在档案管理的日常工作里，一张小小的请假条，往往会引发“是否需要归档”的讨论。尽管它看似微不足道，但背后涉及的是人事管理的规范性、员工权益的保障性以及档案资源的凭证价值。接下来，我们将从判断标准、操作流程和管理要点三个方面，深入探讨请假条归档的科学方法。

一、三类请假条须完整归档

请假条是否需要归档，不能一概而论，而要依据其信息价值和管理需求来决定。根据现行档案管理规范，虽然没有对请假条归档作出统一的强制要求，但在实际操作中，需区分不同情形：

对于普通员工的短期日常病假、事假条，若仅记录临时性休假，对单位核心业务和历史记录影响较小，通常无需归档。这样做可以避免档案冗余，提高管理效率。

然而，以下几类请假条则必须进行完整归档：

涉及员工重要权益的长期病假条（需附医疗证明）、产假条（含生育证明）、工伤假条（含鉴定材料）等，这些材料与员工权益、人事管理及合规性密切相关，是处理劳动纠纷等问题的重要依据。

领导干部的请假条，其审批流程关乎岗位权责，反映了单位的管理架构和决策程序，具有重要的管理参考价值。

特殊时期（如重大项目、单位变革期）的请假记录，对工作连续性有参考价值，有助于后续工作的衔接和追溯。

二、请假条归档流程：

科学合理的归档流程是确保请假条档案质量的关键。以下是具体的操作步骤：

收集环节：由人事部门按月汇总各部门的请假条，在收集过程中，要重点关注需要归档的特殊类型请假条，同时确保证明材料齐全，如医疗证明、生育证明等。

整理环节：按照请假类型（如病假、产假等）、部门或时间进行分类排序，采用“部门代码+年份+流水号”的格式进行编号，例如“HR-2025-001”，这样可以方便后续的查找和管理。

编目环节：编制电子或纸质目录，目录内容应包含请假人、请假类型、请假时间、审批人等信息，并仔细核对信息的准确性，确保目录与实际档案一一对应。

装订装盒环节：采用棉线、无酸纸等合规材料进行装订，避免使用金属物，以防锈蚀档案。装订完成后，将档案装入档案盒，并在档案盒上标注类别、年度、保管期限等信息。

移交入库环节：人事部门与档案管理部门办理交接手续，双方签字确认后，将档案按保管期限上架存放，确保档案的安全和有序管理。

三、把握三大核心管理要点

内容完整性管理：在归档时，必须严格核查请假条与证明材料是否齐全，杜绝虚假材料混入档案。例如，产假条必须附生育证明，工伤假条必须附鉴定文件，确保档案的真实性和可靠性。

科学设定保管期限：根据材料的重要性，区分保存时长。涉及员工权益的请假条，如长期病假、产假、工伤假等相关材料，应长期保存（30年或永久）；普通查考类的请假条，可短期保存（10年）。同时，要定期对保管期限进行复审调整，确保档案管理的科学性和合理性。

安全保密与环境维护：严格遵守保密制度，未经授权不得调阅档案，保障员工信息的安全。档案存放环境要控制好温湿度（温度14℃-24℃，湿度45%-60%），并做好防火、防虫、防光等措施，延长档案的使用寿命。

档案管理无小事，请假条归档看似琐碎，却直接影响着人事管理的规范性和档案资源的凭证价值。通过科学合理地管理请假条档案，不仅能提升单位的管理水平，还能在关键时刻发挥档案的重要作用，维护单位和员工的合法权益。