近几年，国家与各事业单位都开始进行了一项工作，那就是“档案数字化”，这是未来发展的趋势，也是时代的走向。但还是有许多的档案人员还不知道档案数字化这项活动。

什么是档案数字化?

档案数字化是将纸质档案经扫描、修图、编目、最终合成为图像(PDF)格式文件保存在电脑、移动硬盘中的一种方法。使用档案数字化后纸质档案无需再翻动，有利于原始档案的保存。档案数字化实现档案一键查找、打印，既方便又快捷。档案数字化已成为现代化办公及档案管理的发展趋势。

档案数字化的必要性

现在我们的生活已经进入了信息时代，生活中的各个方面也在发生了很大的变化，而档案数字化就是信息时代档案工作的主题。也是对档案管理过程的一种巨大的转变。

我国提倡档案数字化，其实，这些都是有原因的。我们以前档案管理的方式，大多都是以手动的方式进行管理的。有着许多不方便的地方，不论是效率，还是对档案的保存上，更是对档案的利用上，都有着许多不便之处。

那么，档案进行数字化后，都变成了计算机里的语言了，那么我们应该怎样去管理呢?有没有什么好的方式进行管理呢?

为了使档案的价值得以充分的发挥，为了档案管理的效率得到提升，研发人员夜以继日的开发了一套软件。

也就是“档案管理系统”，可以将数字化过后的档案进行集中式的管理，省去了原本手动管理的过程，极大提高了数字化的效率，是为档案数字化量身定制的工具，能一键式解决档案存管难题。下面我们来看下档案管理系统大概有哪些功能作用：

标准化档案的统一管理

数字档案管理系统为档案提供方便而有效的输入;

高效、智能化的档案归集

数字档案管理软件可以根据不同类别的不同档案类别，根据客户需求，进行自动的资料比对，并可实现档案编号的自动产生。

快速便捷的文件查询

该软件可实现跨类别检索、跨年度检索和跨部门检索，并提供了一个完整的检索库。

文件使用的安全性和可靠性

电子文件管理体系对涉及机密文件的查询和使用权限进行了严格的规定，确保了数据的安全性;对文件的智能化、数据的利用、全程留迹可溯源、在线借阅与审批、优化借阅利用管理流程。

动态灵活的基础设置

数字档案管理系统可自定义设置角色系统，并为不同用户角色配置系统访问权限。