在档案管理领域，除了“卷”和“件”这两种核心保管单位外，还有许多与档案分类、存储、管理流程相关的常见单位或概念。

一、保管单位体系

1）盒

定义：档案装具的基本单位，用于盛放“件”或“卷”，通常为无酸纸档案盒或硬壳塑料盒。

作用：便于档案上架、搬运和保护，一盒可容纳数十件文件或若干卷，盒外需标注全宗号、盒号、保管期限等信息。

2）柜（架）

定义：档案库房中的存储设备，如密集架、档案柜等，用于按顺序排列档案盒。

编号规则：通常按库房区域编号（如“3号库房A区5号柜”），形成层级化存储体系。

3）库房

定义：档案集中存放的物理空间，需满足温湿度控制、防火、防虫、防潮等专业要求。

管理单位：大型档案馆可能按全宗、门类划分不同库房（如“文书档案库房”“科技档案库房”）。

二、管理基础概念

1）全宗

定义：一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的全部档案，是档案管理的基本单位。

核心原则：体现档案的“来源原则”，确保同一全宗内档案的不可分割性（如“XX市政府全宗”“XX大学全宗”）。

2）门类

定义：按档案内容或载体划分的基本类别，如文书档案、科技档案、会计档案、音像档案、实物档案等。

作用：指导分类方案制定，不同门类档案的整理规则和保管要求差异显著（如会计档案需单独组卷，音像档案需标注载体类型）。

3）分类方案

定义：档案分类的逻辑框架，通常按“年度—机构—问题—保管期限”等维度组合制定。

示例：

文书档案：年度—机构—保管期限

科技档案：项目—阶段—保管期限

4）档号

定义：档案的唯一标识符，用于固定档案位置并便于检索，通常由多层代码组成。

结构示例：

全宗号（如“003”）+分类号（如“W”文书档案）+案卷号（如“2025-01”）+件号（如“001”）。

三、流程与技术术语

1）保管期限

定义：根据档案价值确定的保存时间，分为永久（无限期保存）、定期（如30年、10年等）。

依据：国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等标准。

2）归档

定义：将办理完毕且具有保存价值的文件转化为档案的过程，包括整理、鉴定、移交等环节。

时间要求：文书档案通常在次年6月底前完成归档，科技档案需在项目结束后及时归档。

3）鉴定

定义：判断档案价值，确定保管期限或是否销毁的过程，分为归档鉴定（判断文件是否归档）和到期鉴定（判断是否延长保存或销毁）。

4）编目

定义：编制档案目录（如案卷目录、文件目录），记录档案的基本信息（如文号、题名、日期、保管期限等），便于检索。

5）数字化

定义：通过扫描、拍照等技术将纸质档案转化为电子文件，建立档案数据库。

配套概念：OCR（光学字符识别）、元数据（描述电子档案的数据，如文件格式、扫描时间）。

6）检索工具

定义：用于查找档案的工具，包括传统的纸质目录（如《全宗指南》《归档文件目录》）和数字化检索系统（如档案管理软件的全文检索功能）。

7）移交

定义：档案在单位内部部门之间、上下级单位之间或向档案馆的转移过程，需填写《档案移交清册》，履行签字手续。

8）密级

定义：档案涉及国家秘密或敏感信息的等级，分为绝密、机密、秘密，涉密档案需单独管理并严格控制访问权限。

9）载体

定义：档案的存储形式，包括传统载体（纸质、胶片、磁带）和电子载体（光盘、硬盘、U盘），不同载体需采用针对性的保管措施（如电子档案需定期备份）。

四、专业档案的特殊单位

在特定领域档案中，还存在一些专属概念：

工程项目档案：以“项目”为基本管理单位，按立项、设计、施工、验收等阶段组卷，如“XX高速公路项目档案”。

人事档案：以“个人”为单位，每人单独建档，按“卷”整理（如《干部档案整理工作细则》规定的立卷规则）。

会计档案：以“年度—形式”为单位，如“2025年记账凭证”“2024年财务报表”，需按册装订并标注起止日期。

档案管理的核心在于通过标准化的单位和流程，实现档案的完整性、系统性和可利用性。从“全宗—门类—保管单位”的逻辑体系，到“归档—鉴定—数字化”的操作流程，每个概念都服务于“有效管理档案资源”这一目标。实际工作中需结合《档案法》《归档文件整理规则》（DA/T22）等国家标准，灵活运用各类单位和技术手段。