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凯立行企业OA办公系统解决方案

凯立行企业OA办公系统解决方案是针对企事业单位等日常办公信息化而设计的标准 解决方案,基于协同办公理念,将日常办公电子化、网络化、规范化、统一化。实 时跨部门、跨地域协作办公,实现节约企业资源,加快信息流通,规范办公流程, 提高办事效率的目的。

一、方案概述

       凯立行企业OA办公系统解决方案是针对企事业单位等日常办公信息化而设计的标准解决方案,基于协同办公理念,将日常办公电子化、网络化、规范化、统一化。实时跨部门、跨地域协作办公,实现节约企业资源,加快信息流通,规范办公流程,提高办事效率的目的。

二、系统特点

       1.方便易用

       完全基于浏览器界面、安装方便,客户端只需安装大众的IE浏览器,且操作简单、方便,只要懂上网便能得心应手使用该软件,不需要做额外的使用培训。

       2.维护轻松

       完全基于B/S结构设计,可使用户轻松实现单点维护、全面升级。摆脱了传统C/S结构实施、维护工作复杂,升级系统时系统管理员需要四处奔波的情况。

       3.个性化的管理流程定义功能

       系统将各种需要进行流程管理的入场办公行为划分为申请提交、审批流转、登记办理等几个层次:各种不同事物的处理过程完全由用户自行设定。这样,可以使单位根据自身特点充分实现管理工作的个性化特色,同时为单位随时调整管理流程变革提供了有力保证。除此之外,工作流技术将日常办公的各种业务工作紧密联系起来,不需要手工的干预就可以将“正确的信息在正确的时间”传递给参与者,这样就大大提高了信息传递的效率,减少了延迟。

       4.完整的安全控制功能

       系统所处理的信息一般会涉及单位机关的机密,而且不同的办公人员在不同的时刻对办公信息的处理权限也是不同的,因此安全性控制功能成为办公自动化系统得以投入使用的先决条件。系统采用三级加密技术,操作系统级、数据级、用户级,为信息安全畅通提供了有力保障。

       5.开放性设计与二次开发

       采用开放性的系统架构,提供全面扩展可能,方便用户在此基础上的二次开发,也可以与其他应用系统整合;包括与其他系统的集成开发,模块功能改进,基于OA平台的新业务模块开发等。

三、主要功能

   (一)个人办公模块

       个人办公提供个性化的工作界面,方便用户处理日常的工作事务。

       1.消息提醒

       导航栏消息提醒、客户端提醒、短信提醒、邮件提醒、待办提醒等多种方式,及时提醒用户进行事务处理。

       2.通讯录

       支持我的通讯录、公共通讯录、单位通讯录,同时内部通讯录支持职位功能描述说明,让系统内员工清楚地知道每一人员的工作分工和职责,便于内部协同办公。

       3.个人设置

       用户通过个人设置,可以对用户基本资料和密码管理等。

       4.工作计划

       支持个人计划,部门计划,可按周计划,月计划,年计划,计划人可自主选择计划汇报人和计划分享人,部门计划可绑定任务管理,实现计划与任务关联显示。上级领导可通过评阅计划了解到计划的相关进度,实现计划有序跟踪落实。

       5.日程管理

       按日、周、月日历形式显示行程安排,支持颜色标注、区分日程类别及紧急程度,上级可看下属日程安排,支持日程共享,周期性提醒。

       6.任务中心

       任务管理支持母任务与子任务关联,可实现任务布置,任务审批,任务接收,任务汇报,任务督办,任务总结,任务评阅的任务事件跟踪,清楚知道任务的完成情况,如任务需要谁办理,可通过子任务实现任务之间上下级关系和任务之间的关联,管理者可通过任务列表,任务监控,任务统计全面地了解到系统的任务完成情况。

    (二)沟通交流模块

       1.内部通讯

       支持内部邮箱多个用户选择,无需录入用户邮箱地址,即可实现内部邮件群发功能,支持主送和抄送功能,内部邮件支持图文信息显示和附件Office组件在线浏览功能。并且可通过已发送信息,查看内部接收人的邮件接收情况和显示已查阅的邮件的用户和时间。

       2.外部邮件

       支持多邮件地址账号绑定,实现邮件收发和发送,实现外部邮件的资料管理和存档。

       3.即时通讯

       支持Web即时聊天功能,通讯录与OA系统同步,支持对话窗口文件传送,截图,图文传送,同时可实现电脑桌面提醒功能,OA系统相关信息提醒,可实现桌面提醒。

       4.手机短信

       手机短信支持系统内部短信发送需要,并可通过输入相关联系人号码,实现短信群发、定时发送和回复功能,短信发送与接收信息存在服务器,方便查阅和管理。

   (三)信息中心模块

       1.新闻管理

       信息中心是通过网络实现员工、部门之间进行信息交流与共享的公共平台。在这里,用户可以根据实际情况自行定义栏目名称(如新闻、公告、大事记、规章制度、奖惩通报等)、管理权限、发布范围、审核权限等,并支持阅读情况记录、发布撤回阅读回执等。

       2.公告通知

       通知公告支持图文通知并可选择通知范围,支持通知标题颜色标红醒目提醒和通知有效期限时,并可查看公告被查阅情况,对过期的通知,系统会自动进入失效状态。

 

   (四)行政办公模块

       1.办公用品

       办公用品管理为管理人员提供了办公用品和低值易耗品的信息管理,用品信息入库,领用,借用,归还,报废等用品操作,支持通过工作流实现办公用品领用,轻松实现办公用品管理。

       办公用品功能包括:用品管理、用品采购、用品领用与审批、用品统计、库存报警、用品类别维护。

       2.会议管理

       会议管理是对单位内的相关会议及其内容进行登记和管理,同时可以查询显示会议室的相关信息,可以向参加会议的有关人员发送会议通知。

功能包括:会议室管理、会议申请、我参与的会议、会议审批、会议纪要、会议日历、会议通知。

       3.车辆管理

       车辆管理对机构内部的车辆进行统一管理,包括车辆的基本信息、使用信息、维修信息等,以及车辆申请审批,车辆预约情况查看,司机信息管理等,详细记录车辆申请记录,支持信息导出。

       车辆管理功能包括:车辆信息维护、用车申请审批、车辆使用情况、车辆维护记录添加和查询等。

       4.资产管理

       实现对公司固定资产的管理,包括固定资产的卡片维护、使用情况维护及相应的查询打印,并利用资产号和折旧计算值跟踪资产整个使用寿命中的活动。

       功能包括:资产信息管理、资产使用管理、部门资产使用查询、资产字典维护、计算折旧率以及综合查询等。

       5.图书管理

       企业内部的图书管理,控制图书信息的录入、图书借阅、还书、续借等图书管理操作。

       6.来客接待

       改变了原先纸质审批、人工询问的繁琐流程,以线上流程审批、线下扫码接待预约码,实现了客户来访的智能化、规范化,助力公司上下办公信息化。同时能够对客户接待标准进行全程透明化的把控,避免出现铺张浪费、中饱私囊等行为,利于落实公司制度,保证公司资产安全。

       7.内部订餐

       以保障员工饮食质量为核心,规范企业后勤食堂服务管理水平,把控餐饮采购、改变传统餐券,保障用餐人权益,快速统计用餐情况,让员工满意、行政轻松。

       食堂管理包括了食堂信息管理、食堂收支管理、食堂采购管理、员工就餐管理等。

   (五)流程处理模块

       1.流程办理

       可实现对企业各种工作流程的定义,业务数据或公文都可以通过“表单”来体现,具体的工作处理体现为流程的流转,提供流程提交,表单填写,附件上传,流程审批、协办、委办、办理时间限制,流程跟踪,流程图查看,流程到达提醒等强大功能。同时流程可以根据性质进行类别划分,方便易用。集成office文档在线编辑、公文套红、手写签名、电子印章等。

       2.流程监控

       授权管理模块,对权限范围内的工作流程进行监控,通过监控功能,我们可以对流程进行全面的查看,比如流程的整个办理过程,还可以对流程进行一些干预,比如对延时流程进行催办,对不合规流程进行收回、删除以及转办等等。

       3.流程设计

       OA办公系统的核心就是审批流程,流程采用可视化配置引擎,支持电子签名,手机提醒,方便企业快速扩展新的业务功能和模块,轻松实现工作流程的自动化、标准化、规范化。企业可以根据自身需要自定义工作流程和工作表单,自行控制流程的审批路径。

 

   (六)知识管理模块

       1.文件柜

       文档管理是对组织机构中的各类电子文档进行相应的管理,使员工能够及时方便地查询到自己所需要的相关信息。

       在文档管理中,管理员可对文档进行分类,使各个文档类别指定相应的发布权限和查询权限。

       2.档案中心

       档案管理部分用于单位内资料的存储、借阅、使用等功能。其中包括:员工借阅申请、借阅审批,借阅登记,归还登记,资料统计,档案鉴定销毁,缺库登记和查询,资料信息维护,资料字典维护等。

       3.印章证照

       企业电子签章和相关证照的集中储存与管理,用户也可自制属于自己的个人签章图片,放入系统进行相关文档的签名。

       4.报表中心

       作为企事业单位领导决策、决定的重要依据,报表系统具备丰富的表现形式,包括表格、饼图、柱状图等多种格式的图表,报表的结果可以领导为Excel电子表格文件。

 

    (七)其他扩展模块

       1.人力资源模块

       人事档案管理包括了人事管理、考勤管理、招聘管理、培训管理、保险福利、绩效考核、薪酬管理、在线考试、文档知识库、人力资源设置等,实现了员工档案信息管理与统计分析,离职与复职管理,合同到期、员工转正、生日提醒等,支持按部门信息Excel导出。

       人力资源功能包括了:人事档案、招聘管理、培训管理、薪资管理、绩效考核等。

       2.项目管理模块

       项目周期长、涉及人员多、事项和管理内容繁杂,借助信息化的方式,从项目权限、进度、文档、协作上提高项目管理效率。

       项目管理功能包括了:权限配置、项目成员、项目文档、项目协作、任务、甘特图、项目费用等。

       3.仓库管理

       仓库管理是执行货物出入库操作和记录保管货物出入库存信息,管理部门可通过库存信息决定采购或销售计划,这样既可以保证日常的生产不至于因为原材料不足而导致停产,确保生产顺利进行,也可以使企业不会因原材料的库存数量过多而积压企业的流动资金,从而提高企业经济效益。

       仓库管理主要功能有:入库管理、出库管理、库存管理、仓库管理等。

       4.客户关系模块

       客户资源管理是为企业在激烈的市场竞争中,提供一套方便有力的管理工具,它可以帮助企业为客户提供更加完备周到的服务,通过有效地进行客户资源管理,使企业的产品和服务更加满足客户的实际需要,从而给企业带来更加丰厚的效益。

       客户资源管理功能包括:客户信息管理、客户联系人管理、联系记录管理、合同信息管理、付款信息管理、企业产品和服务管理等。

       5.财务管理模块

       财务管理是企业各项工作进展、实施、有序完成的保障,财务管理系统的建立有助于企业建立完整的财务管理模式,实现财务的集中管理、分层次核算,优化整合企业现有资源同时,借助财务系统还可以实现报表到凭证的全程跟踪查询,推动财务管理透明化、标准化,加强企业财务监督力度,降低企业运营风险与管理成本,减轻财务人员工作负担。

       功能包括:发票申请、工资核算、日常报销、退票换票、预算分析、预算控制、专项报销等。

 

   (八)系统设置模块

       1.组织机构管理

       建立单位和部门信息,并建立上下级部门关系,形成企业的组织架构;在部门中添加、编辑用户信息;根据实际情况定义角色和权限,并赋予给每位用户,使用户只能查看权限范围内的信息和执行相关操作,保证企业的管理规范。

       2.角色权限管理

       提供对角色的快速定义,并把系统内置的各种操作权限进行组合分配给相应的角色。当某个用户被分配角色的时候,他就自动拥有了角色所被定义的权限。

       3.系统日志管理

       提供对用户登录系统情况、访问量的统计、对系统的操作记录进行查询和管理。