数字化智慧档案管理系统是一种基于现代科技手段，将传统的纸质档案数字化并进行有效管理的系统。其主要的作用是在保证档案知识的完整性和安全性的同时，提高档案管理的效率和实用性，方便工作人员进行文件的查找、维护和共享。

数字化智慧档案管理系统的具体功能包括以下几点：

首先，数字化智慧档案管理系统可以进行数字化的处理，将原本保存在纸质文件夹或文件柜中的各种资料，通过扫描、拍照等方式进行数字化，并保存在电脑或云端中。在此基础上，数字化追踪，比如可追溯每份档案的来源、去向及档案的审批过程，保证了档案资料的完整性和安全性。

其次，系统提供了高效的查询和检索功能，管理人员可以通过关键字、日期、名称等方式快速检索信息。系统还支持智能搜索和数据挖掘技术，使查询效率更高，并支持多维度、多条件查询，方便用户快速找到需要的资料。

第三，数字化智慧档案管理系统为档案资料提供了更加丰富的展示形式，使之更容易被管理人员理解和使用。比如，通过建立分类目录、标签、关键字等，使得档案信息更加清晰、直观。

最后，数字化智慧档案管理系统实现了档案的互通共享。系统可以让不同部门和人员间进行档案资料共享，方便档案的传送和阅读，避免了重复工作和浪费资源。

总而言之，数字化智慧档案管理系统是一种创新的档案管理工具，充分利用利用计算机和网络技术，实现了纸质档案的数字化、智能、高效管理，极大地提高了档案管理的质量和效率，更适应当前信息化的办公环境。