档案的定义为：档案是国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中直接形成的、有一定保存价值的、各种形式的历史记录。也可以简单理解为，档案是人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录，其原始记录性是本质属性。

一、档案的法定定义解析

法律界定

根据《中华人民共和国档案法实施条例》第二条，档案是指"过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录"。

该定义包含六个核心要素：时间维度（过去和现在）、形成主体（多元性）、活动领域（9大类）、形成特点（直接性）、价值属性（保存价值）和载体形式（多样性）。

定义延伸特征

原始记录性：档案必须是当时当地直接形成的原始材料，具有不可复制的办文特征和时代印记

动态扩展性：2024年实施条例明确将"生态文明""军事"等新兴领域纳入法定范围，地方还可补充确定特色档案（如民族风貌、历史人物等）

效力等同原则：传统载体档案与电子档案具有同等法律效力，标志着档案管理进入双轨制时代

二、档案分类标准体系

基础分类维度

内容性质：文书档案/科技档案（科研/基建/设备）/专门档案（会计/人事/诉讼等）；科技档案需按DA/T 99-2024标注元数据。

保管期限：永久（分一/二/三级）/长期（16-50年）/短期（≤15年）；分级标准由国家档案主管部门制定。

载体形式：纸质/电子/声像（照片/录音/录像）/实物档案 ；电子档案需符合《电子文件归档规范》。

创新分类实践

档号编制新规：2025年实施的DA/T 13-2022标准新增基建、设备二级门类代码，专业档案实行"一级门类+二级扩展"分类模式

区域特色分类：重庆市2025年新条例要求单列"成渝双城经济圈建设"专项档案，新疆将"兵地融合档案"设为独立门类

三、管理应用要点

定义执行边界

禁止擅自扩大档案范围（如个人工作笔记不属于法定档案）

销毁档案必须经过价值鉴定和审批程序

分类操作规范

全宗内档案需按"年度-机构-保管期限"三级分类

电子档案应采用"四性检测"（真实性/完整性/可用性/安全性）确保合规

四、发展趋势前瞻

2025年多地新规显示：档案分类正从"保管导向"转向"利用导向"，建议关注人工智能自动标引、区块链存证等新技术对分类体系的影响。