档案销毁必须严格遵循《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》及地方性法规。2024年10月1日实施的《河南省档案条例》明确要求：档案销毁需经3人以上鉴定小组书面鉴定、单位法人代表签字及主管部门备案。郑州市规定，销毁前需编制销毁清册，列明档号、文号、责任者等关键信息，并由至少两人监销。

核心原则：

合法性：所有销毁行为需符合国家及地方规定，未经审批不得擅自销毁。

安全性：确保档案信息不可恢复，防止泄露（如采用物理销毁或专业数据擦除技术）。

环保性：选择环保销毁方式（如熔浆处理、生物分解），避免污染。

可追溯性：销毁清册永久保存，过程视频记录至少10年。

一、全流程操作指南

（一）档案鉴定与分类

组建鉴定小组

由档案部门、业务部门及法律顾问组成3人以上小组，依据《机关档案保管期限表》及行业标准（如医疗行业遵循HIPAA），逐卷鉴定档案价值。

可销毁范围：保管期限已满且无保存价值的档案（如一般性文件草稿、临时会议记录）。

需保留档案：涉及国家秘密、知识产权、个人隐私或具有历史价值的档案，需重新划定保管期限。

分类与登记

按载体类型（纸质、电子、磁介质）及保密级别分类，建立《档案销毁清册》，记录档案名称、数量、形成时间等信息。

电子档案需注明存储介质类型（如硬盘、U盘）及数据擦除标准（如NIST800-88或BMB21-2019）。

（二）审批与备案

内部审批

销毁清册需经档案部门负责人、分管领导逐级签字确认，重大项目档案销毁需提交领导班子会议审议。

示例流程：经办人填写申请→部门审核→档案部门复核→分管领导审批→法人代表签字。

外部备案

涉及国家秘密或重要行业档案（如金融、医疗），需向同级档案主管部门或保密局提交《档案销毁申请书》及清册，获取备案回执。

特殊情况：郑州市规定，专业性强或需保密的档案可延长移交期限，但销毁仍需提前备案。

（三）销毁实施与监督

销毁方式选择

纸质档案：

普通文件：使用工业级碎纸机（单次处理量≤2kg）或熔浆处理（温度≥1200℃）。

涉密文件：委托具备《涉密载体销毁资质》的第三方机构，采用焚烧（配备尾气处理装置）或安全填埋。

电子档案：

数据擦除：使用符合NIST800-88标准的软件（如DoD5220.22-M覆写3次），确保存储介质不可恢复。

物理销毁：对硬盘、光盘等采用粉碎、消磁或化学溶解，优先选择数据销毁一体机。

环保替代方案：生物分解（15-30天）或回收再生，需与环保部门认可的机构合作。

现场监督与记录

销毁过程需全程录像，安装至少6路监控摄像头，覆盖销毁设备、操作人员及残渣处理区域。

监销人（2人以上）需核对实际销毁数量与清册一致，填写《销毁现场记录单》，注明时间、地点、方式及参与人员。

第三方机构需出具《销毁证明》，包含销毁清单、技术参数及负责人签字，作为合规凭证。

（四）残渣处理与记录归档

残渣管理

纸质残渣需压缩打包后送专业焚烧厂，电子介质碎片需密封保存或委托环保公司处理，避免二次污染。

涉密档案残渣需经粉碎后深埋或熔浆，确保无法复原。

档案归档

将销毁清册、审批文件、现场记录、第三方证明及监控视频刻盘，与全宗卷一同永久保存。

电子档案销毁后，需在档案管理系统中标记为“已销毁”，并同步更新库存台账。

二、风险防控与常见问题

法律风险

未备案私自销毁最高可处50万元罚款，环保不达标可能被责令停业整顿。

建议定期开展合规审计，重点核查销毁清册、审批流程及第三方资质。

操作误区

电子档案未彻底清除：仅删除文件或格式化硬盘无法满足合规要求，需采用专业擦除工具并验证数据不可恢复。

忽视地方性规定：如郑州市要求销毁档案需在指定地点进行，且销毁机构需具备《危险废物经营许可证》。

应急处理

若审计发现问题，需立即提供“销毁清单-审批流-监控记录”三级证据包，并配合调查。

涉及重大泄密风险时，应启动应急预案，向保密部门报告并采取补救措施。

三、数字化转型建议

系统辅助

使用档案管理系统设置自动到期提醒，在线审批流程可缩短至1小时，并生成数字销毁证书。

采用区块链技术存证，确保销毁时间戳不可篡改，提升审计可信度。

流程优化

推行流水线分工：20人负责分类登记，30人执行物理销毁，10人处理电子数据，每日公示销毁进度并设置奖励机制。

租赁移动销毁车，实现“上门服务+现场监督”，减少运输风险。

四、地方合规要点

特殊要求

金水区规定，销毁清册需经档案业务主管部门批准，监销人需在销毁清册上签字并注明销毁方式。

涉及行政执法档案销毁，需同步向法制部门备案，并留存执法记录。

第三方选择

优先选择本地具备《河南省危险废物经营许可证》的机构，并签订保密协议。

电子档案销毁服务商需通过国家保密局BMB21-2019认证，确保数据安全。

档案销毁是信息安全的最后防线，需全流程闭环管理。通过严格执行鉴定、审批、销毁、记录四大环节，结合数字化工具与第三方专业服务，可有效规避法律风险，同时提升管理效率。建议定期组织培训，强化操作人员合规意识，并关注地方政策动态，确保销毁工作始终符合最新要求。