科技档案是企事业单位科技活动的“数字资产”，其管理体系的科学性直接影响档案的价值发挥。对于新手档案员而言，厘清基础概念、明确管理架构是开展工作的第一步。

一、核心概念：科技文件与科技档案的界定

科技文件：活动记录的“原材料”

科技文件是科研、生产、基建等活动中形成的原始记录，包括文字报告、设计图纸、实验数据、声像资料等。例如，科研项目的开题报告、建设项目的招投标文件、设备的采购合同等，均属于科技文件范畴。其特点是实时性强、形式多样，是科技档案的前身。

科技档案：价值沉淀的“成品库”

科技档案是从科技文件中筛选出的具有保存价值的部分，经系统整理后归档保存。根据《科学技术档案工作条例》，其核心特征包括：

来源广泛：涵盖工业、交通、教育、卫生等多个领域；

形式多元：包括图纸、图表、录音带、电子文件等；

价值属性：对国家、社会或单位具有历史凭证和参考利用价值。

二、管理架构：三级体系保障档案全生命周期管理

科技档案管理需依托明确的组织架构，确保责任清晰、流程规范。根据行业特点，管理体系分为三个层级：

1.国家级与行业级管理机构

专业档案馆：由国务院各部委设立（如水利部、科技部），负责收集本行业长期或永久保存的科技档案，如国家级科研项目成果、重大基建工程档案。

城市基建档案馆：大中城市需设立，专门管理城市规划、建设、管理过程中形成的档案，如地铁工程、桥梁建设的全套资料，为城市运维提供历史依据。

2.企事业单位档案机构

大中型单位：需设立直属科技档案机构，配备专职人员，独立管理科研、基建、设备档案。例如，汽车制造企业可设“技术档案中心”，集中管理产品研发、生产线建设等档案。

小型单位：可设立综合档案室（文书与科技档案统一管理），或配备专（兼）职人员，如乡镇医院可由办公室人员兼任档案管理职责。

3.门类与代码：标准化管理的基础

根据《机关档案管理规定》，科技档案采用层级代码体系：

一级门类代码：KJ（“科技”首字母）；

二级门类代码：科研（KJ・KY）、基建（KJ・JJ）、设备（KJ・SB），便于档案分类检索与数字化管理。

三、法规依据：管理工作的“指南针”

科技档案管理必须遵循国家强制性标准，核心法规包括：

《科学技术档案工作条例》：明确档案定义、归档范围与管理职责，是行业管理的纲领性文件；

《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2008）：规范案卷格式、编号规则与整理流程；

《建设项目档案管理规范》（DA/T28）：针对基建项目，细化档案收集、组卷与验收标准。