在档案管理工作中，归档文件编目是实现档案有序化管理的关键环节，更是新手档案员需熟练掌握的核心技能。这项工作不仅关乎档案的规范化存储，更直接影响后续的检索与利用效率。以下为新手提供全面的编目指南。

一、编目基础：概念与核心目标

编目是依据特定规则对档案进行著录，并将著录结果组织成目录的过程。通俗来讲，就是通过计算机软件或手工方式，对档案的内容与形式特征（如标题、作者、形成时间等）进行精准记录，最终形成可供检索的目录体系。其核心目标在于实现档案的系统化管理，确保“每件可查、每档可溯”。

关键概念解析：

著录：对档案特征进行分析、选择和记录的过程，类似为档案建立“电子档案”，需按预设项目录入文字信息（如文号、责任者等）。

条目：由著录项目组合而成的记录单元，可生成电子报表或纸质目录，是档案检索的基本单元。

二、编目操作的五大核心要求

档号优先原则

严格按照档号顺序编制目录，确保档案实体与目录一一对应。档号结构通常为“全宗号-档案门类代码・年度-保管期限-机构（问题）代码-件号”，例如“Z109-WS・2023-Y-BGS-0001”，通过层级化编码实现档案定位。

精准详细准则

著录信息需准确反映文件实际内容，避免模糊表述。例如，无标题或标题不规范的文件，需自拟标题并加“[]”标注；日期字段统一采用国际标准格式（如20230829）。

逐件编目要求

以“件”为单位逐一著录，确保无遗漏。即使是同一事由的文件，也需分别建档，便于精细化管理。

标准化字段规则

遵循《归档文件整理规则》（DA/T22-2015），目录需包含序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目，各字段填写需符合行业规范。

双介质保存规范

目录需同时保存电子版本（建议使用Excel或档案管理系统生成）和纸质版本，纸质目录采用A4幅面、横向设置，装订成册后便于长期保存与翻阅。

新手实操建议

熟悉工具流程

提前掌握档案管理软件的操作逻辑，了解字段关联规则（如档号自动生成功能），减少手动录入误差。

注重细节核对

著录完成后需逐件核对，重点检查档号唯一性、日期格式、自拟标题准确性等，避免“失之毫厘，谬以千里”。

动态管理意识

当档案实体发生变动（如移交、销毁）时，需同步更新目录信息，确保“目录与实物一致”。

归档文件编目是档案管理的“基础工程”，其规范性直接决定档案系统的可用性。新手档案员需以严谨态度对待每一个著录项，通过反复实践熟练掌握编目规则，为档案的长期保存与高效利用奠定坚实基础。随着数字化技术的普及，编目工作也将逐步向智能化、自动化演进，但扎实的人工编目能力始终是档案管理的核心素养。