档案作为组织和个人在各项活动中直接形成的具有保存价值的原始记录，是重要的信息资源和知识资产。随着信息化时代的发展，档案的利用需求日益增长，档案借阅成为档案服务的重要环节。然而，在档案借阅过程中，面临着权限管理不清晰、借阅行为难以追溯等问题，影响了档案的安全性和完整性，也降低了档案的利用效率。因此，设计一套科学合理的档案借阅制度，建立完善的权限分级和追溯机制，对于规范档案借阅行为、保障档案安全、提高档案利用效益具有重要意义。

一、权限分级设计

（一）分级原则

根据借阅者的身份、职责和档案的重要程度、密级等因素，遵循"最小授权"和"权责对等"的原则进行权限分级，确保只有具备相应权限的人员才能借阅与其职责相关的档案，同时明确各层级人员的借阅责任。

（二）权限等级划分

普通员工级

适用对象：组织内普通工作人员，包括新入职员工、基层业务人员等。

借阅权限：可借阅与自身工作任务直接相关的非涉密、非敏感档案，如普通业务文件、一般性会议记录等。对于此类档案，可直接通过档案管理系统提交借阅申请，经部门主管审批后即可借阅。

限制：不得借阅涉及组织核心业务、商业秘密、个人隐私等重要档案，不得将借阅的档案转借他人，不得擅自复制、修改档案内容。

部门主管级

适用对象：各部门负责人，如科室主任、项目经理等。

借阅权限：除拥有普通员工级的借阅权限外，还可借阅本部门范围内的重要档案，如部门年度工作计划、工作总结、财务报表等，以及与其他部门业务相关的非涉密档案。借阅本部门重要档案时，可直接申请，系统自动审批；借阅其他部门非涉密档案，需经对方部门主管同意后，由档案管理部门审批。

限制：对借阅的档案负有管理责任，需监督本部门员工对档案的使用情况，不得泄露档案中的敏感信息，如需复制档案，需注明复制用途并进行登记。

管理层级

适用对象：组织的中高层管理人员，如副总经理、总监等。

借阅权限：可借阅组织内除绝密级档案外的所有档案，包括涉及组织战略规划、重大决策、商业机密等重要档案。借阅此类档案，需提前向档案管理部门提交详细的借阅申请，说明借阅目的、使用范围等，经档案管理部门负责人和组织分管领导审批后方可借阅。

限制：严格遵守档案保密规定，不得将档案内容泄露给无关人员，借阅的档案仅限在指定范围内使用，如需携带档案外出，需办理特殊审批手续。

外部人员级

适用对象：与组织有业务往来的外部单位人员、科研机构人员、实习人员等。

借阅权限：根据合作协议或具体业务需求，经组织相关部门审核同意后，可借阅指定的非涉密档案。外部人员借阅档案，需由组织内对口部门人员作为担保人，填写外部人员借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限、使用方式等，经对口部门主管、档案管理部门负责人和组织分管领导审批后，方可借阅。

限制：借阅的档案不得带离指定的查阅场所，不得复制、拍摄档案内容，确需复制的，需经档案管理部门特别批准，借阅期满后需及时归还档案。

（三）权限申请与变更

新员工入职或人员岗位变动时，所在部门需及时向档案管理部门提交权限申请或变更申请，档案管理部门根据人员职责和岗位要求，审核并分配相应的借阅权限。

员工因工作需要临时增加借阅权限时，需填写权限临时申请表，说明申请理由、临时权限期限等，经部门主管和档案管理部门负责人审批后生效。临时权限期限届满后，系统自动收回新增权限。

员工离职时，所在部门需及时通知档案管理部门，档案管理部门在确认员工已归还所有借阅档案后，收回其所有借阅权限。

二、追溯机制设计

（一）借阅记录全程跟踪

利用档案管理信息系统，对档案借阅的全过程进行实时记录，包括借阅人员信息（姓名、部门、岗位、权限等级等）、借阅档案信息（档案名称、编号、密级、类型、存放位置等）、借阅时间、借阅目的、审批人信息、归还时间、归还状态（正常归还、逾期归还、损坏归还等）、复制记录（复制时间、复制份数、复制用途等）以及档案使用过程中的操作记录（如查阅、修改、下载等）。这些记录应永久保存，以便随时查阅和追溯。

（二）异常情况预警与处理

建立逾期未还预警机制，系统在档案借阅期限届满前3个工作日，自动向借阅人员和其部门主管发送预警信息，提醒按时归还档案。对于逾期未还的档案，系统再次发送催还通知，并记录逾期次数和逾期时长。

当发现档案有损坏、丢失等异常情况时，借阅人员应立即向档案管理部门报告，档案管理部门组织调查，确定责任主体。如因借阅人员保管不当造成档案损坏或丢失，按照相关规定进行处理，如要求赔偿、追究责任等；如因不可抗力等因素造成档案损坏或丢失，需经档案管理部门和组织相关领导审核确认后，采取相应的补救措施。

（三）档案使用行为监管

对于电子档案，通过系统日志记录用户的访问和操作行为，如登录时间、访问页面、下载记录、修改痕迹等，对异常的访问和操作行为进行实时监控和预警。例如，当同一用户在短时间内频繁下载大量档案或对档案进行异常修改时，系统自动触发预警机制，通知档案管理部门进行核查。

对于纸质档案，在借阅和归还时，档案管理人员需对档案的完整性、完好性进行检查，记录检查结果。在档案存放区域安装监控设备，对档案的存取过程进行视频监控，监控视频保存一定期限，以便在出现问题时进行查阅和追溯。

（四）追溯信息查询与利用

档案管理部门和授权的管理人员可通过档案管理信息系统，随时查询档案借阅的追溯信息，包括单个档案的借阅历史、某个借阅人员的借阅记录、异常情况的处理结果等。查询时需按照规定的权限和流程进行，确保追溯信息的安全和保密。

追溯信息可作为档案管理评估、责任追究、违规处理等的重要依据。例如，在发生档案泄密事件时，通过追溯信息可以迅速确定泄密的环节和责任人；在评估档案利用效益时，通过分析借阅记录可以了解档案的使用频率和使用效果，为优化档案管理和服务提供参考。

三、制度实施与保障

（一）宣传与培训

组织全体员工开展档案借阅制度培训，讲解权限分级和追溯机制的具体内容、操作流程和注意事项，使员工熟悉自己的借阅权限和责任，掌握正确的借阅申请和使用方法。同时，通过内部公告、宣传手册等方式，宣传档案管理的重要性和制度要求，提高员工的档案保护意识和合规意识。

（二）技术支持

选用先进的档案管理信息系统，确保权限分级和追溯机制的功能得以实现。加强系统的安全防护，采用身份认证、访问控制、数据加密等技术手段，保障档案信息和追溯记录的安全。定期对系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和可靠性。

（三）监督与考核

建立档案借阅制度执行情况的监督机制，档案管理部门定期对档案借阅记录进行检查和分析，查看是否存在违规借阅、权限滥用、追溯信息不全等问题。将档案借阅制度的执行情况纳入员工绩效考核体系，对严格遵守制度、表现良好的员工进行表彰和奖励；对违反制度、造成档案安全隐患或损失的员工，按照相关规定进行严肃处理。

（四）持续改进

随着组织业务的发展和档案管理需求的变化，定期对档案借阅制度进行评估和修订，根据实际情况调整权限分级标准和追溯机制的内容，确保制度的科学性和有效性。广泛收集员工和外部用户的意见和建议，不断优化档案借阅流程和服务，提高档案管理水平。