《中华人民共和国个人信息保护法》（以下简称“个保法”）自2021年11月1日施行以来，对各领域的个人信息处理活动产生了深远影响。人事档案作为记录个人职业经历、教育背景、健康状况等敏感信息的重要载体，其管理工作面临着更高的合规要求。本文将深入分析个保法对人事档案管理的具体影响，并结合实际案例探讨应对策略，为相关机构和从业人员提供参考。

一、个保法对人事档案管理的核心要求

（一）合法性基础与最小必要原则

个保法明确规定，处理个人信息需具备合法、正当、必要的目的，并遵循最小必要原则。在人事档案管理中，这意味着档案收集应限于实现管理目的的最小范围，例如仅采集与员工岗位需求直接相关的信息，避免过度收集身份证号、生物识别信息等敏感数据。例如，某企业在招聘时要求应聘者提供婚姻状况、生育史等与工作无关的信息，即违反了最小必要原则。

（二）知情同意与信息主体权利

个保法要求个人信息处理者在收集、使用个人信息前，需以显著方式告知信息主体相关事项，并取得其明确同意。对于人事档案中的敏感信息（如健康状况、政治面貌），还需单独取得同意。同时，信息主体享有查询、更正、删除档案信息的权利。例如，员工发现档案中的学历信息错误时，有权要求企业更正；离职后，员工可要求删除不再需要的个人信息。

（三）数据安全与风险防控

个保法要求个人信息处理者采取加密、权限管理、定期审计等措施保障数据安全。人事档案管理中，需对电子档案系统进行安全评估，防止数据泄露。例如，某高校通过部署防火墙、入侵检测系统，并采用区块链技术对档案数据进行加密存储，确保了档案信息的不可篡改和可追溯。

二、人事档案管理面临的挑战与合规调整

（一）档案收集与存储的合规性重构

收集范围的精细化调整：需重新梳理档案内容，剔除不必要的信息。例如，某事业单位在个保法实施后，不再强制要求员工提供宗教信仰、基因信息等非必要数据。

存储方式的安全升级：电子档案需采用加密技术，并定期进行数据备份。例如，石家庄学院建立了档案管理信息系统，通过光盘和移动存储介质离线保存数据，实现“纸质+数字”双备份。

（二）权限管理与访问控制的强化

分级授权机制：根据岗位职责设置不同的访问权限。例如，某企业将档案查阅权限分为“只读”“编辑”“删除”三级，仅授权人力资源部门负责人拥有最高权限。

操作日志与审计：需记录所有访问和修改行为，以便追溯。例如，明光市建立干部人事档案数据库，对每一次档案操作进行详细记录，确保“有迹可循”。

（三）数据共享与跨境传输的严格限制

内部共享的合规流程：向其他部门提供档案信息时，需明确处理目的和范围，并取得员工同意。例如，某医院在向科研部门提供员工健康数据时，需与接收方签订协议，明确数据仅用于学术研究。

跨境传输的安全评估：如需向境外传输档案信息，需通过国家网信部门的安全评估。例如，某跨国企业在向海外总部传输员工档案前，委托专业机构进行风险评估，并获得监管部门批准。

三、典型案例与应对策略

（一）数据泄露事件的法律后果

2025年，某服饰品牌因第三方客服供应商管理不善，导致部分客户个人信息泄露，被监管部门处以罚款并责令整改。这一案例警示人事档案管理需强化第三方风险管理，定期对合作方进行安全审计。例如，某高校在与档案数字化外包公司合作时，要求对方签署保密协议，并在加工场所安装监控设备，全程监督档案处理过程。

（二）数字化转型中的技术应用

某市通过区块链技术实现电子证照上链，确保档案数据的真实性和防篡改性。员工可通过APP随时查看和授权使用个人档案信息，同时企业可通过区块链节点验证信息的完整性。这种技术方案不仅提升了档案管理效率，还满足了个保法对数据安全的要求。

（三）档案服务的便捷化与合规化平衡

某省启用流动人员人事档案电子印章，实现调档函、存档证明等业务的远程办理。员工通过线上平台提交申请，系统自动生成加盖电子印章的文件，既提高了服务效率，又通过数字签名技术保障了信息安全。这一案例表明，技术创新可在提升服务体验的同时，有效落实个保法要求。

四、未来发展趋势与建议

（一）技术驱动的档案管理革新

人工智能辅助审核：利用OCR识别技术自动校验档案材料的完整性和准确性，减少人工审核的主观性和错误率。例如，某市教育局通过智能平台对教师档案进行深度审核，及时发现并提醒缺失材料。

隐私计算技术的应用：采用联邦学习、同态加密等技术，在保护个人信息的前提下实现跨部门数据共享。例如，某城市通过隐私计算平台，在不泄露原始数据的情况下，为政府部门提供人才结构分析服务。

（二）制度与流程的持续优化

动态更新管理制度：根据个保法修订和行业标准更新，及时调整档案管理规范。例如，京津冀三地联合发布人力资源服务区域协同标准，明确了直播招聘、网络招聘会等场景中的个人信息保护要求。

员工培训与意识提升：定期组织合规培训，强化管理人员的法律意识。例如，某区通过“新老结对”和专项审核实践，提升档案工作人员的业务能力和风险防控意识。

（三）多方协同的治理模式

政企合作与行业自律：企业、政府、行业协会共同制定自律规范，推动全行业合规发展。例如，枣庄市公共就业和人才服务中心通过“源头管理机制”，建立了从档案接收、录入到利用的全流程监管体系。

公众参与与监督：鼓励员工参与档案管理，建立反馈机制。例如，某企业开通线上渠道，员工可随时查询档案状态并提出意见，形成良性互动。

个保法的实施对人事档案管理提出了更高的要求，既是挑战也是机遇。通过技术创新、制度优化和多方协同，可实现档案管理的合规化、智能化与便捷化。未来，随着数据安全技术的不断发展和法律体系的完善，人事档案管理将在保护个人信息权益的同时，更好地服务于企业发展和社会治理。相关机构和从业人员需持续关注法律动态，积极探索创新，确保档案管理工作在合规框架下高效运行。