科技档案的价值能否有效发挥，关键在于整理环节的规范性。新手档案员需掌握从组卷到编目的全流程操作，确保档案“收得全、理得清、查得快”。

一、组卷原则：遵循规律，保持有机联系

组卷是将零散科技文件转化为有序档案的核心步骤，需把握两大原则：

1.按形成规律分组：

科研文件按“课题立项→实验研究→成果鉴定”阶段组卷；

基建文件按“项目前期→施工→竣工验”流程组卷；

设备文件按“采购验收→安装调试→维护保养”周期组卷。

2.灵活处理特殊文件：

管理性文件：如项目批复、会议纪要，归入对应项目卷宗，按时间或重要程度排列；

通用图与标准图：可单独组卷或插入相关项目，同时在备考表注明图号及关联项目；

变更文件：设备维修记录可插入原卷或单独组卷，但需在原卷备考表标注“后续变更见XX卷”。

二、排列规则：逻辑清晰，便于检索

卷内文件排列需兼顾“系统性”与“易用性”，常见规则如下：

1.总体顺序：

文字材料在前，图样在后；

译文在前，原文在后；

正件在前，附件在后（如合同正文在前，补充协议在后）。

2.分类排列示例：

科研类：按“可行性研究报告→实验记录→结题报告→成果申报材料”顺序排列；

基建类：按“立项批复→设计图纸→施工日志→监理报告→竣工验收单”顺序排列；

设备类：按“采购合同→开箱验收单→安装手册→运行记录→维修工单”顺序排列。

三、编目与载体制作：细节决定质量

1.页号编写：

以卷为单位，从“1”开始，空白页不编号；

已有页号的文件（如成册报告）保持原号，确保连续不中断；

卷内目录、备考表不编页号。

2.案卷封面与脊背：

题名：需包含项目名称、阶段、文件类型，如“XX公司XX产品研发项目・设计阶段・技术图纸”；

档号：由“全宗号+分类号+案卷号”组成，如“QZ-2025-KJ・KY-001”（全宗号QZ，2025年科研类第1卷）；

脊背：重复标注题名、档号、保管期限，便于档案上架后快速识别。

3.卷内目录与备考表：

目录：置于卷首，记录文件序号、编号、责任者、题名、页数等，相当于案卷的“索引”；

备考表：附于卷末，注明文件总件数、页数，以及组卷人、检查人签名和日期，确保责任可追溯。

四、实操要点：从“新手”到“熟手”的关键

1.文件完整性检查：

确保签章完备（如设计图纸需有工程师签字、单位盖章）；

载体耐久性审核（避免使用易褪色墨水、劣质纸张）。

2.数字化衔接：

纸质档案需同步建立电子目录，便于数字化检索；

电子文件（如CAD图纸、实验数据）需按《电子档案管理办法》归档，确保格式兼容、长期可读。

3.保密管理：

涉及密级的文件需在封面标注最高密级（如“秘密”“机密”），按保密流程管理；

不同密级档案需分区存放，限制访问权限。

科技档案管理是“三分收集，七分整理”的细致工作。