我们大家都知道，在很早之前想查询一份档案难于上青天，不仅仅面临着档案时间远久的问题，其中工作人员也面临着堆积如山的资料，更无从下手，看一眼就很头大！同时档案工作人员交接不当，更加重了档案查阅的困难。给企业部门、政府机关都来了非常的不便利。

先举个例子来说下“户籍档案，传统的纸质档案在查询时，需要我们提供很多的详细证明”最主要是人工翻阅查找，实属浪费时间。像地方区，同一个地址下往往有上百家的人口村落城镇，尤其对于年代久远、被查询人后代又不甚了解，光通过一个姓名，要查询到信息更是难上加难，翻阅查找难度就更大了。”我国本身是世界第一人口的泱泱大国，这下就给各个省区的公安部门带了很多烧脑问题。

当然“户籍档案”只是人事类的其中一项(国家基本专业档案目录(第二批50种))就已经把我们搞得头大了，目前说到这里，单纯的小白们可能不知道我们的口中说的“档案”其实也是分很多种类的！我带大家大概了解一下：档案大类里就有“文书类”“人事类”，“民生类”“政务类”“经济类”“文化类”而这些类目里面又包含很多小项，我暂时就不一一细说了。

所以企业、高校、政府机关等部门都要面临档案管理这个烧脑活儿，怎么从简保管，还保障档案不丢失、查询速度快都是棘手问题。回归到我们今天围绕的主题，纸质档案的保存还需要一定的温度、湿度，保存条件较为严苛。因保存年代久远后，很容易出现发黄、变脆、破损、装订散架等情况，而在每次翻阅查找过程中，又极易造成新的损坏。

而电子档案是通过数字化前期扫描纸质档案，产生高清像素图片，存入存储设备。用户查询时输入需求，后台算法通过对存储电子档案进行识别，得出针对性的查询结果。档案数字化的应用减轻了窗口工作人员需要离开工位、手工检索查找等负担，大大缩短了各个行业部门工作人员的等待时间，加快了窗口的办事效率。而无纸化只是数字化的第一步，能够随时调取这千万页信息，真的一点都不夸张!

档案管理系统能够高效的提供档案检索、图像调阅、库藏统计、数据导出、用户管理等功能服务，实现对原始档案的电子调档查询。遇到档案页面原始字迹模糊，还可放大缩小进行辨认，并增加了打印功能，大大方便了各个行业工作人员随时查档调阅。查询用时从原先10至20分钟缩短至5分钟以内，大大提升了工作效率。

而档案管理系统，为企事业单位的档案现代化管理，提供完整的解决方案，档案管理系统既可以自成系统，为用户提供完整的档案管理和网络查询功能，通过建立统一的标准，规范整个文件管理，包括规范各业务系统的文件管理；构建完整的档案资源信息共享服务平台，支持档案管理全过程的信息化处理，包括：材料的收集、移交接收、归档、存储管理、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅、借阅利用和编研发布等等功能。形成更加完善的现代化信息管理网络！

网上档案阅档功能

实现单位内部或异地对干部档案的查阅要求。在查档过程中，系统进行全面的日志记录，对信息传输、用户访问、数据打印等进行了全面的安全设计。

档案业务处理功能

紧密结合组织部门档案管理工作，完成日常档案业务处理功能。主要包括：档案案卷管理、档案资料的管理、档案信息审核等功能。

查询处理、统计分析

根据不同的需求实现对数据库人员信息、档案信息的综合查询及统计分析功能，条件设置灵活，结果以二维表、柱状图等形式显示。包括数据的发送、接收；数据的备份、恢复；用户管理、日志管理功能以及事务提醒等。