长期档案（如永久保管的历史档案、重要合同、合规凭证等）需在数十年甚至上百年的周期内保持信息完整，但其核心载体——纸张与墨水，会随时间自然老化：纸张纤维因水解、氧化逐渐脆化、变色，墨水因色素分解或与纸张发生化学反应导致褪色、模糊，最终可能造成档案信息不可读。研究表明，存储环境对老化速度的影响远大于时间本身。适宜的环境可使纸张寿命延长3-5倍，而恶劣环境（如高温、高湿、强光照）会加速老化，甚至导致档案在短期内损毁。因此，长期档案保管的核心是“优化存储环境”，通过精准控制温湿度、隔绝有害因素，从源头延缓纸张与墨水的老化进程，这也是保障长期档案“永续留存”的根本方案。​

一、温湿度优化：控制老化的核心变量​

温湿度是影响纸张与墨水老化的最关键因素——高温会加速纸张纤维水解与墨水色素分解，高湿会为微生物滋生提供条件（导致纸张霉变、纤维腐蚀），同时加剧墨水与纸张的化学反应。长期档案存储需建立“恒温恒湿”环境，核心优化方案如下：​

（一）温度控制：稳定在“低活性区间”​

长期档案库房的适宜温度为14-24℃，最佳温度为18-20℃，需避免温度超过25℃或低于10℃：​

温度稳定性：采用恒温空调系统，确保温度波动幅度不超过±2℃/天、±5℃/月，避免昼夜温差过大导致纸张热胀冷缩，加速纤维断裂；库房需远离热源（如暖气片、空调出风口、阳光直射区域），可在库房墙面加装保温层（如挤塑板、岩棉板），减少外界温度对内部环境的影响；​

分区控温：若库房内存放不同类型的长期档案（如纸质档案、照片档案），可按载体特性分区控温——纸质档案区维持18-20℃，对温度更敏感的墨水档案（如毛笔书写的历史档案）可将温度控制在16-18℃，进一步降低老化活性。​

（二）湿度控制：维持“安全平衡区间”​

长期档案库房的适宜相对湿度为45%-60%，需避免湿度超过65%（微生物易滋生）或低于40%（纸张易脆化、墨水易干裂）：​

湿度调节设备：配备工业级除湿机（潮湿季节启用）与加湿器（干燥季节启用），结合湿度传感器实现自动调控，传感器需每2小时记录1次湿度数据，确保湿度波动不超过±5%/天；库房地面铺设防潮垫，墙面涂刷防潮涂料（如环氧树脂防潮漆），减少地面与墙面的湿气渗透；​

局部湿度补充：对珍贵长期档案（如孤本档案、历史手稿），可在存储容器（如无酸档案盒、玻璃柜）内放置硅胶干燥剂（每立方米空间放置50-100g），干燥剂需用透气纸袋包裹，避免直接接触档案；每月检查干燥剂吸湿状态（变色硅胶由蓝变粉即需更换），确保局部湿度稳定在45%-50%的最佳范围。​

二、光照优化：隔绝紫外线与强光损伤​

光照（尤其是紫外线）是加速墨水褪色与纸张氧化的“隐形杀手”——紫外线会破坏纸张纤维的分子结构，导致纸张泛黄、脆化，同时分解墨水中的色素成分（如毛笔墨中的碳黑虽稳定，但彩色墨水、打印墨水的色素易被紫外线分解），造成字迹模糊。长期档案存储需建立“避光”环境，核心优化方案如下：​

（一）隔绝紫外线：阻断源头损伤​

窗户与照明改造：库房窗户需安装防紫外线玻璃（如镀膜玻璃、夹胶玻璃），或粘贴防紫外线贴膜（紫外线阻隔率需≥99%），避免阳光中的紫外线进入；若库房无自然采光需求，可直接封闭窗户，采用人工照明；​

照明设备选择：选用无紫外线的照明光源，如LED灯（色温3000K-4000K，避免冷白光）、白炽灯，禁止使用荧光灯（含紫外线）；照明灯具需安装灯罩，避免光线直接照射档案架，灯具与档案架的距离需≥1.5米，减少光照强度；​

存储位置规划：将长期档案架远离窗户、灯具等光照源，优先放置在库房中部或背光区域；珍贵档案需装入不透明的无酸档案盒，避免光线透过容器照射档案，进一步隔绝光照影响。

（二）控制光照时长与强度​

减少光照时长：长期档案库房需遵循“按需照明”原则，仅在取放档案时开启灯具，取放完成后立即关闭，每日累计照明时长不超过2小时；若库房配备智能照明系统，可设置“人来灯亮、人走灯灭”的感应模式，避免无人时照明浪费；​

降低光照强度：库房内的光照强度需控制在50勒克斯（lx）以下（可通过光照计测量），对特别敏感的墨水档案（如彩色打印档案、染料型墨水书写档案），光照强度需进一步降低至30勒克斯以下，防止强光加速色素分解。​

三、空气质量优化：减少有害气体与粉尘污染​

空气中的有害气体（如二氧化硫、氮氧化物、臭氧）与粉尘，会通过“接触腐蚀”或“吸附渗透”加速纸张与墨水老化：有害气体会与纸张纤维发生化学反应，导致纤维脆化，同时与墨水中的成分结合，造成字迹变色；粉尘会吸附在纸张表面，不仅磨损纸张纤维，还可能携带微生物或酸性物质，加剧局部腐蚀。长期档案存储需优化空气质量，核心方案如下：

（一）隔绝有害气体：建立“净化屏障”​

通风系统改造：库房通风需采用“过滤通风”模式，在通风口安装活性炭过滤器（可吸附二氧化硫、氮氧化物）与HEPA高效过滤器（可过滤微小颗粒），定期更换过滤器（每3个月更换1次），确保进入库房的空气经过净化；避免在雾霾天或周边有污染源（如工厂、公路）时开窗通风，防止有害气体进入；​

减少内部污染源：库房内禁止存放可能释放有害气体的物品（如油漆、清洁剂、塑料制品），档案架优先选择无甲醛的金属架或经过脱脂处理的木质架（避免木质释放酸性物质）；若库房内安装消毒设备，禁止使用含臭氧的消毒方式（臭氧会加速纸张氧化），可选用紫外线消毒（需在无人时使用，避免照射档案）。​

（二）控制粉尘污染：实现“无尘存储”​

地面与墙面处理：库房地面需铺设防尘地板（如PVC防尘地板、环氧树脂地板），避免使用易起尘的水泥地或木地板；墙面采用光滑、易清洁的涂料（如乳胶漆），定期用吸尘器（配备HEPA过滤器）清洁墙面灰尘，每月至少1次；​

档案存储防护：长期档案需装入密封的无酸档案盒，盒盖与盒身需紧密贴合，防止粉尘进入；档案架需加装防尘罩（如透明塑料防尘罩），减少架体表面粉尘堆积；取放档案时需戴无粉手套，避免手指接触导致粉尘转移，同时禁止在库房内吸烟、饮食，防止人为产生粉尘或污染物。​

四、存储容器优化：匹配长期保管需求​

存储容器是长期档案的“直接保护壳”，不当的容器（如含酸纸盒、塑料盒）会释放有害物质，加速纸张与墨水老化，需选择“无酸、稳定、透气”的容器，核心优化方案如下：​

（一）容器材质选择：优先“无酸可逆”材料​

档案盒与文件夹：需选用符合《档案用品安全标准》的无酸档案盒（pH值7.0-8.5，中性或弱碱性），避免使用普通纸盒（含酸性物质）；文件夹需选择无酸牛皮纸文件夹或塑料文件夹（材质为聚丙烯，不含增塑剂），禁止使用含PVC的塑料文件夹（会释放氯化氢气体）；​

特殊档案容器：对珍贵长期档案（如历史手稿、孤本档案），可使用无酸牛皮纸信封或亚麻布制成的收纳袋，这类材料透气性好，且不会释放有害物质；若档案尺寸较大（如大幅图纸），需使用无酸卷纸筒（内部填充无酸纸）进行卷存，避免折叠导致纸张损伤。​

（二）容器使用规范：避免“过度包裹”​

适度密封：档案盒需密封但不过度包裹，确保盒内空气可轻微流通（避免潮湿时盒内湿气积聚），若档案盒配备密封胶条，需选择无酸、可逆的胶条，避免长期密封导致盒盖与盒身粘连；​

分层存储：档案盒在档案架上需“竖放”存储，盒与盒之间保留1-2cm的间隙，便于空气流通；每层层板上的档案盒数量不超过10个，避免重量过大导致下层档案盒变形，影响内部档案保存。​