部门评估修复可行性，必要时委托专业机构处理，修复后需在档案备考表中注明损坏及修复情况。

严重损坏或丢失：如关键内容被涂改、大面积损毁或档案遗失，除全额赔偿档案复制、修复或重新制作的费用外，永久或长期暂停借阅权限；若涉及涉密档案，需按保密法规追究责任，情节严重的移交相关部门处理。

三、保障措施：强化流程与监督

制度先行：在《档案借阅管理办法》中明确超期与损坏的责任条款，让借阅人知晓权利与义务，签署《档案借阅承诺书》。

技术支撑：通过档案管理系统记录借阅时间、到期提醒、归还状态，自动统计超期次数；对重要档案加装借阅跟踪标识，记录借阅全程流转信息。

定期核查：每月对超期档案进行梳理，每季度对损坏档案处理情况进行复盘，优化预警机制与处理流程，减少人为失误导致的问题。

通过清晰的责任界定与规范的处理方案，既能维护档案管理的严肃性，又能引导借阅人增强责任意识，最终实现档案资源的安全保管与高效利用。