在档案管理体系中，档案统计是一项基础性且至关重要的工作，它如同精准的“数字标尺”，丈量着档案工作的全貌，为档案的科学管理与决策提供坚实的数据支撑。对于新手档案员而言，掌握档案统计的核心逻辑与操作要点，是开启专业履职之路的关键一步。

一、档案统计的核心目标

根据《机关档案管理规定》，各机关单位需构建完善的档案统计体系，涵盖档案实体（如数量、载体形式）、管理动态（如出入库、利用情况）、设施设备、人员配置等全维度数据，并通过定期编制统计年报，向上级部门报送年度档案工作分析报告。其核心目标可概括为“摸清家底、动态监控、辅助决策”——通过系统化的数据采集与分析，实现对档案资源的精准把控，确保档案工作规范有序开展。

二、统计范围与关键指标解析

档案统计的广泛性体现在“事无巨细”的特性上，分为多个核心统计维度：

1.人员配置统计

档案馆（局）表：需严格依据机构编制文件统计“定编人员”，以正式文件为唯一依据，确保数据权威性。

档案室表：区分“专职”与“兼职”人员。专职人员指档案工作领导小组及管理网络中的核心经办人员，负责全流程管理；兼职人员则承担材料收集、初步整理等辅助工作。需注意，部分单位存在“只填兼职不填专职”的违规操作，这违背了档案工作责任制中“专人专责”的要求。

2.档案实体统计

纸质档案：核心难点在于“卷/件”区分。根据《机关档案管理规定》，文书、照片等档案一般以“件”为单位整理，科技、会计档案则以“卷”为单位。实际操作中，部分单位存在“跨年度混合管理”（如2000年前以卷、2001年后以件）的情况，需结合历史管理习惯灵活处理。需特别注意：未收集、未整理、未归档的文件材料不属于统计范畴，此类情况可能涉嫌违反《档案法》。

电子档案：需严格区分“电子文件”与“电子档案”。仅有完成归档流程（如元数据完整、格式规范、脱离原系统独立存储）的电子文件，才具备统计资格。办公OA系统中未归档的电子数据，仅为“数据资产”而非“档案资产”。

传统载体档案：照片（以“张”为单位）、录音录像（以“盘”为单位）等需关注归档率。现实中，大量数码素材因存储于个人设备未及时归档而流失，凸显“归档意识薄弱”的共性问题。

3.保管期限与数字化成果统计

档案室需区分“永久”与“定期（30年/10年）”档案统计，需注意特殊档案（如婚姻登记档案保管期100年）的定性问题。常见错误包括“永久+定期数量＞档案总数”，反映填报态度不严谨。

档案数字化成果统计需明确“GB（容量）”与“万幅（数量）”单位，避免重复计算原始扫描件、处理件等不同版本数据，确保统计口径统一。

三、实操难点与应对策略

1.数据源头治理

统计困境往往源于前端管理缺失。例如，文件材料散存于科室、电子文件未归档、实物档案未登记等，导致“无档可统”。解决路径需从“收集-整理-归档”全流程抓起，确保档案实体完整规范。

2.卷件区分与历史衔接

对于混合管理的档案（如跨年度卷件并存），可建立“时间轴台账”，按年度划分保管单位类型，并附情况说明。同时，参考《档案整理基本方法》等规范，通过档号编制规则（如卷式档号含“卷号”、件式档号含“件号”）辅助区分。

3.信息化工具应用

全国档案事业统计已从纸质填报升级至网络直报系统，新手需熟练掌握数据校验规则（如逻辑关系自动审核），利用系统提示功能规避低级错误，提升填报效率。

四、新手如何进阶

档案统计不应止步于“机械数数”，而应成为管理优化的引擎。例如：

通过“利用数据”分析高频需求领域，优化档案开放与服务策略；

对比“设施设备使用数据”，评估硬件配置合理性；

追踪“人员结构数据”，为团队建设提供参考。

正如《档案法》强调的“管好用好档案”，统计工作的终极价值，在于以数据驱动档案事业从“被动保管”向“主动治理”转型。