建设工程项目档案是项目建设全过程的真实记录，是工程竣工验收、运营维护、法律追溯及历史研究的重要依据。其验收工作直接关系到项目档案的完整性、准确性和系统性。为确保档案验收的规范性和有效性，需从以下关键控制点入手，构建科学的管理体系。

一、明确档案验收的规范依据与组织体系

严格遵循国家标准与行业规范

依据《建设工程文件归档规范》（GB/T50328）、《建设项目档案管理规范》（DA/T28）等文件要求，明确档案分类、归档范围、整理标准及保管期限。验收前需对照规范逐项核查，确保文件格式、编号规则、装订方式等符合要求。

建立多层级责任机制

实行“建设单位主导、参建单位协同、档案部门监督”的管理模式。建设单位需设立专职档案管理部门，统筹设计、施工、监理等单位的分工；施工阶段应明确各参建方的档案提交责任，避免后期推诿。

二、强化档案形成的过程控制

前端介入与同步管理

档案管理需贯穿项目全生命周期，从立项阶段即开始介入。档案人员应参与工程例会，实时跟踪施工进度与文件生成节点，确保施工日志、隐蔽工程记录、材料检测报告等关键文件随工程进展同步形成，杜绝“事后补档”。

关键节点的动态审核

对地基验收、主体结构封顶、设备安装调试等阶段性节点，需同步开展档案专项检查。重点核查施工变更单、监理通知单、质量验收记录的签字盖章是否完整，影像资料是否标注时间与位置信息，确保文件与工程实际一致。

三、聚焦档案验收的核心内容

完整性控制

根据项目类型制定《归档文件清单》，涵盖前期审批、设计、施工、竣工图、监理及验收六大类文件。验收时需重点核对：

竣工图是否与现场施工一致，是否标注修改依据；

隐蔽工程影像资料是否覆盖所有关键部位；

材料合格证、检测报告是否齐全且可追溯。

真实性验证

通过交叉比对验证档案真实性：施工记录与监理日志的时间逻辑是否合理；设计变更单是否经多方签字确认；检测报告是否由具备资质的第三方机构出具。对电子档案需检查元数据完整性，防止篡改。

系统性整理

档案分类需符合“按阶段、分专业、一事一档”原则。例如，施工文件应按单位工程-分部工程-分项工程三级目录整理，竣工图需折叠成A4规格并加盖竣工图章。档案装订应避免金属材质，防止锈蚀。

四、构建信息化与风险防控体系

数字化归档与双套制管理

推行电子档案管理系统（EDMS），实现文件在线提交、版本控制与检索利用。重要文件（如竣工图、验收报告）需实行“纸质+电子”双套制归档，电子档案需采用PDF/A等长期保存格式，并定期备份至异地存储中心。

风险预警与整改闭环

验收中发现文件缺失或内容矛盾时，需立即启动整改程序，明确责任单位与完成时限。对高频问题（如签字不全、复印件未核验）应建立案例库，开展针对性培训，避免同类问题重复发生。

五、完善验收后的长效管理机制

档案移交与知识转化

验收通过后，建设单位需向城建档案馆、运营单位移交完整档案，并签署移交清册。同时，可提炼档案中的关键技术参数、施工难点解决方案，形成知识库，为后续项目提供参考。

定期复查与合规审计

项目运营期内，每三年对档案保管环境（温湿度、防火防虫措施）及实体安全性进行复查。结合国家档案局专项检查要求，开展合规性审计，确保持续符合标准。

建设工程项目档案验收并非简单的文件收集，而是贯穿项目全链条的质量管控过程。通过健全制度、过程管控、技术赋能与责任落实，方能实现档案管理从“合规存档”向“价值挖掘”的升级，为工程建设高质量发展提供坚实支撑。