现阶段，档案部门开展档案数字化工作主要采取服务外包方式，但在实施过程中，多数纸质档案需要进行重拆装再整理，档案实体存在损毁、丢失等隐患；大量数字化副本集中加工处理，档案信息存在扩散、泄露等风险。因此，要高度重视档案数字化服务外包中的安全问题，严格按照国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》等要求及档案服务外包工作规范等，依据“合法、安全、可控”原则，在全过程严格监管的基础上，注重做好“五到位”，确保档案实体与信息安全。

一、工作谋划到位

明确目标：清晰定义数字化项目的目标、范围、时间表和预算。

风险评估：对项目可能面临的风险进行全面评估，并制定相应的预防措施。

资源配置：确保项目所需的人力、物力、财力等资源得到合理配置。

二、招标考察到位

资质审核：严格审查服务供应商的资质和过往业绩，确保其具备相应的专业能力。

合同条款：明确合同中的服务内容、质量标准、保密条款、违约责任等关键要素。

实地考察：对服务供应商的办公场所、加工环境、设备配置等进行实地考察，确保其符合项目要求。

三、沟通培训到位

内部沟通：确保项目团队内部成员之间信息畅通，理解项目目标和各自职责。

外部沟通：与行政主管部门、移交接收单位等外部相关方保持良好沟通，确保项目顺利进行。

培训教育：对项目团队成员进行必要的培训和教育，提高安全意识和操作技能。

四、监督指导到位

过程监控：对项目实施过程进行实时监控，确保各项工作按照既定计划和标准执行。

质量检查：定期对数字化成果进行质量检查，确保成果质量符合要求。

安全保密：加强安全保密措施，确保档案实体与信息安全。

五、验收整改到位

成果验收：对数字化成果进行全面验收，确保成果质量、完整性和安全性。

问题整改：对验收过程中发现的问题进行及时整改，确保问题得到妥善解决。

资料归档：将项目过程中形成的各类原始记录材料按要求归档保存，以备后续参考和审计。

此外，为确保档案数字化服务外包工作的高质量开展，还需要注意以下几点：

持续改进：根据项目实际情况，及时调整和优化项目计划和管理措施，确保项目始终保持在最佳状态。

团队建设：加强项目团队建设，提高团队成员的专业素质和工作能力，确保项目能够高效、高质量地完成。

技术更新：关注档案数字化技术的最新发展动态，及时引进和应用新技术、新设备，提高数字化工作的效率和质量。