档案查阅服务是档案发挥利用价值的核心环节，其中现场查阅因“直接接触档案实体”“使用场景可控”的特点，成为机关、企业、档案馆等机构最常用的查阅形式。但现场查阅过程中，档案的调取、使用、归还每一个环节都存在安全风险。调取时若信息核对失误易拿错档案，使用时若监督缺位可能导致档案涂改、破损、遗失，归还时若清点不细致易遗漏档案部件。因此，规范现场查阅的“档案调取-使用监督-归还清点”全流程，既是保障档案实体安全与信息完整的关键，也是提升查阅服务效率、满足用户合理利用需求的基础，需建立标准化、可追溯的操作流程，实现“安全与利用”的平衡。​

一、现场查阅的档案调取流程​

档案调取是现场查阅的起始环节，核心目标是“精准、快速调取所需档案，同时记录查阅轨迹”，需通过“申请审核-信息核对-档案提取-交接登记”四步操作，确保调取过程规范可控，避免档案错拿或信息泄露。​

（一）申请审核：明确查阅权限与需求​

用户申请现场查阅时，需先完成权限与需求审核，杜绝无权限查阅或超范围查阅：​

身份与权限验证：个人用户需提供有效身份证件（如身份证、工作证），单位用户需提供加盖公章的《档案查阅申请函》及经办人身份证件；档案管理人员需核对用户身份与查阅权限（如根据单位《档案查阅管理办法》，确认用户是否有权查阅涉密档案或敏感档案），对无权限的查阅申请，需明确说明理由并拒绝；​

查阅需求确认：用户需填写《档案查阅申请表》，详细列明所需档案的名称、编号、形成时间、查阅用途（如“用于项目复盘”“用于合规检查”），管理人员需根据申请表信息，初步判断所需档案是否存在、是否符合利用规定（如永久保管档案是否允许现场查阅、涉密档案是否需经审批），对需求模糊的（如仅填写“查阅财务档案”），需引导用户补充信息，避免后续调取时盲目查找。​

（二）信息核对与档案提取​

审核通过后，管理人员需精准定位并提取档案，避免调取错误：​

档案信息核对：根据《档案查阅申请表》，在档案管理系统中检索所需档案的存储位置（如库房编号、密集架编号、层架位置），记录档案的核心信息（如档案编号、载体类型、数量），再前往库房提取；提取前需再次核对档案编号与申请表是否一致，防止因系统信息误差或人为疏忽拿错档案；​

档案提取规范：提取纸质档案时，需轻拿轻放，避免折叠、挤压或撕裂档案，若档案存放在密集架中，需按规范操作密集架（先解锁、再移动、后锁定），禁止强行拉扯架体导致档案掉落；提取特殊载体档案（如照片、磁带）时，需使用专用工具（如胶片镊子、磁带盒），避免直接用手接触载体表面，防止指纹污染或磁粉脱落。​

（三）交接登记：记录调取轨迹​

档案提取后，需与用户完成交接登记，明确责任转移：​

填写《档案调取登记表》：登记表需列明档案名称、编号、数量、调取时间、用户姓名、经办人姓名，用户需签字确认，管理人员需核对签字信息与身份证件一致，确保责任可追溯；

档案状态告知：交接时，管理人员需向用户告知档案当前状态（如“该档案边缘有轻微撕裂，查阅时请注意保护”“照片档案已装入密封袋，禁止自行拆开”），提醒用户遵守使用规范，避免因用户不知情导致档案二次损伤。​

二、现场查阅的使用监督流程​

使用监督是现场查阅的核心环节，目标是“实时监控档案使用过程，防止违规操作”，需通过“指定查阅区域-全程监督使用-违规及时制止”的方式，确保档案在使用中始终处于安全状态。​

（一）指定查阅区域：限定使用范围​

划分专用查阅区：现场查阅需在指定的档案查阅室进行，查阅室需配备固定桌椅、照明设备、监控摄像头（摄像头需覆盖所有查阅位置，确保无监控死角），禁止在库房、走廊、办公室等非指定区域查阅档案，避免档案脱离监控范围；​

查阅区设施配置：查阅桌上需放置“档案保护提示牌”，列明禁止行为（如“禁止涂改、勾画档案”“禁止拍摄、复印未授权档案”“禁止携带饮料、食物入内”），配备无酸纸垫（铺在桌上，防止桌面污渍污染档案）、放大镜（供用户查看细微字迹，避免用户用手触摸档案表面），禁止放置钢笔、圆珠笔、尖锐工具（防止误划档案）。​

（二）全程监督使用：实时监控操作​

动态巡查：管理人员需每15-30分钟对查阅区进行一次巡查，观察用户操作是否规范（如是否有勾画档案、折叠纸张、私自拍摄等行为），检查档案是否放置在无酸纸垫上、是否有脱离用户视线的情况，对多人共同查阅同一档案的，需确认所有查阅人均已登记权限，避免无关人员接触档案；​

特殊档案重点监督：对涉密档案、珍贵档案（如历史手稿），需采取“一对一”监督模式，管理人员需在查阅现场全程陪同，用户每翻阅一页档案需经管理人员确认，禁止用户独自持有档案，查阅结束后需立即收回档案，防止档案失控；​

拍摄与复印管理：若用户申请拍摄或复印档案，需先提交《档案复制申请》，经审批通过后，由管理人员操作拍摄或复印设备（禁止用户自行操作），拍摄时需使用无闪光灯模式，复印时需选择无酸纸张，复制完成后需核对复制件与原件一致，多余复印件需当场销毁，防止信息泄露。​

（三）违规及时制止：纠正不当行为​

轻微违规提醒：若发现用户有轻微违规行为（如档案未放在无酸纸垫上、翻阅速度过快导致纸张摩擦），管理人员需及时口头提醒，告知正确操作方式，避免用户因不了解规范导致违规；​

严重违规处理：若发现用户有涂改、勾画、私藏、拍摄未授权档案等严重违规行为，需立即制止，收回档案，保存相关证据（如监控录像、违规现场照片），根据单位《档案管理处罚办法》进行处理（如通报用户单位、追究责任），情节严重的（如涉及涉密信息），需上报相关部门。​

三、现场查阅的归还清点流程​

归还清点是现场查阅的收尾环节，目标是“确保档案完整归还，恢复存储状态”，需通过“用户归还申请-档案清点核对-状态确认-归档存储”的流程，实现档案闭环管理。​

（一）用户归还申请：发起归还流程​

用户查阅结束后，需向管理人员提交归还申请，说明“查阅完成，申请归还档案”，管理人员需先收回用户持有的《档案调取登记表》，确认归还人与调取人一致，避免他人代还导致责任不清。​

（二）档案清点核对：确保完整无缺​

数量核对：根据《档案调取登记表》，逐一核对归还档案的名称、编号、数量，确认无缺失（如是否有档案页遗漏、附件未归还、特殊载体部件丢失），对多卷/多册档案，需按顺序核对卷号、册号，确保排列顺序与调取时一致；​

状态核对：检查档案状态是否与调取时一致，重点查看是否有新增损伤（如是否有新的撕裂、勾画、污渍，照片是否有褪色、胶片是否有划痕，磁带是否有磁粉脱落），若发现新增损伤，需立即与用户核实情况，填写《档案损伤记录表》，明确责任，必要时按规定要求用户承担修复责任。​

（三）状态确认与归档存储​

用户确认：清点核对无误后，需让用户在《档案归还登记表》上签字确认，登记表需列明归还时间、档案状态、是否有损伤，用户签字后视为归还流程完成；​

归档存储：管理人员需将归还的档案按原存储位置放回库房，纸质档案需放回原档案盒，特殊载体档案需装入专用保护容器（如磁带放回磁带盒、照片装入无酸密封袋），放回密集架时需按规范操作架体，确保档案放置稳固，避免挤压；归档后，需在档案管理系统中更新档案状态为“已归还”，完成整个现场查阅流程的闭环。