跨境业务中的档案出境审批需遵循多层次法律体系。核心依据包括《中华人民共和国档案法》第二十五条，明确禁止擅自携带国家所有档案及其复制件出境，确需出境的需办理审批手续。2024年施行的《档案法实施条例》进一步细化分类管理：一级档案严禁出境，二级档案需国家档案局审批，三级及未定级档案由省级档案主管部门审批，同时要求涉及数据出境的需同步满足《数据安全法》《个人信息保护法》等数据跨境规定。

在数据安全领域，国家网信办2025年政策问答明确，重要数据和超量个人信息出境必须通过安全评估，自贸试验区可制定数据出境负面清单，清单外数据免予申报。例如，上海自贸区允许金融机构传输日常经营数据，但需符合国家安全和审慎原则。此外，欧盟《通用数据保护条例》（GDPR）要求数据出境需具备“充分性认定”，美国CFIUS审查则强化对涉及关键技术、基础设施及敏感数据的交易管控。

一、审批流程与操作要点

n 申请材料与分类分级

申请人需提交《携带、运输、邮寄档案出境申请书》、境外邀请函、档案原件或复制件及文件级目录等基础材料。档案分类直接影响审批层级：

一级档案：严禁出境，无审批可能。

二级档案：需向国家档案局提交包含档案内容、用途、接收方资质等信息的专项申请，审批周期通常为20个工作日。

三级及未定级档案：由省级档案主管部门审批，如广东省要求申请人通过政务服务网提交材料，并同步完成数据出境安全评估。

n 数据出境合规叠加

若档案包含个人信息或重要数据，需同步完成以下步骤：

安全评估：涉及100万条以上个人信息或重要数据出境的，需通过国家网信办安全评估。截至2025年3月，已完成298个评估项目，不通过率15.9%。

认证或标准合同：个人信息出境可选择通过认证或签订标准合同，如Temu在欧盟市场采用联邦学习技术实现“数据可用不可见”，规避GDPR合规风险。

负面清单应用：自贸试验区内企业可利用负面清单豁免部分数据出境申报，例如天津、北京等地已对汽车、医药等17个领域开放便利通道。

n 跨部门协同与审查

审批常涉及多部门联动：

保密审查：涉密档案需先通过保密行政管理部门审核，如某企业因未对涉及国家秘密的招商文件进行预审查，导致审批被拒。

行业监管：金融企业境外上市时，需同时满足证监会、银保监会及档案部门要求，国恩股份案例显示，会计档案出境需单独履行审批程序。

海关核验：申请人需主动向海关申报档案出境信息，提交批准文件，否则可能面临扣押或行政处罚。

二、行业实践与典型场景

n 金融领域：境外上市与数据流动

企业境外发行证券时，需对招股书、审计报告等档案进行合规处理：

保密协议签订：与证券服务机构签订保密协议，明确境外接收方的保管责任，如国恩股份要求合作方不得向境外监管机构擅自提供敏感文件。

数据本地化存储：在欧盟市场，金融数据需符合GDPR“数据最小化”原则，Shein通过动态脱敏技术仅向客服开放部分用户信息，降低泄露风险。

n 跨境电商：供应链协同与隐私保护

Temu、Shein等企业采用技术手段平衡合规与效率：

联邦学习：在巴西物流优化中，本地数据仅上传模型梯度，满足数据本地化要求，分拣准确率提升23%。

区块链存证：清关数据通过HyperledgerFabric加密上链，欧盟市场清关时效从72小时缩短至8小时。

n 科技行业：关键技术与安全审查

涉及人工智能、半导体等领域的档案出境需警惕CFIUS审查：

交易申报：对美投资若涉及关键技术，即使非控股也需强制申报，2024年新增59个军事设施周边房地产纳入审查范围。

技术规避：采用多方安全计算（MPC）实现支付风控，原始数据全程加密，欺诈率下降18%。

三、风险防控与合规建议

n 档案分类与动态管理

分级标识：建立档案分类清单，明确密级与开放范围，如浙江省要求对未开放档案进行“四性”（真实性、完整性、可用性、安全性）检测。

定期复核：每三年开展档案解密评估，对超过保密期限的文件及时调整密级，避免过度限制利用。

n 技术手段与安全加固

全链路加密：采用国密SM4与AES-256-GCM混合加密，结合双向mTLS认证，拦截异常爬虫请求，提升API接口可用性至99.99%。

应急备份：建立“在线同城复制+离线磁带备份”架构，如浙江省档案馆通过分布式存储将档案保密期延长至200年。

n 国际合规与争议解决

规则互认：关注RCEP、DEPA等国际协定中的数据条款，利用自贸试验区政策优势探索跨境数据流动试点。

争议处理：与境外接收方约定争议解决适用中国法律，如某企业因未在合同中明确管辖法院，导致跨境档案纠纷处理耗时两年。

四、挑战与未来趋势

当前审批面临三大挑战：

标准碎片化：不同国家对“重要数据”定义差异显著，如欧盟将生物识别数据列为敏感信息，而美国更关注地理定位数据。

技术迭代压力：量子计算对传统加密技术构成威胁，需提前布局后量子加密方案。

跨部门协作效率：金融数据出境需协调档案、网信、行业监管等多部门，流程冗长，建议推广“一窗通办”模式。

未来，随着《规范和促进数据跨境流动规定》落地，负面清单制度将进一步扩大适用范围，企业可重点关注以下方向：

自动化合规引擎：如Temu开发RegTech系统，自动生成符合GDPR、CCPA的API接口文档，响应时间从72小时缩短至15分钟。

国际规则参与：通过“全球数据安全倡议”等平台推动跨境数据治理标准制定，增强话语权。

跨境档案出境审批既是合规义务，也是企业全球化运营的重要支撑。通过建立“分类分级-技术防护-动态响应”的全流程管理体系，企业可在保障国家安全的前提下，实现档案资源的高效跨境利用，为“双循环”新发展格局提供坚实保障。