全宗号是档案管理中非常核心的概念，可以简单理解为：档案馆给“档案形成单位”分配的唯一“身份证号码”，用来区分不同单位的档案，避免混淆。

一、全宗号的定义

核心作用：

标识档案的“来源单位”，即这份档案是哪个机构（如机关、企业、学校、医院等）形成的。

例如：

市教育局的档案全宗号是“001”，市第一中学的全宗号是“032”，两者通过全宗号明确区分。

某企业在档案馆备案的全宗号为“Q-056”，该企业所有档案的全宗号均为“Q-056”。

术语来源：

“全宗”是档案学中的专业概念，指一个独立单位（如机关、组织、个人）在社会活动中形成的全部档案。全宗号就是给每个“全宗”分配的唯一代码。

二、全宗号的作用

区分档案“归属”

档案馆可能保存成百上千个单位的档案，全宗号就像“门牌号”，让档案管理员一眼就能知道某份档案属于哪个单位。

例：看到档号“032-W-2023-05”，立刻知道这是“全宗号032的单位”（如某中学）的文书档案。

保障档案系统性

同一个全宗号下的档案，必须属于同一个单位，不能混杂其他单位的文件，确保档案的“来源纯净性”。

例：若某局和下属单位合并，原下属单位的全宗号可能被注销，档案并入主单位的全宗号下。

方便跨年度管理

无论档案是哪一年形成的，全宗号始终不变，便于长期追踪同一单位的档案。

例：某企业2010年和2025年的档案，全宗号都是“Q-056”，查询时可按全宗号快速归集。

三、全宗号由谁分配？如何编制？

分配主体

各级国家综合档案馆：负责给管辖范围内的立档单位（如政府机关、企事业单位）分配全宗号。

单位内部档案机构：若单位未向档案馆移交档案（如企业自建档案库），可自行编制全宗号，但需遵循内部规则。

编制规则

代码形式：通常为数字、字母或数字+字母组合，简洁易记。

例：

政府机关可能用纯数字（如“001”“002”）；

企业可能用“Q-001”（“Q”代表“企业”）；

学校可能用“XX-032”（“XX”代表“学校”）。

唯一性原则：一个全宗号只能对应一个立档单位，永久不变（除非单位撤销或合并）。

四、全宗号与其他档号要素的区别

简单类比：

全宗号≈“省代码”（如广东省是44），类目号≈“市代码”（如广州市是01），年度≈“年份”，案卷号≈“街道门牌号”。组合起来就是“44-01-2023-05”，精准定位到具体档案。

五、实际应用场景

档案馆查询：

工作人员接到“查询某中学2018年基建档案”的需求，会先通过全宗号“032”锁定该中学的所有档案，再按类目号（如“K1”基建）和年度“2018”查找具体案卷。

单位内部管理：

大型企业可能有多个子公司，每个子公司分配独立全宗号（如总公司全宗号“Q-001”，子公司A“Q-002”、子公司B“Q-003”），便于分部门管理档案。

六、注意事项

全宗号不可随意更改：

若单位名称变更（如“市第一中学”更名为“市实验中学”），全宗号仍保持不变，仅在档案目录中注明更名情况。

单位撤销后的处理：

若单位合并或撤销，其全宗号通常注销，档案并入接收单位的全宗号下，或作为“历史全宗”单独保存（如标注“已撤销单位”）。

与“目录号”的区别：

部分旧标准中“目录号”可能等同于全宗号，但现代档案管理中，目录号一般指案卷目录的编号，属于更细分的层级（如全宗号→目录号→案卷号）。

全宗号是档案的“源头标识”，就像每个人的“籍贯代码”，核心功能是回答“这份档案从哪里来”。掌握全宗号的逻辑，能快速理清档案管理的基本框架，尤其是在多单位档案混杂的场景中，它是最基础的“分类钥匙”。