国家规范对电子档案存储格式的选用提出了明确要求，其核心是通过标准化引导，确保电子档案的长期保存、跨域共享和安全可控。这些规范既涵盖基础性的格式技术要求，也包含适配不同领域、不同类型档案的差异化指引，为档案管理机构提供了“必须遵循的底线”和“推荐采用的方向”。遵循国家规范选用存储格式，不仅是合规性要求，更是规避技术风险、保障档案价值延续的关键举措，需结合档案的特性、生命周期和利用场景，在规范框架内实现科学选用。​

一、选用的核心原则​

国家规范下的格式选用需坚守若干核心原则，这些原则是判断格式适用性的基本标尺，贯穿选用决策的全过程。​

合规性优先原则是首要前提，即所选格式必须符合国家强制性标准（如《电子文件归档与电子档案管理规范》中的格式要求），优先选用列入国家标准推荐清单的格式（如OFD、PDF/A等）。对涉及国家秘密、重要民生信息的档案，需严格遵循涉密信息系统相关格式规范，禁止使用未经安全认证的格式。合规性是格式选用的“红线”，不可因技术便利或成本因素突破。​

长期可读性原则是核心目标，国家规范强调格式需具备“长期保存的技术稳定性”：优先选择开放格式（技术标准公开、不依赖特定厂商）；格式应具备较好的向后兼容性（新版本能兼容旧版本内容）；避免选用厂商已明确计划淘汰或支持周期短的格式。即使某些封闭格式符合短期使用需求，也需按规范要求制定转换为长期保存格式的计划。​

适用性匹配原则要求格式与档案特性适配，国家规范针对不同类型档案（如文本、图像、音视频）提出了差异化指引：文本档案需优先选用支持元数据嵌入、排版稳定的格式；图像档案需兼顾分辨率、压缩比与保真度的平衡；音视频档案需考虑编码效率与解码兼容性。适用性意味着格式既不能“功能过剩”导致资源浪费，也不能“能力不足”影响档案完整性。

二、需考量的关键因素​

在国家规范框架内选用格式，需系统考量若干关键因素，这些因素是规范要求的具体落地体现。​

格式的标准化程度是核心考量，国家规范优先推荐采用国际标准、国家标准或行业标准明确的格式：国际标准格式（如PDF/A、TIFF）在跨国家、跨地区共享中更具优势；国家标准格式（如OFD）更贴合国内政务、民生等领域的应用场景；行业标准格式（如特定领域的专业数据格式）适用于行业内专用档案。标准化程度低的私有格式，仅可在规范允许的短期业务流转中使用，且必须有转换为标准格式的预案。​

安全可控性是规范强调的重点，需评估格式在加密、防篡改、权限管理等方面的支持能力：符合国家密码管理局要求的格式（如支持SM4加密算法）可用于涉密或敏感档案；具备数字签名嵌入功能的格式（如支持国密算法签名）更适用于需确保真实性的档案（如合同、审批文件）；避免选用存在已知安全漏洞或解析工具不可控的格式，防范信息泄露风险。​

系统兼容性需满足规范中的互操作性要求，所选格式应能适配国家推荐的电子档案管理系统、政务信息共享平台等公共基础设施：在跨部门移交、上下级联动时，格式应能实现无缝流转，避免出现内容丢失、格式错乱；需支持主流操作系统（Windows、Linux等）和常用终端设备（电脑、移动端）的访问需求，符合国家电子政务平台的兼容性标准。

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三、不同类型档案的选用指引​

国家规范针对不同类型电子档案的特性，给出了更具体的格式选用指引，体现了“分类施策”的思路。​

文本类电子档案（如公文、合同、报表等），国家规范推荐优先选用OFD、PDF/A格式：OFD作为我国自主可控的开放格式，支持国产加密算法和元数据扩展，适配政务领域需求；PDF/A作为国际通用的归档格式，在跨域共享中优势明显，需选用符合PDF/A-1a、PDF/A-2a级别的版本（支持文本提取和元数据完整）。禁止将未转换的办公软件私有格式（如某些厂商的doc、xls格式）作为长期保存格式，短期流转使用后需按规范转换。​

图像类电子档案（如扫描件、照片、图纸等），规范要求根据分辨率和用途选用：档案扫描件优先选用TIFF（非压缩或LZW压缩）、JPEG2000格式，确保长期保真；地图、工程图纸等矢量图像，推荐采用SVG、DXF等开放格式；普通照片类档案可选用JPEG（压缩比不超过1:10），但需保留原始分辨率版本。禁止使用专利限制严格或压缩算法易导致信息丢失的格式（如某些早期proprietary图像格式）。​

音视频类电子档案（如会议录像、采访录音等），规范强调格式的编码效率与解码兼容性：音频档案优先选用FLAC（无损压缩）、MP3（适用于非重要档案）；视频档案推荐采用H.264/AVC、H.265/HEVC（需符合国家音视频编码标准），避免使用编码效率低或解码设备依赖强的格式。音视频档案需按规范要求同时保存元数据文件（如拍摄时间、设备信息），确保档案的背景信息完整。​

特殊类型电子档案（如数据库、三维模型等），规范要求采用专用标准格式：数据库档案需导出为XML、CSV等通用格式并保留数据结构说明；三维模型档案推荐使用IFC、STL等开放格式；科研数据档案需遵循《科学数据管理办法》中的格式规范，确保数据可解析、可复用。特殊格式需在归档时附格式说明文档，按规范要求纳入元数据管理。​

四、选用的保障措施​

为确保按国家规范选用格式落地见效，需建立配套的保障措施，形成“选用-审核-监控-更新”的闭环管理。​

建立格式选用清单制度，各单位需依据国家规范，结合本领域档案特点，制定本单位的《电子档案存储格式选用清单》，明确“推荐使用”“限制使用”“禁止使用”的格式类别，并根据国家规范更新情况动态调整。清单需报上级档案管理部门备案，作为格式选用的内部依据。​

强化审核校验机制，在电子档案归档环节设置格式合规性审核节点：通过技术工具自动校验格式是否符合国家规范要求（如是否为推荐格式、元数据是否完整）；对特殊格式需人工审核其转换计划是否符合规范；审核结果作为档案接收的必要条件，不符合要求的档案需退回整改。​

动态管理与转换机制是长期保障，按国家规范要求：定期评估在用格式的合规性（如厂商支持情况、标准更新情况）；对因规范更新导致不再符合要求的格式，及时启动转换程序（转换为新的推荐格式）；建立格式转换的技术规范（确保转换过程中内容不丢失、元数据可继承），转换后需保留转换记录以备查验。​

培训与能力建设确保规范落地，开展针对档案管理人员的国家规范培训（重点讲解格式选用要求和判断标准）；配备格式检测、转换的专业工具，提升技术实操能力；定期组织格式选用合规性自查，对照国家规范查找偏差并整改，确保选用行为持续符合要求。​

国家规范下的电子档案存储格式选用，本质是通过标准化手段实现“技术可控”与“价值保障”的平衡。它既不是对技术选择的过度限制，也不是简单的“一刀切”，而是在规范框架内为档案管理机构提供清晰的指引和灵活的空间。遵循这些指南，档案管理机构既能满足合规性要求，又能有效规避“格式过时导致档案失效”“跨域共享因格式壁垒受阻”等风险，最终实现电子档案“存得下、读得出、用得上、传得开”的管理目标，让电子档案的价值在规范轨道上得到长久延续。