重大活动作为组织或机构发展过程中的重要事件，会产生大量具有保存价值的文件、资料、声像等档案。这些档案是活动的真实记录，对于总结经验、传承文化、解决纠纷等具有重要意义。为了确保重大活动档案的完整性、准确性、系统性和安全性，便于日后的查阅和利用，特制定本专项管理方案。仅供参考。

一、管理目标

全面、及时、准确地收集、整理、保管和利用重大活动过程中形成的各类档案，确保档案的齐全完整、分类科学、保管安全、利用便捷，为组织或机构的历史传承、决策参考和文化建设提供有力支持。

二、适用范围

本方案适用于组织或机构举办的各类重大活动，包括但不限于庆典活动、会议活动、赛事活动、展览活动、纪念活动等。

三、组织架构与职责分工

（一）组织架构

成立重大活动档案管理领导小组，负责统筹协调重大活动档案管理工作。领导小组组长由活动负责人担任，副组长由相关分管领导担任，成员包括活动各部门负责人、档案管理部门负责人等。

设立重大活动档案管理工作小组，具体负责档案的收集、整理、保管、利用等日常工作。工作小组组长由档案管理部门指定专人担任，成员包括活动各部门指定的档案联络员。

（二）职责分工

领导小组职责

制定重大活动档案管理工作的总体目标和方针政策。

协调解决档案管理工作中遇到的重大问题和困难。

对档案管理工作进行监督和考核。

工作小组职责

制定重大活动档案收集清单和工作流程。

指导和督促活动各部门做好档案的收集、整理和移交工作。

对收集到的档案进行分类、整理、编号、编目和保管。

负责档案的查阅、复制、借阅等利用服务工作。

定期对档案管理工作进行总结和汇报。

活动各部门职责

明确本部门的档案联络员，负责本部门档案的收集、整理和初步审核工作。

按照档案收集清单和工作流程，及时向工作小组移交本部门形成的档案材料。

配合工作小组做好档案的整理、鉴定和利用等工作。

四、档案管理内容与要求

（一）档案收集

收集范围

活动筹备阶段：包括活动策划方案、审批文件、经费预算、组织架构、人员名单、场地租赁协议、宣传方案等。

活动举办阶段：包括活动通知、会议记录、领导讲话、嘉宾发言、活动照片、视频、音频、新闻报道、活动成果文件（如获奖名单、成果报告等）、活动现场的各类文件材料（如节目单、邀请函、签到表等）。

活动结束阶段：包括活动总结报告、财务决算报告、档案移交清单、后续工作处理文件等。

其他与活动相关的具有保存价值的文件材料，如往来函件、合作协议、纪念品清单等。

收集要求

各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。

收集的档案材料应真实、准确、清晰，符合档案管理的有关规定。对于电子文件，应确保其格式规范、可读性强，并做好备份工作。

档案收集工作应贯穿活动的全过程，从活动筹备开始到活动结束后规定时间内完成收集和移交工作。

（二）档案整理

整理原则

遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系。

区分文件材料的保存价值，确定合理的保管期限（永久、定期）。

按照统一的分类标准和编号规则进行整理，做到分类科学、编号准确、排列有序。

整理步骤

分类：根据活动的性质、内容和档案的载体形式，将收集到的档案材料分为文书档案、声像档案、实物档案等类别。其中，文书档案可按照活动阶段、文件类型等进一步细分；声像档案包括照片、视频、音频等，应按照时间、主题等进行分类；实物档案包括奖杯、证书、纪念品等，应按照类别、名称等进行分类。

编号：对分类后的档案材料进行编号，建立档案编号体系。编号应具有唯一性和可识别性，便于档案的管理和查阅。例如，文书档案可采用 "活动名称 + 年度 + 类别 + 顺序号" 的编号方式；声像档案可采用 "活动名称 + 时间 + 载体类型 + 顺序号" 的编号方式。

编目：编制档案目录，包括案卷目录、文件目录、声像档案目录、实物档案目录等。目录应详细记录档案的基本信息，如档案名称、编号、形成时间、内容摘要、保管期限、存放地点等，以便于检索和利用。

装订与装具：对于文书档案，应按照规定的格式和要求进行装订，使用符合档案保护要求的装订材料。声像档案和实物档案应分别装入相应的装具，如相册、光盘盒、实物档案盒等，并在装具上注明档案的基本信息。

（三）档案保管

保管场所

设立专门的档案库房或档案保管区域，确保档案存放环境符合档案保护的要求。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防高温、防有害气体等条件，保持适宜的温度（14-24℃）和相对湿度（45%-60%）。

档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架、密集架等，并按照档案的分类和编号顺序进行排列，便于管理和查找。

保管措施

建立健全档案保管制度，定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。

对声像档案和电子档案，应定期进行备份和转换，确保其可读性和完整性。对于照片档案，应避免阳光直射和潮湿环境，防止照片褪色、霉变；对于视频和音频档案，应定期检查存储介质的状态，及时进行复制和转换。

做好档案库房的清洁卫生工作，保持库房内整洁有序。

（四）档案利用

利用范围

档案利用应遵循合法、合理、有效的原则，仅限于组织或机构内部相关人员因工作需要查阅和利用档案。如需对外提供利用，应按照规定的程序进行审批。

对于涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，未经批准不得对外提供利用。

利用方式

查阅：档案利用者可到档案保管场所查阅档案，档案管理人员应提供必要的查阅条件和帮助。

复制：根据利用者的需求，可对档案进行复制，如复印、扫描、翻拍等。复制档案应按照规定的程序进行审批，并做好复制记录。

借阅：对于确需借出档案的情况，应办理借阅手续，明确借阅期限和归还要求。借阅者应爱护档案，不得损坏、涂改、丢失档案。

利用登记

建立档案利用登记制度，对档案的利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅的档案名称、编号、数量等信息。登记记录应妥善保存，以备查询和统计。

（五）档案鉴定与销毁

鉴定工作

定期对档案进行鉴定，确定档案的保存价值和保管期限。鉴定工作应由档案管理部门会同活动各部门及相关专业人员组成鉴定小组，按照国家和地方有关档案鉴定的规定和标准进行。

对于已超过保管期限的档案，应重新鉴定其保存价值。经鉴定仍具有保存价值的档案，应延长保管期限；经鉴定确无保存价值的档案，可按照规定的程序进行销毁。

销毁程序

对确需销毁的档案，应编制档案销毁清册，列出销毁档案的名称、编号、数量、形成时间、保管期限等信息。销毁清册应经鉴定小组审核、档案管理部门负责人签字同意，并报组织或机构负责人批准。

档案销毁工作应指定两人以上负责监销，确保销毁过程符合保密规定。销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字确认，并将销毁清册归档保存。

六、工作流程

（一）活动筹备阶段

成立档案管理领导小组和工作小组，明确各部门的档案管理职责和档案联络员。

工作小组制定重大活动档案收集清单和工作流程，明确档案收集的范围、时间、方式和要求，并下发至活动各部门。

组织开展档案管理培训工作，对活动各部门的档案联络员进行档案收集、整理、移交等方面的培训，提高其档案管理意识和业务水平。

（二）活动举办阶段

各部门档案联络员按照档案收集清单和工作流程，及时收集本部门形成的档案材料，并进行初步整理和审核。

工作小组定期到各部门检查档案收集情况，指导和帮助各部门解决档案收集过程中遇到的问题。

对于活动过程中形成的重要档案材料，如领导讲话、重要会议记录、活动照片和视频等，工作小组应及时进行收集和整理，确保档案的及时归档。

（三）活动结束阶段

各部门在活动结束后规定时间内，将本部门形成的全部档案材料整理完毕，并填写档案移交清单，向工作小组移交档案。

工作小组对各部门移交的档案进行清点、检查和验收，确保档案的齐全完整、分类科学、整理规范。对于不符合要求的档案，应退回相关部门重新整理。

工作小组对收集到的全部档案进行统一整理、编号、编目和保管，建立重大活动档案数据库，实现档案的信息化管理。

工作小组撰写重大活动档案管理工作总结，报档案管理领导小组审核。总结内容包括档案收集、整理、保管、利用等工作的开展情况，存在的问题和不足，以及改进措施和建议等。

（四）档案利用阶段

档案利用者按照规定的程序和要求，向档案管理部门提出利用申请。

档案管理人员对利用申请进行审核，符合条件的，提供相应的档案利用服务，并做好利用登记记录。

对于借出的档案，档案管理人员应及时跟踪和催还，确保档案按时归还。

（五）档案鉴定与销毁阶段

按照规定的时间间隔，组织开展档案鉴定工作，成立鉴定小组，对已超过保管期限的档案进行鉴定。

根据鉴定结果，编制档案销毁清册，报相关领导审批。

按照审批后的销毁清册，组织开展档案销毁工作，做好监销记录。

七、保障措施

（一）人员保障

配备专业的档案管理人员，确保其具备相应的档案管理知识和业务技能。

加强对档案管理人员和档案联络员的培训和教育，定期组织参加档案管理业务培训和学术交流活动，不断提高其业务水平和综合素质。

（二）经费保障

合理安排档案管理工作经费，确保档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等工作的顺利开展。

加大对档案管理设备和设施的投入，配备必要的档案装具、保护设备、信息化设备等，提高档案管理的现代化水平。

（三）制度保障

建立健全重大活动档案管理各项规章制度，如档案收集制度、整理制度、保管制度、利用制度、鉴定与销毁制度、安全保密制度等，确保档案管理工作有章可循。

加强对制度执行情况的监督检查，对违反制度的行为及时进行纠正和处理，确保制度的有效落实。

（四）技术保障

采用先进的档案管理信息技术，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化管理和信息化检索利用。

加强对电子档案和数字资源的安全管理，采取必要的技术措施，如数据备份、加密、防火墙等，确保档案信息的安全可靠。

八、监督与评估

（一）监督机制

档案管理领导小组定期对重大活动档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、保管、利用等工作的开展情况，制度执行情况，人员履职情况等。

建立社会监督机制，鼓励和接受组织或机构内部员工、相关利益方对档案管理工作的监督和举报，对举报问题及时进行调查和处理。

（二）评估指标

档案收集齐全率：评估档案收集工作的完整性，计算公式为（实际收集档案数量 ÷ 应收集档案数量）×100%。

档案整理规范率：评估档案整理工作的规范性，计算公式为（规范整理档案数量 ÷ 整理档案总数）×100%。

档案保管完好率：评估档案保管工作的有效性，计算公式为（完好档案数量 ÷ 保管档案总数）×100%。

档案利用满意度：通过问卷调查等方式，收集档案利用者对档案利用服务的满意度评价。

（三）评估结果应用

对监督检查和评估过程中发现的问题，及时下达整改通知书，要求相关部门和人员限期整改。

将档案管理工作纳入组织或机构的绩效考核体系，对在档案管理工作中表现突出的部门和个人进行表彰和奖励，对工作不力的进行批评和问责。

九、应急预案

（一）风险识别

识别重大活动档案管理过程中可能面临的风险，如自然灾害（火灾、水灾、地震等）、人为灾害（盗窃、破坏、误操作等）、设备故障（服务器故障、存储设备损坏等）、不可抗力因素（战争、疫情等）等。

（二）应急措施

针对自然灾害，制定相应的防范和应急处理措施。如在档案库房安装火灾报警系统、自动灭火装置、防水防潮设施等；制定灾害发生时的档案抢救和转移方案，明确抢救责任人、抢救步骤和转移地点等。

针对人为灾害，加强档案库房的安全保卫工作，安装门禁系统、监控设备等；建立档案借阅和使用审批制度，防止档案被盗、被破坏或被误操作。

针对设备故障，定期对档案管理设备和设施进行检查和维护，建立设备故障应急预案，确保在设备出现故障时能够及时修复或切换到备用设备，不影响档案管理工作的正常开展。

针对不可抗力因素，如战争、疫情等，制定档案的异地备份和远程访问方案，确保在特殊情况下档案信息的安全和可利用性。

（三）应急演练

定期组织开展档案管理应急预案演练，检验应急预案的可行性和有效性，提高档案管理人员应对突发事件的能力和水平。演练内容包括灾害预警、档案抢救、数据备份、应急恢复等环节。

十、附则

（一）方案解释权

本方案由组织或机构的档案管理部门负责解释。

（二）方案实施时间

本方案自发布之日起实施。